3 étapes faciles pour la meilleure réunion virtuelle que vous ayez jamais organisée

Il est peu probable qu'une réunion virtuelle remplace entièrement les réunions en personne, mais avec une expansion rapide et des technologies en développement, les entreprises réduisent les coûts en organisant des réunions virtuelles alors que les membres de l'équipe sont géographiquement séparés. Bien que les réunions efficaces suivent généralement une ligne directrice similaire, effectuer un travail virtuel dans le salle de réunion en ligne peut présenter un ensemble unique de défis - voici 3 conseils de réunion pour organiser les meilleures réunions virtuelles.

1) Tout comme pour les réunions en personne, préparez le travail virtuel avant votre conférence téléphonique

Cela peut s'appliquer aux réunions en général, mais une réunion virtuelle peut être plus sensible à une perte de concentration ou de productivité si les membres de l'équipe se lisent simplement du texte ou entendent parler d'un sujet pour la première fois. Attribuez un peu de devoirs et assurez-vous que l'ordre du jour est distribué bien avant le début afin que les membres de l'équipe puissent ajuster leur état d'esprit et développer un certain élan avant la conférence téléphonique virtuelle.

La préparation comprend également la connaissance des aspects techniques de la salle de réunion en ligne. Assurez-vous que la réunion peut démarrer malgré une difficulté technique et soyez suffisamment débrouillard pour donner des conseils aux membres de l'équipe qui ont des questions techniques.

2) L'étiquette de réunion virtuelle est toujours importante pour le travail virtuel

L'étiquette d'une réunion d'équipe est plus importante dans une salle de réunion virtuelle qu'une réunion normale. Voici quelques règles qui doivent être appliquées : interdire le multitâche, si les membres de l'équipe font autre chose ou ont une conversation parallèle pendant que la réunion commence, cela rend la conférence téléphonique inutile. Deux façons d'aborder ce problème sont d'activer et de désactiver la vidéo et de couper le son des appelants inutiles.

Donnez à chaque membre de l'équipe une chance de parler, la concentration est déjà difficile à maintenir lors d'une réunion régulière, l'étiquette des réunions d'équipe doit être très engageante lorsqu'il s'agit de travail virtuel, sinon la productivité est menacée. Créez une atmosphère inclusive où les membres de l'équipe se sentent libres de s'exprimer sans craindre les critiques ou les interruptions.

3) Votre salle de réunion en ligne ne doit pas être "réservée au travail"

Normalement, lorsqu'une réunion en personne est terminée, les membres de l'équipe se réunissent autour de la fontaine à eau pour discuter de ce qu'ils aiment et n'aiment pas de ce qui s'est passé. Cela peut être impossible dans les appels vidéo car les participants sont physiquement séparés, mais il est important que l'équipe renforce la confiance et la chimie.

Il y a 2 manières d'aborder cela : l'une est de le formaliser ; demander à chacun de donner son avis sur la réunion sans conséquence afin de favoriser la transparence au sein de l'équipe. L'autre est l'approche informelle, comme le sont la plupart des discussions sur les refroidisseurs d'eau. Déconnectez-vous en tant que modérateur après la réunion et autorisez les membres de l'équipe à parler entre eux pendant 10 minutes supplémentaires. Un dialogue et des commentaires indépendants peuvent développer des relations de travail et améliorer l'étiquette des futures réunions d'équipe.

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