Nosotros, como población, hemos realizado muchos estudios últimamente, en un esfuerzo por descubrir por qué las reuniones funcionan o no.
A menudo, los hemos etiquetado como una tradición ineficiente; generalmente se ve como una pérdida de tiempo (a menos que las personas vinieran realmente preparadas) y es seguro asumir que todos hemos venido al menos a una reunión sin estar preparados. Entonces, ¿qué pasa? ¿Por qué es tan difícil preocuparse por las reuniones? ¿Por qué son tan difíciles de manejar? ¿Por qué los seguimos teniendo??
¿Cuál es el problema?
En su mayor parte, el tema de las reuniones ineficaces gira en torno a las nociones de de su negocio., preparación, la comunicación, cortey desarrollo concreto.
Es difícil motivar a las personas a las que no les importa lo que se está discutiendo.
Es aún más difícil avanzar cuando las personas no tienen la información necesaria.
Se vuelve un desafío albergar discusiones constructivas cuando las personas no están en la misma página.
Es casi imposible salir adelante cuando estás empantanado por trivialidades diarias, y es ciertamente No es fácil lograr los objetivos cuando los proyectos no se pueden completar a tiempo.
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de avanzar?
Involucrar a la gente
La mayoría de la gente quiere discutir cosas que les afectan directamente. Lo bueno que se puede mencionar durante las reuniones es la discusión sobre temas que involucran a diferentes departamentos, ya que los recursos se han asignado con el único propósito de discusiones grupales.
Tómese el tiempo para considerar si este problema afecta al equipo al que se dirigirá en la reunión. Apreciarán su deseo de incluirlos.
Viene preparado
Es importante avisar a su equipo cuando llegue a decisiones importantes o reuniones que impliquen preparación, ya que desea maximizar el tiempo con todas las partes involucradas. Tratar de informar a las personas mientras otros, que se han preparado, se sientan y esperan, es una excelente manera de dejar a su equipo frustrado e incongruente.
Tómese el tiempo para considerar lo siguiente: Si recibiera una invitación para participar en esta reunión, ¿tendría la información necesaria para participar de manera activa, informada y constructiva?
Entendiendo el punto
Las personas no pueden ser útiles si no saben lo que estás buscando. Delinee para el grupo lo que espera de sus respuestas. El enfoque basado en preguntas lo ayuda a obtener respuestas más útiles de su equipo, pero solo si saben para qué se están utilizando sus respuestas.
Hágale saber si va a realizar la reunión para que pueda recopilar información para una decisión más importante. Si necesita una caja de resonancia para una nueva idea, indíquelo en la agenda. Si está buscando un consenso al final de la reunión, anótelo y deje muy claro que el objetivo final de la discusión es decidir algo.
Tómese el tiempo para enumerar sus expectativas al comienzo de la reunión, para que todos sepan por qué las ha reunido.
La gestión del tiempo
Mantener a un gran grupo de personas en el tema es un desafío, mientras que mantenerlos dentro del horario es casi imposible. Por este motivo, es de vital importancia que gestiones tu tiempo de forma eficaz en cada reunión. Esto se puede hacer mediante el uso de un agenda bien hecha.
Resuma cada sección / pregunta / porción de tema dentro de un período de tiempo. Este marco de tiempo debería asignar un adeq
Evalúe la cantidad de tiempo para la discusión, revisión y conclusión. Es importante resumir esto antes de la reunión: a menudo, terminará escuchando que ciertos temas necesitan más tiempo en la junta o podrían reducirse significativamente.
Tómese el tiempo para considerar la mejor manera de pasar su tiempo en esta reunión. ¿Cuánto tiempo le gustaría dedicar a cada tema de discusión? ¿Esta discusión tomará más tiempo del que vale la pena?
Alcanzando metas
Sin compromiso, preparación, comunicación y gestión del tiempo, las posibilidades de que su negocio prospere son escasas. Tus reuniones se desviarán; frustrará a sus empleados; sus proyectos caerán y se quedarán en el estacionamiento.
Es importante establecer metas y esforzarse constantemente por alcanzarlas. La única razón por la que las personas se reúnen es para consolidar sus esfuerzos sobre un tema determinado con el objetivo de lograr algo. No permita que un historial de reuniones mediocres sea la razón por la que no llega a donde le gustaría estar.
Tómese el tiempo para establecer metas y revíselas con frecuencia.
¿Cómo arreglamos las reuniones?
Aquí en Freeconference, cuando alguien no puede asistir a una reunión, es una emergencia. Estamos en el mercado de las reuniones productivas y queremos que maximice el tiempo que dedica a colaborar, ya sea de forma remota a través de conferencia virtual, o en persona en una mesa de la sala de juntas.
Independientemente de si su última reunión fue efectiva o no, qué hacer después de su finalización determina qué tan efectiva puede ser la próxima reunión. Nuestro consejo es:
Haga una agenda de reuniones sólida.
Involucrar a la gente.
Prepare a su personal.
Transmite tus intereses.
Establezca metas y hágalas comunes.
Respeta su tiempo.
Y no lo olvides, un poco de gratitud es muy útil. Agradézcales por su compromiso; agradecerles por su tiempo; agradézcales por sus ideas.
No estaríamos en ningún lado si no fuera por la colaboración. No dejes que las minutas de tu reunión se desperdicien. Vuelva a Hacer que las reuniones importen.
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