Tõhusa ametliku koosoleku pidamise võti on läbimõeldud päevakava. Kui valmistute ette, kirjutades koosoleku kohta üksikasjaliku teabega ette päevakava, säästate mitte ainult kõigi asjaosaliste aega, vaid ka tõenäolisem, et tulemus on edukas.
Siin on 5 punkti, mida peaksite alati tõhusa koosoleku päevakorra loomisel kaasama:
See võib olla päevakorra kõige olulisem osa. See täpsustab koosoleku eesmärgi ja tulemuse või otsuse, milleni loodate lõpuks jõuda. See võimaldab kõigil asjaosalistel selgelt mõista, mida te püüate saavutada ja miks nende osalemist hinnatakse.
Kui päevakava sisaldab eesmärgist alustamist, keskendute rohkem lõpptulemusele. koosoleku ülejäänud päevakava koostades, parandades oma koosoleku efektiivsust enne selle algust.
Tutvu koosolekute nimekirjaga!
Kui koosoleku eesmärk on paika pandud, valmistuge koosolekuks koos oluliste aruteluteemade loeteluga.
Iga aruteluteema peaks aitama koosoleku eesmärki saavutada. Nimekiri võib olla lühike, kuid peaks olema piisavalt üksikasjalik, et meeskonnaliikmed saaksid meeskonna koosolekuks tõhusaks panustamiseks valmistuda.
Levinud meetod on positsioneerida iga teema küsimusena. See käivitab teie osalejate mõtlemisprotsessi ja annab ülevaate selle suhtelisusest koosoleku eesmärgiga.
Igal teemal peaks olema omanik ja teema käsitlemiseks määratud aeg. Teema omandiline kuuluvus annab vastutuse. Ajavahemik hoiab koosoleku ajakavas. Lae alla meie tasuta koosoleku päevakava siit: FreeConference'i koosolekukava allalaadimine
Väljakutse esitab end mitte siis, kui otsustatakse, keda kutsuda, vaid keda mitte kutsuda. Sellesse nimekirja peaksid kuuluma ainult inimesed, kes tõesti peavad koosolekul osalema.
Kui olete oma koosoleku eesmärgid paika pannud ja koosoleku teemad määranud, peaks teil olema hea alus osalejate nimekirja koostamiseks. Seda silmas pidades küsige endalt iga koosolekul osaleja kaalumisel kolm küsimust. Kui vastate mõnele küsimusele jaatavalt, lisage ta päevakorrapunktide loendisse:
Kui te pole kindel, kaaluge tema kohalviibimise muutmist vabatahtlikuks. Selle asemel saate alati saata koosolekujärgse kokkuvõtte, salvestise või transkriptsiooni. Märkmete tegija koosoleku protokoll, mitte alati nõutav.
Üks suurimaid etteheiteid ärikohtumistele on see, et need on ajaraiskamine. Koosolekute haldamine muutub lihtsamaks, kui sünkroonimine kestab umbes 30 minutit. Olge lugupidav oma kolleegide aja suhtes, ilma et peaksite aega raiskama ega tulemustest ilma jääma.
Järeltegevus on sama oluline kui koosolek ise. Allosas koosoleku päevakorra mall, on kasulik lisada jaotis, kus osalejad saavad teha märkmeid, dokumenteerida tegevusüksusi, otsuseid ja äravõtteid. Selle jaotise olemasolu korraldab koosolekul tehtud järeldused ja võimaldab osalejatel visualiseerida protsessi, mis peab hiljem toimuma.
Kohtumisel võivad tekkida ootamatud teemad, mis suunavad keskendumise lõppeesmärgist eemale. Õigel teel ja õigel ajal püsimiseks „parkige” teemaväline arutelu „Parklas”, tavaliselt päevakorra lõpus, et seda uuesti külastada väljaspool eelmist koosolekut. Teine levinud termin selle kohta on „Võtame selle võrguühenduseta”.
See on eriti oluline, kui osalejad osalevad teie koosolekul eemalt. Veenduge, et kõik konverentsi üksikasjad on selgelt välja toodud ja õiged, sealhulgas sissehelistamisnumbrid, juurdepääsukood ja lingid teie veebikoosolekuruumile.
Või looge koosolek FreeConference.com -iga ja konverentsi üksikasjad on lisatud kõikidele kutsetele ja meeldetuletustele koos koosoleku päevakavaga.
Etteteatamine annab osalejatele aega juhatuse koosoleku ettevalmistamiseks ja selle tagamiseks, et neil ei oleks ajakavas konflikte.
Etteteatamine annab osalejatele aega koosolekuks valmistumiseks ja selle tagamiseks, et neil ei oleks ajakavas konflikte.
Looge oma FreeConference.com konto ja pääsete juurde kõigele, mida vajate oma ettevõtte või organisatsiooni käivitamiseks (nt video ja Ekraani jagamine, Kõne ajastamine, Automatiseeritud meilikutsed, meeldetuletusedJa palju muud.
