Se vi iam devis sidi tra senfina kunveno, vi probable havis la tempon elpensi manierojn, kiel vi farus ĝin alimaniere. Kunvenoj, se malbone planitaj, malfacilas peri sen koncizaj tagordoj; decidado fariĝas malklara pro senfokusa diskuto kaj manko de informita partopreno. Projekti efikan tagordon estas unu el la manieroj, kiujn oni povas utiligi la potencon de forta teamo, ĉar ĝi provizas kaj la necesan strukturon kaj informan enhavon por plenumi aferojn ĝuste.
Ĉu via kunveno estas ĉiutaga, semajna aŭ trimonata, la neceso de forta templinio estas esenca por konservi efikecon, en grupoj grandaj kaj malgrandaj. Malsupre enlistigitaj estas iuj gravaj faktoroj, kiujn vi devas konsideri, kiam vi planas la tagordon de viaj kunvenoj. Konsideru la jenon:
Ĉu vi elektis temon, kiu koncernas la teamon, kiun vi traktas? Plej multaj homoj volas diskuti aferojn, kiuj tuŝas ilin rekte. Diskuto pri aferoj, kiuj implikas diversajn fakojn, estas bonaj aferoj dum renkontiĝoj, por kiuj la rimedoj estis destinitaj nur por grupaj diskutoj. Ĉar plej multaj organizoj funkcias per
sento de oficeja interdependeco, internaj fakoj ofte bezonas kunvenan tempon por kunordigi kaj firmigi siajn klopodojn.
Konsideri la engaĝiĝon de la teamo kun tio, kio estas diskutata, ankaŭ permesas adapti vian agendon al via publiko kaj maksimumigi la partoprenon de la publiko.
Kiam vi faras vian tagordon, demandu vin mem, ĉu tio influas la homojn, al kiuj mi alparolas?
Uzi vortajn vortojn kiel kuglajn temajn frazojn povas lasi ĉambron de profesiuloj flirtantaj: se vi anoncas la sukcesan lanĉon de nova produkto en la tagordo sub "Bonaj aĵoj, kiujn ni faris lastatempe", verŝajne vi estos la sola en tiu paĝo. Estas nekredeble malfacile peri diskuton, se homoj ne klaras pri la temo, des malpli kapablas prepari ĝin efike.
Uzi demandajn deklarojn por aperigi punktojn en kunveno estas bonega maniero certigi, ke diskuto efektive solvas la prezentatan problemon. Uzante nian hipotezan sukcesan produktan lanĉon kiel ekzemplon, konsideru ĉi tion: Kio bone funkciis por tiu lanĉo? Kiujn merkatojn ni malfermis kun ĉi tiu sukceso? De kie ni prenas ĝin de ĉi tie?
Kiam vi faras temojn por kunvenoj, demandu vin, Kiuj estas la respondoj, kiujn mi serĉas? Kiu demando plej helpas nin atingi tien?
Homoj povas ĉagreni, kiam ili rimarkas, ke peti sian kontribuon ne garantias, ke ili diros ion ajn en la fina decida procezo. Gravas klasifiki ĉiun diskuton laŭ tio, kion vi serĉas de via publiko. Limigu por la grupo tion, kion vi atendas de iliaj respondoj. La demando-bazita aliro helpas vin provizi pli helpemajn respondojn de via teamo, sed ankaŭ povas kaŭzi ĉagrenon se vi iel erarigas pri tio, por kio ĉi tiuj respondoj estas uzataj.
Se la kunveno okazos, por ke vi povu kolekti kontribuojn por pli granda decido, sciigu tion. Se vi bezonas sonbreton pri nova ideo, diru tion en la tagordo. Se vi serĉas konsenton antaŭ la fino de la kunveno, skribu tion kaj klarigu tre, ke la fina celo de la diskuto estas decidi pri io. Tiel vi evitas esti flankenpuŝita de disputpunktoj inter membroj de via teamo, kiuj eble havas aŭtoritatajn nociojn, kiuj ne tenas pezon en ĉi tiu aparta kunveno.
Kiam listigas atendojn pri kunvenoj, demandu vin, ĉu mi serĉas enirojn, informojn aŭ finan decidon?
Ĉi tiu numero estas duobla klopodo, ĉar la ĝustatempeco de via tagordo povas determini la nivelon de preparado, kiun atingas viaj grupanoj. Ju pli baldaŭ vi atingos ilin, des pli baldaŭ vi povas atendi, ke ili konsideros elementojn de ĝiaj diskursaj punktoj kaj pretos doni al vi ilian kontribuon, aŭ kolekti informojn por fari informitan decidon kun vi. Gravas doni al via teamo iom da atento kiam vi venas al gravaj decidoj aŭ kunvenoj, kiuj bezonas preparon, ĉar vi volas maksimumigi tempon kun ĉiuj implikitaj partioj, kaj provi informi homojn, dum aliaj, kiuj preparis sidi kaj atendi, estas bonega maniero por lasu vian teamon frustrita kaj ne kongrua. 
Kiam vi publikigas la kunvenan tagordon al la teamo, demandu vin, Se mi ricevus ĉi tiun tagordon nun, ĉu mi mem estus preta por tiu kunveno ĝustatempe?
Teni grandan grupon de homoj pri temo estas malfacile. Konservi ilin laŭ horaro estas preskaŭ malebla. Tial, estas grave inkluzivi tempokomponenton al la projektado de via kunveno-tagordo. Ĉiu sekcio / demando / temo devas esti klare konturita ene de tempokadro. Ĉi tiu tempokadro devas asigni adekvatan tempon por diskuto, revizio kaj konkludo. Ĉi tio gravas por esti skizita antaŭ la kunveno: ofte vi ofte aŭdos, ke iuj aferoj aŭ bezonas pli da tempo en la estraro, aŭ povus esti reduktitaj signife.
Kiam vi faras tempospacojn por ĉiu sekcio de via kunveno, demandu vin, Kiel nia tempo estas plej bone uzata? Ĉu iliaj reagoj malfermos dialogon, kiu meritas pluan diskuton? Kiom longe mi ŝatus elspezi por ĉi tiu aĵo?
Prilaborado de via tagordo pli rilatas al la paŝoj implikitaj en la procezo de ĉiuj eroj en la kunveno. Ĝi listigas la nivelojn de diskuto tra kiuj vi provas plenumi la taskon. Konsenti pri la manieroj kiel prilaboros aferojn pliigas la efikecon de via renkontiĝo. Se vi ne listigas la manieron, kiel vi ŝatus, ke la teamo pritraktas ĉiun aferon, iuj membroj eble malatentos difinante la aferon, dum iuj eble diskutas ĝian gravecon por ili: neniu finas fokusigi identigi aŭ taksi iujn solvojn. .
La procezo por trakti aferon devas aperi sur la skribita tagordo, kiun vi provizos. Kiam vi atingos tiun eron dum la kunveno, klarigu la procezon necesan por atingi interkonsenton, kaj serĉu tiun interkonsenton.
Kiam unue determinas ĉi tiun procezon en via tagordo, demandu vin, Kiel mi volas gvidi ĉi tiun diskuton? Ĉu mi volas aŭdi de individuoj aŭ teamoj? Ĉu mi volas unuaniman voĉdonadon, voĉdonadajn eblojn aŭ cerbuman diskuton? Kiel mi determinas kiam problemo estis solvita? Kiel aspektas al mi la ideala renkontiĝo?
Ĉi tio eble estas la plej grava parto por fari ajnan tagordon - kompreni, ke ili ĉiam estas en procezo de ŝanĝo. Neniu tagordo estas imuna al la malsaĝa tempo, neatenditaj malfruoj, malsanaj tagoj aŭ malsukcesoj. Pro tio gravas esti ŝanĝebla. La prioritatoj de la tagordo sendube ŝanĝiĝos laŭ graveco, kiam la dato alproksimiĝas kaj aferoj pli solidiĝas en reala tempo. Dum la projektoj progresas, same progresas la teamo, kaj tiel same progresas la celoj de la tagordo. La unua punkto en iu bona tagordo estas "redakti kaj prioritatigi hodiaŭan tagordon". Ĉi tiu horara ero estas la plej bona maniero certigi, ke via teamo konformas al tio, kio estas diskutata, kial, ĝis kiaj longecoj kaj kun kiaj atendoj en la tago.
Kreante tagordon por iu ajn kunveno, demandu vin, Ĉu estas spaco por diskuto ĉi tie? Kiel mi povas plej bone administri tion, kion mi ne povas plani? Kiel mi centras mian diskuton?
Ĉi tio estas grava punkto enmetota en vian tagordon. Ĝi multe parolas pri via gvidado por povi ĉesigi la urĝecon de kunveno por diskuti elementojn de sukceso kun via teamo. Estas grave, ke ĉiuj sentu, ke ilia laboro estas taksata, malgraŭ tempolimoj, malsukcesoj, obstakloj kaj defioj. Bonfara laboro devas esti pritraktita, kaj uzi kelkajn momentojn en via renkontiĝo por gratuli vian teamon pri tio, kio bone funkciis, estas bonega maniero konservi moralon kaj subteni subtenan labormedion.
Ĉi tio estas malpli granda, sed same grava kategorio. Ĝi servas kiel iom memorigilo al via teamo, ke ĉiam estas sperto por plibonigo. Ĉu vi spertis problemojn pri ĝustatempeco, interna oficeja dinamiko, aŭ simple havis malfacilan semajnon en la merkato, certigu, ke via teamo konscias pri tio, kion oni atendas de ili ĉiam. Enmeti vian kaftason en la vazlavilon estas malgranda sed grava parto por prizorgi oficejan medion, kaj kiom ajn malgrava ĝi ŝajnas, mencii ĝin kiel parton de via kunveno plifortigas la gravecon de konsekvenco.
Ĉu vi aŭdis aŭ ne pri la fenomeno Parkejo, vi certe uzis ĝiajn kernajn konceptojn. Ĝi esence funkcias kiel resonilo por ĉiuj ideoj, kiuj ne povas esti tuj traktataj en la nuna kunveno. Ĉiuj novaj projektoj, ideoj, demandoj kaj demandoj povas esti "parkitaj" en la tereno, kaj rimarkindaj kiel diskutaj punktoj por estontaj kunvenoj. Ĝi ankaŭ signifas, ke vi ĉiam havas stokan unuon plenan de ideoj, pri kiuj reveni, se vi havus kromajn minutojn ĉe la fino de kunveno. La Parkejo estas bonega maniero resti en la tasko, survoje kaj rekorde.
Ĝenerale, la plej grava afero memorinda pri projektado de tagordo estas, ke vi ĉiam kunlaboras al komuna celo. Vi devas celi igi vian diskuton kohera, inkluziva, kreiva kaj produktema. Estas malfacile trafi ĉiujn markojn, sed se vi havas lokon por ĝi en la tagordo, vi eble nur alvenos ĝustatempe.
FreeConference.com la originala senpaga telekonferenca provizanto, kiu donas al vi la liberecon elekti kiel konekti al via kunveno ie ajn, iam ajn sen devo.
Kreu senpagan konton hodiaŭ kaj spertu senpagan telekonferencadon, senelŝutan filmeton, interŝanĝadon de ekranoj, interretkonferencado kaj pli.
Kreu vian konton FreeConference.com kaj aliru ĉion, kion vi bezonas por via kompanio aŭ organizo, kiel video kaj Ekrano-Dividado, Voku Planadon, Aŭtomataj Retpoŝtaj Invitoj, Memorigiloj, kaj pli.
