Nosotros, como población, hemos realizado muchos estudios últimamente, en un esfuerzo por descubrir por qué las reuniones funcionan o no.
A menudo, los hemos etiquetado como una tradición ineficiente; generalmente se ve como una pérdida de tiempo (a menos que las personas vinieran realmente preparadas) y es seguro asumir que todos hemos venido al menos a una reunión sin estar preparados. Entonces, ¿qué pasa? ¿Por qué es tan difícil preocuparse por las reuniones? ¿Por qué son tan difíciles de manejar? ¿Por qué los seguimos teniendo??
El uso del software FreeConference significa que ha elegido aprovechar al máximo algunas de las tecnologías de conferencias virtuales líderes en el mundo, y que lo ha hecho en sin costos comerciales adicionales. Sin embargo, al elegir un servicio Freemium, también sabe que algunas empresas dejan mucho que desear.
Afortunadamente para usted, la naturaleza asequible de las actualizaciones del software FreeConference significa que no tiene que sacrificar los ahorros de su vida para acceder a funciones de calidad, premium o actualizaciones útiles.
Sabemos que probablemente ya quieras salir de tus reuniones. No siempre se ejecutan de manera inteligente. Pero, ¿ha considerado intentar sacar más provecho de ellos?
Es fácil cansarse cuando ciertos estudios cite que las reuniones ocupan alrededor de un tercio de su tiempo, pero algunas reuniones son importantes, por eso las seguimos celebrando.
Dado que la comunión es esencial para la colaboración y ningún negocio se construye solo, FreeConference ha estado desarrollando algunas características impresionantes que buscan mejorar la forma en que interactuamos con nuestros colegas y con nuestros datos. Las principales preocupaciones que hemos estado tratando de abordar son cuestiones de tiempo, claridad, continuidad y responsabilidad.
Si alguna vez ha tenido que sentarse encuentro interminable, probablemente tuvo tiempo de pensar en formas en que lo hubiera hecho de manera diferente. Las reuniones, si están mal planificadas, son difíciles de mediar sin agendas concisas; la toma de decisiones se enturbia por la discusión desenfocada y la falta de participación informada. Diseñar una agenda eficaz es una de las formas en que se puede aprovechar el poder de un equipo sólido, ya que proporciona tanto la estructura necesaria como el contenido informativo para lograr que las cosas se logren correctamente.
Ya sea que su reunión sea diaria, semanal o trimestral, la necesidad de un cronograma sólido es esencial para mantener la eficiencia, tanto en grupos grandes como pequeños. A continuación se enumeran algunos factores importantes a tener en cuenta al diseñar la agenda de sus reuniones. Considera lo siguiente:
¿Seleccionó un tema que involucra al equipo al que se dirige? La mayoría de la gente quiere discutir cosas que les afectan directamente. La discusión sobre temas que involucran a diferentes departamentos es algo bueno para plantear durante las reuniones, para las cuales los recursos se han asignado con el único propósito de discusiones grupales. Como la mayoría de las organizaciones se alimentan a través de un
sentido de la interdependencia de la oficina, los departamentos internos a menudo necesitan tiempo para reunirse para coordinar y consolidar sus esfuerzos.
Tener en cuenta el compromiso del equipo con lo que se está discutiendo también le permite adaptar su agenda a su audiencia y maximizar la participación de la audiencia.
Al hacer su agenda, pregúntese: ¿Afecta esto a las personas a las que me dirijo?
El uso de palabras de moda como oraciones temáticas con viñetas puede dejar una sala de profesionales en dificultades: si anuncia el lanzamiento exitoso de un nuevo producto en la agenda en "Cosas buenas que hicimos recientemente", es probable que sea el único en esa página. Es increíblemente difícil mediar en una discusión si las personas no tienen claro el tema, y mucho menos si pueden prepararse de manera efectiva.
Usar declaraciones de preguntas para plantear puntos en una reunión es una excelente manera de asegurarse de que la discusión realmente resuelva el problema que se presenta. Usando nuestro hipotético lanzamiento exitoso de producto como ejemplo, considere esto: ¿Qué funcionó bien para ese lanzamiento? ¿Qué mercados hemos abierto con este éxito? ¿Por dónde a partir de aquí?
Al crear líneas de asunto para reuniones, pregúntese: ¿Cuáles son las respuestas que estoy buscando? ¿Qué pregunta nos ayuda mejor a llegar allí?
Las personas pueden molestarse cuando se dan cuenta de que pedir su opinión no garantiza que tengan algo que decir en el proceso final de toma de decisiones. Es importante categorizar cada discusión en función de lo que busca de su audiencia. Delinee para el grupo lo que espera de sus respuestas. El enfoque basado en preguntas lo ayuda a obtener respuestas más útiles de su equipo, pero también puede generar frustración si está engañando de alguna manera sobre para qué se utilizan estas respuestas.
Si la reunión se lleva a cabo para que pueda recopilar información para una decisión más importante, hágalo saber. Si necesita una caja de resonancia para una nueva idea, indíquelo en la agenda. Si está buscando un consenso al final de la reunión, anótelo y deje muy claro que el objetivo final de la discusión es decidir algo. De esta manera, evita desviarse por puntos de disputa entre los miembros de su equipo que pueden tener nociones de autoridad que no tienen peso en esta reunión en particular.
Al enumerar las expectativas para las reuniones, pregúntese: ¿Estoy buscando comentarios, información o una decisión final?
Este problema es un esfuerzo de dos bits, ya que la puntualidad de su agenda puede determinar el nivel de preparación que logran los miembros de su equipo. Cuanto antes les entregue la agenda, antes podrá esperar que consideren elementos de sus puntos discursivos y se preparen para darle su opinión o recopilar información para tomar una decisión informada con usted. Es importante avisar a su equipo cuando llegue a decisiones importantes o reuniones que impliquen preparación, ya que desea maximizar el tiempo con todas las partes involucradas y tratar de informar a las personas mientras que otros que se han preparado se sientan y esperan es una excelente manera de deje a su equipo frustrado y disconforme. 
Al entregar la agenda de la reunión al equipo, pregúntese: Si recibiera esta agenda ahora mismo, ¿estaría yo mismo listo para esa reunión a tiempo?
Mantener a un gran grupo de personas en el tema es difícil. Mantenerlos a tiempo es casi imposible. Por esta razón, es vital incluir un componente de tiempo en el diseño de la agenda de su reunión. Cada parte de la sección / pregunta / tema debe describirse claramente dentro de un período de tiempo. Este período de tiempo debe permitir una cantidad adecuada de tiempo para la discusión, revisión y conclusión. Es importante resumir esto antes de la reunión: a menudo, terminará escuchando que ciertos temas necesitan más tiempo en la junta o podrían reducirse significativamente.
Al hacer espacios de tiempo para cada sección de la agenda de su reunión, pregúntese: ¿Cómo se aprovecha mejor nuestro tiempo? ¿Sus comentarios abrirán un diálogo que merezca más discusión? ¿Cuánto tiempo me gustaría dedicarle a este artículo?
El procesamiento de su agenda tiene más que ver con los pasos involucrados en el proceso de todos los elementos de la reunión. Enumera los niveles de discusión a lo largo de los cuales intenta completar la tarea en cuestión. Acordar las formas en que se procesarán los problemas aumenta la eficacia de su reunión. Si no enumera la forma en que le gustaría que el equipo aborde cada problema, algunos miembros pueden terminar distraídos definiendo el problema, mientras que otros pueden estar discutiendo su relevancia para ellos: nadie termina enfocado en identificar o evaluar ninguna solución. .
El proceso para abordar un tema debe aparecer en la agenda escrita que proporcionará. Cuando llegue a ese punto durante la reunión, explique el proceso requerido para llegar a un acuerdo y busque dicho acuerdo.
Cuando determine por primera vez este proceso en su agenda, pregúntese: ¿Cómo quiero liderar esta discusión? ¿Quiero saber de personas o equipos? ¿Quiero votación unánime, opciones de votación o una lluvia de ideas? ¿Cómo puedo determinar cuándo se ha resuelto un problema? ¿Cómo me parece la reunión ideal?
Ésta puede ser la parte más crucial de la elaboración de cualquier agenda: comprender que siempre se encuentran en un proceso de cambio. Ninguna agenda es inmune a la locura del tiempo, los retrasos inesperados, los días de enfermedad o los contratiempos. Por esta razón, es importante estar dispuesto a cambiar. Sin duda, las prioridades de la agenda cambiarán de importancia a medida que se acerque la fecha y las cosas se solidifiquen más en tiempo real. A medida que avanzan los proyectos, también lo hace el equipo y, por tanto, las metas de la agenda. El primer punto de cualquier buena agenda es “editar y volver a priorizar la agenda de hoy”. Este elemento del cronograma es la mejor manera de asegurarse de que su equipo esté de acuerdo con lo que se está discutiendo, por qué, hasta qué punto y con qué expectativas en el día de.
Al crear una agenda para todas y cada una de las reuniones, pregúntese: ¿Hay espacio para la discusión aquí? ¿Cómo puedo gestionar mejor lo que no puedo planificar? ¿Cómo mantengo mi discusión centrada?
Este es un tema importante para incluir en su agenda. Dice mucho sobre su liderazgo poder suspender la urgencia de una reunión para discutir elementos de éxito con su equipo. Es vital que todos sientan que se valora su trabajo, a pesar de las limitaciones de tiempo, los contratiempos, los inconvenientes y los desafíos. Se debe abordar un trabajo bien hecho, y aprovechar unos momentos de la reunión para felicitar a su equipo por lo que ha funcionado bien es una excelente manera de mantener la moral y fomentar un entorno de trabajo de apoyo.
Esta es una categoría menor, pero igualmente importante. Sirve como un pequeño recordatorio para su equipo de que siempre hay margen de mejora. Ya sea que haya tenido problemas con la puntualidad, la dinámica interna de la oficina o simplemente haya tenido una semana difícil en el mercado, asegúrese de que su equipo esté al tanto de lo que se espera de ellos, en todo momento. Poner su taza de café en el lavaplatos es una parte pequeña pero importante del cuidado de un entorno de oficina y, por intrascendente que parezca, mencionarlo como parte de su reunión refuerza la importancia de la coherencia.
Ya sea que haya oído hablar o no del fenómeno del estacionamiento, definitivamente ha utilizado sus conceptos centrales. Básicamente, actúa como caja de resonancia para todas las ideas que no se pueden abordar de inmediato en el entorno actual de la reunión. Todos los nuevos proyectos, ideas, consultas y preguntas se pueden "aparcar" en el lote y anotar como puntos de discusión para futuras reuniones. También significa que siempre tiene una unidad de almacenamiento llena de ideas sobre las que volver, en caso de que tenga unos minutos adicionales al final de una reunión. El estacionamiento es una excelente manera de mantenerse concentrado, en el camino y en el registro.
En general, lo más importante que debe recordar sobre el diseño de una agenda es que siempre están trabajando juntos hacia un objetivo común. Debe tener como objetivo que su discusión sea coherente, inclusiva, creativa y productiva. Es difícil alcanzar todos los puntos, pero si tiene un espacio para ello en la agenda, es posible que llegue a tiempo.
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Es domingo por la tarde y un grupo de amigos inicia sesión en su reunión web en línea programada de forma rutinaria. Se reúnen una vez a la semana para charlar sobre la vida; a veces sobre el trabajo; se vuelven locuaces cuando conversan con rostros familiares que rara vez se ven.
Estos amigos se habían ido por caminos separados: uno se dedicó a las finanzas, otro a la programación, y algunos fueron a VC, con la esperanza de encontrar la próxima gran novedad. Era domingo por la tarde; era una rutina reunión web en línea; pero esta vez, algo se sintió diferente. (Más…)
