Es cierto que las reuniones físicas y presenciales en la sala de juntas están en declive con el rápido crecimiento de la tecnología de las telecomunicaciones. Con la fuerza laboral cada vez más remota, más personas que eligen trabajar en casa y la necesidad de que los colegas de diferentes oficinas (e incluso de todo el mundo) colaboren, las conferencias telefónicas se están convirtiendo en un ritual común.
Pero a pesar de los beneficios de las conferencias telefónicas, muchas personas temen formar parte de ellas. Si alguna vez se unió a uno antes, o incluso lo alojó, sabrá de primera mano lo desastroso que podría resultar. Aquí hay seis consejos que le ayudarán a mejorar su próxima reunión:
Si bien esto puede ser obvio, siempre debe organizar su conferencia telefónica con anticipación. También debes tener un objetivo establecido para que la reunión tenga un rumbo. Esto conduce a una agenda (o subobjetivos) en los que usted y su equipo pueden trabajar durante la reunión para que todos se mantengan en el tema y no se delineen con otras discusiones. En nuestro sistema de programación web, puede enviar a su equipo el tema y la agenda de la reunión mientras crea su invitación por correo electrónico. Solo recuerda que las invitaciones sean relevantes, breves y sencillas. Su equipo definitivamente no puede trabajar en un año completo de planes y proyectos en una conferencia telefónica de 1 hora.
Hay toneladas de distracciones en el entorno de la oficina que pueden disuadirlo de trabajar. Esta Harvard Business Review Este artículo enumera muchas cosas que las personas hacen mientras se lleva a cabo una conferencia telefónica, como comer bocadillos o completar otro trabajo. Algunas personas incluso abandonan la llamada y luego afirman que se han quedado dormidos. Puffin ya ha publicado algunos consejos sobre cómo reducir las distracciones, que se puede encontrar en FreeConference.com blog.
) Adopte la videoconferenciaSi bien algunos de nosotros todavía preferimos las conferencias basadas en audio, la adición de videoconferencia está comenzando a ver aceptación en el lugar de trabajo. Dado que los participantes se miran unos a otros, todos se mantienen comprometidos con el tema en cuestión. los Compartir pantalla La función también agrega otra dimensión visual a la reunión y crea una discusión más profunda.
Para asegurarse de que todos sean conscientes de que la conferencia telefónica tiene como objetivo "hacer las cosas" y no charlar sobre el fin de semana, todos deben seguir la etiqueta de la reunión. Todos han dejado de lado su trabajo y se han esforzado en unirse a la llamada, por lo que es importante que no se pierda el tiempo. ¡Trate su llamada de conferencia como una reunión en persona!
Si sus reuniones anteriores no han transcurrido sin problemas, debería considerar la posibilidad de que más personas asuman un papel activo en ellas. Una reunión debe tener un líder y un facilitador; el líder es alguien que organiza y dirige la reunión, mientras que el facilitador se asegura de que la reunión se ajuste a la agenda. No tenga miedo de silenciar a alguien si está acaparando el micrófono; si alguien está callado, pídales que compartan sus pensamientos para que la reunión sea inclusiva para todos los participantes. Asegúrese de dejar tiempo para apreciar la contribución de todos para que la reunión termine bien.
Una buena organización es como una máquina que requiere engranajes bien engrasados; engranajes que se componen de sus compañeros de trabajo. Realizar conferencias telefónicas es una forma de mantener a todos interesados y actualizados.
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