Estas 3 aferoj en la vivo neeviteblaj: morto, impostoj kaj kunvenoj ...
Bone ... eble iom troigas tie, sed se vi iam laboris, verŝajne vi partoprenis kunvenon. Dum la procento de produktivaj kunvenoj povas varii inter 33 kaj 70%, ni ĉiuj povas konsenti, ke ni preferus esti produktivaj kunvenoj ol neproduktemaj. Granda faktoro de produktivaj kunvenoj estas la Kunvenaj Roloj, kiuj enfokusigas la devojn de kunvenaj membroj por certigi efikan kunsidon -- kvazaŭ similajn poziciojn en sporta teamo aŭ malsamaj kuiristoj en kuirejo. Jen 4 ĉefaj kunsidaj roloj, kiuj devus esti asignitaj al ĉiu renkontiĝo.
"Mi ne nur partoprenos la kunvenon, sed mi estos tie gvidanta la kunvenon!"
La plej grava pozicio en la kunveno havas 3 malsamajn devojn: Antaŭ la konferenco, ili planus kaj kunordigus la tagordon, ejon, ekipaĵon kaj partoprenantojn, traktante ĉiujn malbonŝancojn, rezervojn kaj neatenditajn krizojn.
Dum la konferenco, ili devas direkti diskutojn por ke tio sekvu la antaŭdistribuitan kaj interkonsentitan tagordon. Estas la respondeco de la gvidanto establi kunvenajn rolojn kaj certigi egalajn parolŝancojn por ĉiuj ĉeestantoj, krei medion, ke ĉiuj ĉeestantoj sentu sin komforte kontribuante al ĉiuj laborkunsidoj, kaj ankaŭ al ĉiuj cerbumado kaj diskutoj. La gvidanto ankaŭ zorgas pri iuj ekipaĵoj kiel PowerPoints, Ekrano-dividado, aŭ aliaj bildoj.
Post la kunveno, la gvidanto devas efike komuniki, kio estas la konkludoj kaj sekvaj paŝoj, kaj atribui respondecojn al ĉiuj teamanoj por eviti konfuzon kaj neefikecon.
Ĉi tiu kunvena rolo registras ĉefajn punktojn kiuj estas faritaj dum la kunveno. Ili estus speciale efikaj se ili elpensu la tagordon kune kun la gvidanto tiel ke ili ne nur konas la tagordon, ili ankaŭ povas aldoni ĝin kiam necese. La Registrilo ankaŭ distribuas la tagordon antaŭ la konferenco kaj distribuas la notojn kaj konkludojn poste.
Ĉi tiu kunvena rolo helpas la gvidanton kun la tempo dediĉita al ĉiu tagordo. La kronometristo devas havi klaran komprenon pri la tagordo gvidi la konversacion por la kunveno sekvi la asignitajn tempospacojn en subtila maniero. Ili ankaŭ memorigus ĉiujn kunvenantojn, kiam restas 5-10 minutoj pri la nuna tagordo, por ke ĉeestantoj havu pli bonan mezuron pri tempa administrado.
Neniu volas esti la civila kiam ili ludas mafion, sed la partoprenanta rolo ludas grandan rolon en la sukceso de la kunveno. La ĉefa devo de la partoprenantoj estas kontribui al la diskutoj, ĉu temas pri tagordaj aferoj, cerbumado aŭ planado. Partoprenantoj estas la etendaĵoj de la gvidanto laŭ multaj manieroj; ili devas kontribui kiel eble plej multe al la tagordaj aferoj, krei komfortan medion por aliaj dividi siajn ideojn, kaj spuri la difinitan tempon por ke la kunveno povu finiĝi senprokraste. Se la gvidanto baldaŭ difinis la rolojn por la ĉeestantoj post la kunveno, petu klarigi por eviti konfuzon.
Por plibonigi la efikecon de regulaj kunvenoj, mi rekomendas rotacii rolojn inter malsamaj teamanoj. Post kiam ĉiu ĉeestanto havas ĝeneralan senton kaj sperton kun ĉiu el la roloj, ĝi inspiros novajn kunvenajn ideojn, perspektivojn kaj partoprenon!
Kreu vian konton FreeConference.com kaj aliru ĉion, kion vi bezonas por via kompanio aŭ organizo, kiel video kaj Ekrano-Dividado, Voku Planadon, Aŭtomataj Retpoŝtaj Invitoj, Memorigiloj, kaj pli.
