Estas vere, ke fizikaj, vizaĝ-al-vizaĝaj estrarĉambrokunsidoj estas en malkresko kun la rapida kresko de telekomunika teknologio. Kun la laborantaro iĝas ĉiam pli malproksima, pli da homoj elektantaj labori hejme, kaj la bezono de kolegoj de malsamaj oficejoj (kaj eĉ de ĉirkaŭ la mondo) kunlabori, konferencovokoj iĝas ofta rito.
Sed malgraŭ la avantaĝoj de konferencaj vokoj, multaj homoj timas esti parto de ili. Se vi iam aliĝis al unu antaŭe, aŭ eĉ gastigis ilin, vi scias propraokule kiom katastrofaj ili povus esti. Jen ses konsiletoj, kiuj helpos vin plibonigi vian venontan renkontiĝon:
Kvankam ĉi tio povus esti evidenta, vi ĉiam devus organizi vian konferencan vokon antaŭe. Vi ankaŭ havu establitan celon, por ke la renkontiĝo havu direkton. Ĉi tio kondukas al tagordo (aŭ subceloj) al kiu vi kaj via teamo povas labori dum la renkontiĝo por ke ĉiuj restu pri la temo, kaj ne limu al aliaj diskutoj. En nia ret-programa sistemo, vi povas sendi al via teamo la temon kaj tagordon de la renkontiĝo dum vi kreas vian retpoŝtan inviton. Nur memoru konservi invitojn trafaj, mallongaj kaj simplaj. Via teamo certe ne povas ellabori tutan jaron da planoj kaj projektoj per unu 1-hora konferenco.
Estas multaj distroj en la oficeja medio, kiuj povas malhelpi vin labori. Ĉi tio Harvard Business Review artikolo listigas multajn aferojn, kiujn homoj faras dum konferenca voko okazas, inkluzive de manĝado aŭ kompletigado de alia laboro. Iuj homoj eĉ forlasas la vokon kaj tiam asertas, ke ili ekdormis. Puffin jam afiŝis kelkaj konsiloj pri kiel redukti distraĵojn, kiuj troveblas en la FreeConference.com blogo.
) Akceptu la Video-RenkontiĝonDum kelkaj el ni ankoraŭ preferas aŭd-bazitajn konferencojn, la aldono de videokonferenco komencas vidi akcepton ene de la laborejo. Ĉar partoprenantoj tenas siajn okulojn unu sur la alia, ĉiuj restas engaĝitaj kun la temo ĉemane. La Ekrano dividanta trajto ankaŭ aldonas alian vidan dimension al la renkontiĝo, kaj kreas pli profundan diskuton.
Por certigi, ke ĉiuj atentu, ke la konferenco celas "fari aferojn" kaj ne babili pri la semajnfino, ĉiuj devas sekvi la kunvenan etiketon. Ĉiuj flankenmetis sian laboron kaj klopodis aliĝi al la alvoko, do gravas, ke neniu tempo estas malŝparita. Traktu vian konferencan vokon kiel personan renkontiĝon!
Se viaj antaŭaj renkontiĝoj ne iris glate, vi devus konsideri igi pli da homoj preni aktivan rolon en ili. Renkontiĝo havu gvidanton kaj faciliganton; la gvidanto estas iu, kiu organizas kaj administras la renkontiĝon, dum la faciliganto certigas, ke la renkontiĝo estas survoje kun la tagordo. Ne timu mutigi iun, se ili agas la mikrofonon; se iu silentas, petu ilin kunhavigi siajn pensojn por ke la renkontiĝo estu inkluziva al ĉiuj partoprenantoj. Certigu, ke vi lasas tempon por aprezi ĉies kontribuon, por ke la renkontiĝo finiĝu en bona noto.
Bona organizo estas kiel maŝino, kiu postulas bone oleitajn dentaĵojn; dentaĵoj kiuj konsistas el viaj kunkolegoj. Gastigado de konferencovokoj estas unu maniero teni ĉiujn engaĝitajn kaj alpaĝajn.
Se vi serĉas havi la plej bonajn konferencojn, estas nur senco uzi la plej bonan servon! FreeConference.com permesas vin fari ĉion supre, kaj multe pli. Se vi bezonas pliajn informojn, a plena listo de funkcioj troveblas sur nia retejo.
Kial ne provu aranĝi konferencan vokon kun Senpaga Konferenco hodiaŭ? Ĝi estas pli facila ol vi pensas, kaj pli bona ol ajna aĉa interreta konferenca servo, kiun vi uzas...
Kreu vian konton FreeConference.com kaj aliru ĉion, kion vi bezonas por via kompanio aŭ organizo, kiel video kaj Ekrano-Dividado, Voku Planadon, Aŭtomataj Retpoŝtaj Invitoj, Memorigiloj, kaj pli.
