Fari regulajn kunvenojn aŭ konferencajn alvokojn gravas por konstrui rilatojn kaj atingi komunajn celojn. Dirite, neniu ŝatas eniri kunvenojn, kiuj daŭras kaj plu plenumas malmulton. Okazigi tiajn kunvenojn ne nur povas malŝpari tempon kaj malhelpi produktivecon, tro multaj el ĉi tiuj specoj de alvokoj povas kaŭzi invitojn ne serioze trakti viajn planitajn kunvenojn. En la hodiaŭa blogo, ni trarigardos iujn konsilojn pri kiel konduki konferencan kunvenon pli produkteman kaj malpli tempopostulan.
Ĉu vi provas mallongigi kunvenojn aŭ simple certigi, ke ĉiuj viaj tagordaj aferoj estu traktataj dum via konferenco, iom da preparo kune kun senpaga konferenca telefonado povas helpi vin teni renkontiĝojn laŭteme kaj ĝustatempe.
Anstataŭ okazigi kunvenon, kial ne simple sendi amasan retpoŝton aŭ grupan retbabilan mesaĝon?
Certe, retpoŝtoj, retmesaĝoj kaj tekstaj mesaĝoj estas facilaj - ili bezonas neniun planadon kaj homoj povas respondi al ili laŭ sia plaĉo. Iuj situacioj tamen postulas pli vivan interagadon
(neniu vortludo celis). Telefono kaj videokonferencaj alvokoj ne nur helpas konstrui personajn ligojn inter foraj partoprenantoj, sed ankaŭ povas esti pli efika rilate faciligi realtempajn diskutojn. La sekva plej bona afero renkonti persone, bone administritan telefonan aŭ videorenkontiĝon permesas diri multe pli en multe malpli da tempo.
Finfine, kiu volas tralegi paĝ-longan fadenon de retpoŝtoj?
La ŝlosilo por gvidi sukcesan konferencan telefonon komenciĝas per preparado - scii kiel ĝuste komenci konferencan telefonon multe faciligos kontroladon kaj mastrumadon post kiam ĝi komenciĝos. Agordi konferencan alvokon aŭ videokonferencon estas ekstreme facila, estas ĉiam bone familiariĝi antaŭ tempo kun la bazoj, kiel difini klaran celon por via konferenco, scii kiel akiri konferencan telefonan numeron kaj kiel marki konferenco.
Unu el la plej gravaj paŝoj por prepari sukcesan konferencan telefonadon estas skizi tagordon. Kvankam klara tagordo ne nepre bezonas dikti ĉiun minuton de diskuto dum via alvoko, ĝi devas esti sufiĉe detala por servi kiel gvidlinio por tio, kion vi planas trakti. Se vi planas aranĝi konferencan telefonon dum horo, ekzemple, vi eble volas asigni 15 minutojn por diskuti kvar malsamajn temojn. Kompreneble, la tempo por asigni al ĉiu tagordero varios laŭ la nombro da diskutotaj aferoj kaj la nombro de partoprenantoj, kiujn vi antaŭvidas. Uzi disponeblan senpagan konferencan programon estas bonega maniero spuri tempon, ĉar multaj tiaj servoj havas interretajn interfacojn per horloĝoj aŭ tempigiloj, kiuj komencas funkcii ĉe la komenco de via alvoko.
Danke al la diversaj senpagaj konferencaj solvoj, neniam estis pli facile akiri dediĉitan konferencan linion. Post kreo de senpaga konto, plej multaj servoj asignos al vi konferencan telefonan numeron kaj unikan aliran kodon, kiu povas esti uzata por telefoni al via konferenca linio iam ajn. Multaj ankaŭ ofertas premio senpaga kaj internaciaj telefonaj numeroj ankaŭ.
Jen venas la komplika parto ... nur ŝercas! Por alvoki konferencon, partoprenantoj simple telefonos al la telefona numero donita kaj, kiam vi petos ilin, enmetos la aliran kodon atribuitan al la konferenca linio. Ĉar la alira kodo de ĉiu konferenca linio estas unika, la alira kodo, kiun la partoprenantoj enmetas, determinos, kiu eniras (aŭ ne eniras) al via alvoko!
Certigi, ke via konferenca telefonado funkcias glate, estas tiel facila kiel tiktakoj. La Kontrolisto pri FreeConference Meeting estas via gvidilo por plani kaj okazigi sukcesajn telefonajn konferencojn kaj interretajn kunvenojn.
Ĉu vi aranĝas renkontiĝon persone, telefone aŭ per videokonferenco, multaj samas kunvenaj administradaj imperativoj ankoraŭ validas - ekzemple starigi difinitan tagordon, inviti ĉiujn taŭgajn homojn, kaj minimumigi tanĝajn konversaciojn. Unu avantaĝo kiun telefonaj kaj interretaj konferencoj havas super en-personaj kunvenoj, tamen, estas la nivelo de kontrolo donita al la konferenca moderiganto. Scii efike konduki konferencan telefonon signifas scii uzi ĉi tiujn kontrolojn.
Kontrolaj moderatoraj kontroloj rajtigas la kunvengvidanton determini kiu povas aŭ ne aŭdiĝi dum konferenca alvoko. Krom ŝanĝeblaj konferencaj agordoj, plej multaj senpagaj programaj servoj por konferenco permesas al moderantoj regi siajn konferencojn per telefonaj klavaraj komandoj kaj interretaj paneloj. Trajtoj de la interreta panelo, kiel ekzemple aktiva parolanto, permesu al moderantoj rigardi, kiu parolas kaj partoprenas dum alvoko. Permesante al moderantoj silentigi (eble) interrompajn partoprenantojn, estas pli facile daŭrigi renkontiĝojn kaj bremsi tangentajn konversaciojn.
Gastigi konferencon povus ŝajni timiga, fari sukcesan alvokon estas tre facila pro la ĝustaj iloj kaj iom da scipovo. Se vi havas demandojn aŭ zorgojn, vi ĉiam povas viziti la Subtenpaĝo de FreeConference kontakti kun konferenca spertulo!
La pioniroj de senpaga konferenca telefonado, FreeConference.com kaj ĝia sperta teamo estas ĉi tie por helpi vin regi la arton de la sukcesa konferenca telefonado. Kun nur kelkaj klakoj de muso, vi povas survoje gastigi viajn proprajn konferencajn alvokojn kaj interretajn kunvenojn. Aliĝu hodiaŭ!
Kreu vian konton FreeConference.com kaj aliru ĉion, kion vi bezonas por via kompanio aŭ organizo, kiel video kaj Ekrano-Dividado, Voku Planadon, Aŭtomataj Retpoŝtaj Invitoj, Memorigiloj, kaj pli.
