Rencontrez Jean :
C'est aujourd'hui le jour!
"Bip bip bip", l'alarme du smartphone brise le long silence du sommeil, réveillant John pour une autre journée de travail. Alors que ses pensées commencent à converger, cela le frappe : ce n'est pas seulement « une autre journée de travail », c'est la plus grande rencontre de sa jeune carrière.
John a toujours été un travailleur acharné; il est souvent le premier au bureau et le dernier à partir, terminant toujours son travail dans les délais et aidant parfois même ses collègues à respecter leurs échéances.
Pourtant, malgré son éthique de travail, John a toujours été... négligé. Il a été le dernier de sa classe à être promu et a toujours eu du mal à attirer l'attention de ses supérieurs.
Mais tout cela se termine aujourd'hui. C'est la chance que John attendait.
"D'accord, John, respire profondément," marmonne John pour lui-même, en mangeant tranquillement ses céréales. Une goutte de lait coule sur le côté de son menton, mais il est trop préoccupé pour le remarquer - tout ce à quoi il peut penser, c'est à la grande réunion.
« Il y a beaucoup en jeu, et cette rencontre doit se dérouler parfaitement. Je devrais parcourir les étapes de la réussite pour une réunion importante ».
#1 Préparer mes participants à l'avance
Les gens font la réunion : C'est pourquoi je dois m'assurer d'inviter tout le monde qui est nécessaire, et revérifier la liste des participants. De cette façon, les décisions peuvent être prises en réunion.
J'ai également envoyé un e-mail avec tout le matériel de présentation et les ressources dont ma réunion aura besoin. Comme il y aura beaucoup de choses à dire, j'ai fait en sorte que tous les travaux préliminaires soient terminés.
#2 Avoir un bon agenda
Avoir et distribuer un ordre du jour pré-construit est le facteur le plus important d'une réunion réussie, car il vous permet de définir des objectifs, d'alerter les autres et de prendre le contrôle de ma conférence.
Mon agenda comprend également une liste de contrôle personnelle pour m'aider à modérer le rythme de la conférence.
Les participants n'ont qu'une capacité d'attention limitée, la gestion du temps est donc cruciale !
#3 Créer un environnement de réunion inclusif
Lorsque la réunion commencera, je dirai à tous mes membres de désactiver toutes les technologies inutiles. Comme de nombreuses décisions importantes doivent être prises, la dernière chose dont j'ai besoin, ce sont les distractions, et les smartphones peuvent être le plus grand portail pour celles-ci.
Je devrai également m'assurer que tout le monde a la possibilité de s'exprimer et se sente à l'aise d'être honnête avec notre situation.
Restez toujours dans le sujet.
#4 Utiliser "Le parking"
En parlant de rester dans le sujet, le Parking Lot peut être une grâce salvatrice pour une réunion qui tourne mal, puisqu'il assure de revisiter des sujets « dignes » tout en me donnant la permission de ramener la conversation vers l'ordre du jour.
Si un participant à la réunion soulève un problème qui n'est pas pertinent à l'ordre du jour, j'écrirai son idée dans la section Parking de l'ordre du jour et je lui dirai que nous pourrons y revenir plus tard.
#5 Suivi
Avec un peu de chance, la réunion se déroulera sans heurts et atteindra tous ses objectifs, mais il y a toujours une chance que quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Je devrai terminer en force en réaffirmant tous les plans d'action qui ont été convenus au cours de la réunion, y compris qui a été assigné à chaque tâche et quelle est leur date limite.
Je m'assurerai également de partager toutes les informations et décisions avec les non-participants, afin qu'ils ne soient pas laissés pour compte.
John rit doucement, se tapotant le dos...
"Bonne conversation. J'ai fait tout ce que j'ai pu pour le plus grand événement de ma carrière. Espérons que le travail acharné portera ses fruits. »
Après s'être tamponné les coins de la bouche avec une serviette à proximité, il se lève de la table basse et quitte la cuisine.
John met son costume et sa cravate porte-bonheur, prend une profonde inspiration et sort par la porte.
C'est ensoleillé.
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