La clé pour organiser une réunion formelle efficace est un ordre du jour bien pensé. Lorsque vous vous préparez à l'avance en rédigeant un ordre du jour avec des informations détaillées sur la réunion, vous gagnerez non seulement du temps pour toutes les personnes impliquées, mais le résultat aura plus de chances d'être un succès.
Voici 5 éléments que vous devez toujours inclure lors de la création d'un ordre du jour de réunion efficace :
5. Définissez l'objectif de la réunion. (Ou buts)
Cela pourrait être la partie la plus importante de l'ordre du jour. Il précise le but de la réunion et le résultat ou la décision que vous espérez atteindre à la fin. Cela permet à toutes les personnes impliquées d'avoir une compréhension claire de ce que vous essayez d'accomplir et pourquoi leur participation est appréciée.
Lorsque l'ordre du jour inclut de commencer par l'objectif, vous vous concentrez davantage sur le résultat final. tout en créant le reste de l'ordre du jour de la réunion, améliorant ainsi l'efficacité de votre réunion avant même qu'elle ne commence.
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4. Dressez une liste des sujets de l'ordre du jour de la réunion à discuter
Une fois que l'objectif de la réunion a été établi, préparez-vous pour la réunion avec une liste de sujets importants à discuter.
Chaque sujet de discussion doit aider à atteindre l'objectif de la réunion. La liste peut être brève mais doit être suffisamment détaillée pour que les membres de l'équipe puissent se préparer à la réunion d'équipe pour apporter une contribution efficace.
Une méthode courante consiste à positionner chaque sujet sous la forme d'une question. Cela lance le processus de réflexion de vos participants et permet de vérifier sa relativité par rapport à l'objectif de la réunion.
Chaque sujet doit avoir un propriétaire et une durée spécifiée pour couvrir le sujet. La propriété du sujet assure la responsabilisation. Un calendrier permet de maintenir la réunion dans les délais. Téléchargez gratuitement l'agenda de nos réunions ici : Téléchargement gratuit de l'ordre du jour de la réunion
3. Identifiez la liste des participants requis
Le défi se présente, non pas au moment de décider qui inviter, mais qui ne pas inviter. Seules les personnes qui ont vraiment besoin d'être à la réunion devraient figurer sur cette liste.
Si vous avez défini vos objectifs de réunion et attribué des sujets de réunion, vous devez disposer d'une bonne base avec laquelle travailler pour finaliser votre liste de participants. Dans cet esprit, posez-vous trois questions lorsque vous considérez chaque participant à la réunion. Si vous répondez oui à l'une des questions, ajoutez-le à la liste des points à l'ordre du jour :
- A-t-il besoin d'être présent pour atteindre l'objectif de la réunion ?
- A-t-il des connaissances ou une expertise précieuses qui pourraient avoir un impact sur le résultat ?
- Est-il directement impacté par le résultat final de l'objectif ?
Si vous n'êtes pas sûr, envisagez de rendre sa présence facultative. Vous pouvez toujours envoyer un résumé, un enregistrement ou une transcription après la réunion à la place. Compte rendu de réunion d'un preneur de notes, pas toujours requis.
L'une des plus grandes plaintes concernant les réunions d'affaires est qu'elles sont une perte de temps. La gestion des réunions devient plus facile lorsque les synchronisations durent environ 30 minutes. Soyez respectueux du temps de vos collègues sans perdre de temps ni perdre en résultats.
2. Laissez une section pour les actions et les discussions hors sujet à la fin de l'ordre du jour de votre réunion
Le suivi est tout aussi important que la réunion elle-même. Au bas du modèle d'ordre du jour de réunion, il est avantageux d'inclure une section dans laquelle les participants peuvent prendre des notes, documenter les actions, les décisions et les points à retenir. Cette section organise les conclusions tirées lors de la réunion et permet aux participants de visualiser le processus qui doit avoir lieu par la suite.
Des sujets inattendus peuvent survenir au cours de la réunion et détourner l'attention de l'objectif final. Pour rester sur la bonne voie et à l'heure, « garez » la discussion hors sujet dans le « Parking lot », généralement à la fin de l'ordre du jour, pour la revisiter en dehors de la réunion précédente. Un autre terme courant pour cela est « Prenons ceci hors ligne ».
1. Enfin et surtout, vérifiez les détails de la réunion, tels que l'heure, le lieu et la logistique de la conférence
Ceci est particulièrement important si les participants participent à votre réunion à distance. Assurez-vous que tous les détails de la conférence sont clairement définis et corrects, y compris les numéros d'appel, le code d'accès et tout lien vers votre salle de réunion en ligne.
Ou créez une réunion avec FreeConference.com et les détails de la conférence sont renseignés dans toutes les invitations et rappels, ainsi que l'ordre du jour de votre réunion.
Essayez d'envoyer l'ordre du jour au moins 48 heures à l'avance.
Un préavis donne aux participants le temps de se préparer pour la réunion du conseil d'administration et de s'assurer qu'ils n'ont aucun conflit dans leur emploi du temps.
Essayez d'envoyer l'ordre du jour au moins 48 heures à l'avance.
Un préavis donne aux participants le temps de se préparer pour la réunion et de s'assurer qu'ils n'ont aucun conflit dans leur emploi du temps.
