Las llamadas en conferencia son una parte importante de la comunicación empresarial moderna, ya que permiten que los equipos colaboren y se mantengan conectados incluso cuando no se encuentran en la misma ubicación. Pero, seamos honestos, las conferencias telefónicas también pueden ser una fuente de frustración y confusión. Para asegurarse de que sus llamadas de conferencia se realicen sin problemas y de manera eficiente, estas son las 7 mejores prácticas que debe seguir:

1. Comienzo de la llamada de conferencia a tiempo:

Es importante respetar el tiempo de todos, así que asegúrate de comenzar la llamada a la hora acordada. Si usted es el anfitrión de la llamada, envíe un recordatorio unos minutos antes para que todos sepan que deben iniciar sesión.

2. Cree una agenda para su llamada de conferencia:

Antes de la llamada, cree una agenda y distribúyala a todos los participantes. Esto ayudará a que todos se mantengan al día y sepan qué esperar de la llamada.

3. Presente a todos en su llamada de conferencia:

Al comienzo de la llamada, tómese unos minutos para presentar a todos en la llamada. Esto ayudará a que todos pongan nombres a las caras y hará que la llamada sea más personal y atractiva.

4. Use ayudas visuales en su llamada de conferencia:

Si tiene diapositivas u otras ayudas visuales, compártalas durante la llamada. Esto ayudará a que todos se mantengan enfocados y comprometidos y hará que la información sea más fácil de entender. Muchos proveedores de conferencias telefónicas ofrecen compartir pantalla, intercambio de documentosg, y un pizarra en línea en sus portales en línea o puede enviar por correo electrónico diapositivas o archivos PDF antes de su llamada.

5. Hable claramente en sus llamadas de conferencia:

Asegúrese de hablar claramente y a un ritmo constante durante la llamada. Esto ayudará a que todos entiendan lo que dices y evitará malentendidos.

6. Permita preguntas y debates sobre sus conferencias telefónicas:

Fomente la participación durante la llamada dando tiempo para preguntas y discusión. Esto ayudará a que todos se mantengan comprometidos y garantizará que no se pierdan puntos importantes.

7. Asegúrese de que sus llamadas de conferencia finalicen a tiempo:

Así como es importante iniciar la llamada a tiempo, es igualmente importante finalizarla a tiempo. Si tiene una hora de finalización acordada, asegúrese de finalizar la llamada en ese momento. En el panorama de los negocios modernos, lo remoto reuniones híbridas y las conferencias telefónicas se han convertido en herramientas indispensables para la colaboración. A pesar de los contratiempos técnicos ocasionales, estas reuniones virtuales permiten debates dinámicos y la toma de decisiones a través de barreras geográficas.

Al seguir estas 7 mejores prácticas, puede asegurarse de que sus llamadas de conferencia sean productivas, eficientes y agradables para todos los involucrados.

Si está buscando una plataforma confiable y fácil de usar para sus conferencias telefónicas gratuitas, no busque más allá de www.FreeConference.com. Con una calidad de audio nítida, una interfaz fácil de usar y una variedad de funciones convenientes, como compartir pantalla y grabar llamadas, www.FreeConference.com es la solución perfecta para todas sus necesidades de llamadas en conferencia. Además, es de uso completamente gratuito, por lo que no hay razón para no probarlo. Regístrate hoy y experimente la conveniencia y la simplicidad de www.FreeConference.com usted mismo.

Hacer cambios de última hora en su reunión es muy fácil con FreeConference

Ya sea que necesite reprogramar una reunión, invitar a más participantes o cancelar una llamada de conferencia programada, puede hacerlo todo de forma rápida y sencilla desde su cuenta FreeConference.

Recordatorio: su línea de conferencias está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana

¿Sabía que usted y las personas que llaman pueden usar la información de marcación de su conferencia para realizar una llamada de videoconferencia ¿cualquier momento? Programar su llamada de conferencia o enviar invitaciones a través de nuestro sistema no es necesario ya que su línea de conferencia está disponible en cualquier momento. Simplemente proporcione a las personas que llaman su número de marcación de conferencia, código de acceso y la hora a la que desea que llamen. Si desea enviar una conferencia formal invitación a una reunión o edite los detalles de su conferencia programada, puede hacerlo fácilmente siguiendo las instrucciones a continuación:

Cancelar / reprogramar una reunión o invitar a participantes

Para realizar cualquier tipo de cambio en una próxima reunión programada:

1. Inicie sesión en su cuenta FreeConference en https://hello.freeconference.com/login
2. Haga clic en la pestaña 'Próximos' en el lado derecho de la página 'Iniciar una conferencia'.
3. Busque la próxima conferencia que le gustaría editar y haga clic en 'editar' para cambiar los detalles o haga clic en 'cancelar' para cancelar su conferencia.
4. Siga las instrucciones a continuación para agregar participantes o reprogramar una reunión.

Cambiar la hora de la conferencia (reprogramar una reunión)

Después de encontrar la conferencia que le gustaría reprogramar en la sección 'próxima' y haga clic en 'editar':

1. Busque los campos de fecha y hora en la primera ventana emergente que aparece y seleccione la nueva fecha y hora para la que le gustaría reprogramar su conferencia.
2. Si no cambia ningún otro detalle, haga clic en los campos siguientes en el botón 'Siguiente' en la esquina inferior derecha hasta llegar a la sección 'Resumen'.
3. Confirme los detalles de su conferencia reprogramada y haga clic en 'Programar'
4. Ha reprogramado correctamente su reunión.

Todos los participantes que figuran en la lista de invitados recibirán una notificación por correo electrónico informándoles de la nueva hora de la conferencia.

Enviar adicional Invitaciones

Para enviar invitaciones automatizadas adicionales a través de FreeConference:

1. Busque la próxima conferencia y haga clic en el botón "editar" como se describe anteriormente.
2. Si no cambia la hora de la conferencia, haga clic en el botón 'siguiente' en la esquina inferior derecha del campo emergente inicial que aparece.
3. En la segunda ventana, debajo de 'Participantes', busque la dirección de correo electrónico del participante que le gustaría agregar si ya figura en su libreta de direcciones o comience a escribir la dirección de correo electrónico en el campo 'Para:'.
4. Haga clic en el botón verde 'Agregar' para agregar un nuevo participante a la lista de invitaciones.
5. Haga clic en las pantallas siguientes con el botón "Siguiente" en la parte inferior derecha.
6. En la pantalla 'Resumen', haga clic en 'Programar'

Una vez que haya presionado "Programar", los nuevos participantes recibirán una invitación automática por correo electrónico para su conferencia. Los participantes existentes no recibirán una segunda invitación a menos que hayan cambiado otros detalles, como el tema, la fecha o la hora.
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Para obtener más información sobre cómo realizar cambios en una conferencia programada, también puede consultar nuestro artículo de soporte ¿Cómo edito mi llamada programada? 

¡Es super fácil!

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Gracias a los avances en la tecnología de las comunicaciones (principalmente Internet), es más fácil que nunca para las personas en diferentes partes del mundo conectarse y hacer negocios. En la economía global actual, las conferencias telefónicas internacionales son comunes y muy simples de configurar. Ahora, antes de ir a organizar su próxima conferencia telefónica internacional, aquí hay 5 consejos de etiqueta comercial internacional para ayudarlo a garantizar que su llamada se realice sin problemas y con éxito.

1. Las diferencias de zona horaria son clave al programar una llamada de conferencia internacional.

Es bueno poder programar una conferencia telefónica internacional en cualquier momento, pero eso no significa que sea bueno programar una conferencia telefónica internacional en cualquier momento. Cuando programe una llamada de conferencia entre partes en diferentes partes del mundo, asegúrese de tener en cuenta las diferencias de zona horaria para que nadie tenga que levantarse a las 2 a.m. de la mañana. Si está organizando una reunión con clientes que pagan, intente acomodar su horario, incluso si eso significa que termina llamando fuera de su horario normal de trabajo. Afortunadamente, tenemos nuestra propia herramienta de gestión de zona horaria aquí en Freeconference.com ¡eso hace que sea fácil encontrar un horario adecuado para programar conferencias telefónicas entre personas en diferentes zonas horarias!

2. Proporcione a las personas que llaman internacionales un número de llamada nacional (si es posible).

Aunque tu acceso telefónico dedicado es útil para llamadas de última hora. Sería bueno proporcionar a sus participantes una lista de números de marcación para que puedan elegir uno que sea un número nacional para ellos, de modo que puedan evitar pagar tarifas de llamadas internacionales de su proveedor. ¡Este es uno de los consejos de etiqueta empresarial más importantes! Como invitado de su conferencia telefónica, con mucho gusto lo llamaría si da un paso más y me ayuda a ahorrar dinero.

FreeConference ofrece gratis y premium números de marcación internacional para más de 50 países, incluidos los Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido, Alemania, Australia, y más. Consulte nuestra lista completa de números de acceso telefónico y tarifas esta página.

3. Aprenda algo sobre la cultura de sus asistentes a conferencias internacionales.

Como ya sabrá, las personas de diversas partes del mundo tienden a expresarse de manera diferente. Si bien ser directo y franco es normal en algunas culturas, no es así en otras. Tomarse el tiempo de antemano para aprender sobre algunas de las normas culturales de las personas con las que hablará puede ayudarlo a evitar posibles malentendidos y podría contribuir a una conferencia telefónica internacional más exitosa.

4. Llame a tiempo (desde donde se encuentre).

A regla universal Uno de los consejos de etiqueta empresarial es que nunca debe hacer esperar a los demás. Recomendamos estar preparado y listo para su llamada al menos 5-10 minutos antes de la hora de inicio programada de su conferencia. Si bien algunas culturas valoran la puntualidad más que otras, “mi tiempo es más valioso que el tuyo” no se traduce bien en ningún idioma.

Puedo decirle de primera mano que, como persona que realiza frecuentes conferencias telefónicas internacionales, la excusa de "Estoy en otra zona horaria" no funciona.

5. Familiarícese con la configuración y las funciones de la llamada de conferencia de antemano.

Las plataformas de conferencias telefónicas como FreeConference son fáciles de usar e intuitivas por diseño, pero siempre es una buena idea tomarse unos minutos para familiarizarse con las distintas Características y controles del moderador disponible. Esto puede ayudarlo a parecer más preparado durante su conferencia telefónica y podría evitarle la vergüenza potencial de parecer que no sabe lo que está haciendo. Podría ser una distracción (y a veces vergonzoso) cuando revisa a tientas los controles durante el comienzo de la llamada de conferencia.

En caso de duda, FreeConference.com se dedica Atención al cliente El equipo siempre está listo para ayudar y solo tiene que llamar o enviar un correo electrónico.

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Consejos para conferencias telefónicas en una oficina de planta abierta

Aunque están destinadas a facilitar la comunicación, las oficinas de concepto abierto a veces pueden sentir que hacen cualquier cosa menos para las personas que realizan conferencias telefónicas en ellas. En el blog de hoy, ofreceremos algunos consejos para realizar conferencias telefónicas y mejorando la productividad en oficinas que cuentan con planos de planta abiertos.

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Por qué la tecnología de conferencias telefónicas es una bendición para el alcance y la comunicación de organizaciones sin fines de lucro

Ya sea que su misión sea difundir la conciencia sobre los problemas sociales, ayudar a los miembros desfavorecidos de sus comunidades o cambiar las políticas públicas, sin fines de lucro están comprometidos con su causa. Para ser eficaces, las organizaciones sin fines de lucro deben confiar en su capacidad para comunicarse con personas tanto dentro como fuera de su organización para una variedad de propósitos. Estos incluyen esfuerzos de recaudación de fondos, divulgación pública, eventos de voluntariado y muchos otros. Gracias a llamada de conferencia gratuita servicios, redes sociales y otras plataformas, nunca ha sido más fácil (o menos costoso) para el personal sin fines de lucro transmitir su mensaje. Estas son algunas de las formas en que la tecnología de conferencias telefónicas les ayuda a hacerlo:

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Nosotros, como población, hemos realizado muchos estudios últimamente, en un esfuerzo por descubrir por qué las reuniones funcionan o no.

A menudo, los hemos etiquetado como una tradición ineficiente; generalmente se ve como una pérdida de tiempo (a menos que las personas vinieran realmente preparadas) y es seguro asumir que todos hemos venido al menos a una reunión sin estar preparados. Entonces, ¿qué pasa? ¿Por qué es tan difícil preocuparse por las reuniones? ¿Por qué son tan difíciles de manejar? ¿Por qué los seguimos teniendo??

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Un mercado en crecimiento

Muchas empresas han incorporado elementos de inteligencia artificial, tanto para mantenerse al tanto de las tendencias actuales como para facilitar sus operaciones diarias. Si alguna vez ha tenido una conversación con un servicio de respuesta automatizada en línea, ha interactuado con inteligencia artificial. Estos desarrollos han proporcionado una gran cantidad de beneficios a quienes los utilizan. Aquí hay algunas avenidas que quizás haya estado pasando por alto. 

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Etiqueta de la llamada de conferencia: mientras reglas no escritas de las conferencias telefónicas Ciertamente no son difíciles de seguir, hay algunos malos hábitos de llamadas de conferencia que debe tener en cuenta que pueden volver locos a sus compañeros de llamadas (ya sea que se lo digan o no). Si bien algunas de estas llamadas de conferencia no-no pueden parecer de sentido común (como llamar tarde a una conferencia), es posible que se sorprenda de la frecuencia con la que algunos de estos malos hábitos pueden restar valor a la experiencia general de una llamada de conferencia para todos los involucrados. Con el año nuevo a la vuelta de la esquina, pensamos en compartir algunos de nuestros malos hábitos en las conferencias telefónicas. (Más…)

A nadie le gusta gastar tiempo y dinero viajando para reuniones. Mantenga su apretada agenda y ahorre dinero utilizando soluciones gratuitas de llamadas de conferencia para comunicarse con sus colegas de forma rápida y eficaz.

1. Las llamadas de conferencia gratuitas permiten que todos se hablen directamente entre sí con claridad.

Los correos electrónicos compuestos de texto a menudo no transmiten los matices de una situación y pierden por completo el tono de voz deseado por el hablante. Existe el riesgo de que el correo electrónico no llegue a las bandejas de entrada de los destinatarios, por lo que debe utilizar el Comprobador de registros SPF y tome otras medidas de seguridad del correo electrónico.

Las conferencias telefónicas gratuitas a menudo siguen desarrollos que requieren una respuesta rápida, aunque una ráfaga de correo electrónico titulada “URGENTE” conlleva cierto grado de enfado de un vistazo. Los líderes pueden transmitir exactamente lo que necesitan de cada individuo y establecer el ambiente para el resto de la empresa.

2. Las conferencias telefónicas gratuitas presentan a todos los jugadores involucrados.

Esto contribuye en gran medida a establecer una comunicación lateral y esfuerzos de cooperación entre departamentos o divisiones independientes en una empresa que, de otro modo, operaría sola.

Todos conocen las responsabilidades que se esperan de ellos mismos y de los demás. La falta de voluntad para trabajar con otros se puede cortar de raíz desde el principio y se pueden establecer planes de acción claros. Nadie necesita jugar al teléfono con una docena de personas para hacer las cosas básicas.

3. Nunca vuelva a seguir correos electrónicos en cadena.

Los correos electrónicos en cadena toman más tiempo para entender que participar en una conferencia telefónica gratuita, y son simplemente molestos. Apenas ha tenido tiempo suficiente para ponerse al día antes de que una nueva respuesta cambie el juego, o la gente responda en su propio tiempo sin llegar al meollo del asunto. Llamadas de conferencia gratuitas poner a todos en la misma página al mismo tiempo.

4. Las conferencias telefónicas gratuitas ofrecen velocidad y conveniencia.

No necesita esperar en una sala de juntas durante media hora para esperar a uno o dos que lleguen tarde, y aún puede hacer otro trabajo mientras espera si realmente necesita esperar en una llamada de conferencia.

Puede trabajar en sus proyectos desde la comodidad de su escritorio o incluso desde su hogar hasta que todos estén listos para comenzar. Las conferencias telefónicas también permiten que las personas participen con muy poca antelación, logrando el equilibrio adecuado entre velocidad y formalidad.

Del mismo modo, las personas pueden acceder a una llamada de conferencia desde cualquier lugar mientras hacen casi cualquier cosa. Puede participar desde su casa, el trabajo, el gimnasio, mientras camina o incluso mientras conduce si tiene un auricular para su automóvil. Las conferencias telefónicas no requieren que esté en un lugar específico a una hora específica. Todo el mundo tiene un teléfono celular, tableta, computadora o incluso un buen teléfono antiguo cerca en todo momento.

5. Las conferencias telefónicas gratuitas eliminan la distancia física entre las voces.

Eliminar la tarifa de viaje cuenta como una ventaja obvia, sí, pero todos los participantes pueden ser escuchados en una conferencia telefónica. Nadie en particular ha sido relegado al otro extremo de la sala de reuniones y nadie necesita alzar la voz solo para ser escuchado. Las conferencias telefónicas colocan a todos a la misma distancia de la cabecera de la mesa.

6. Las conferencias telefónicas gratuitas no se pierden en la confusión.

Los correos electrónicos se pueden ignorar, pero las llamadas no. Las conferencias telefónicas requieren la presencia vocal y auditiva del participante. Los líderes y empleados de todos los niveles pueden rendir cuentas y todos pueden verse obligados a reconocer el problema en cuestión. La responsabilidad de entregar resultados a un líder empresarial y colegas agrega un nivel de presión de grupo que pone a las personas tardías en línea con el resto del grupo.

Ahí tienes; soluciones de conferencias telefónicas Resuelve múltiples problemas de una sola vez. Las llamadas No se pierdan en la confusión, dan voz a todos, son convenientes y eliminan la confusión. Ahorre tiempo y dinero con las conferencias telefónicas gratuitas para su próxima reunión y vuelva a su día ajetreado con tiempo de sobra.