Vi som befolkning har gennemført mange undersøgelser på det seneste i bestræbelserne på at finde ud af, hvorfor møder virker - eller ikke.
Ofte har vi mærket dem som en ineffektiv tradition; normalt set som spild af tid (medmindre folk rent faktisk kom forberedte), og det er sikkert at antage, at vi alle er kommet til mindst et møde uforberedt. Så hvad giver? Hvorfor er møder så svære at bekymre sig om? Hvorfor er de så svære at styre? Hvorfor bliver vi ved med at have dem?
Mange virksomheder har indarbejdet elementer af kunstig intelligens, både for at holde sig på toppen af aktuelle tendenser og for at lette deres daglige drift. Hvis du nogensinde har haft en samtale med en automatisk svartjeneste online, har du interageret med kunstig intelligens. Disse udviklinger har givet et utal af fordele for dem, der bruger dem. Her er et par veje, som du måske har overset.
Hvis du nogensinde har været nødt til at sidde igennem en uafbrudt møde, du havde sandsynligvis tid til at finde på måder, du ville have gjort det anderledes på. Møder, hvis de er dårligt planlagt, er svære at mægle uden kortfattede dagsordener; beslutningstagning bliver mudret af ufokuseret diskussion og mangel på informeret deltagelse. At designe en effektiv dagsorden er en af de måder, man kan udnytte kraften i et stærkt team, da det giver både den nødvendige struktur og informative indhold for at få tingene udført korrekt.
Uanset om dit møde er dagligt, ugentligt eller kvartalsvis, er nødvendigheden af en stærk tidslinje afgørende for at opretholde effektiviteten, både i store og små grupper. Nedenfor er nogle vigtige faktorer, du skal huske på, når du designer dagsordenen for dine møder. Overvej følgende:
Har du valgt et emne, der involverer det team, du henvender dig til? De fleste mennesker vil diskutere ting, der påvirker dem direkte. Diskussion omkring spørgsmål, der involverer forskellige afdelinger, er gode ting at tage op under møder, som ressourcerne er blevet tildelt udelukkende til gruppediskussioner. Da de fleste organisationer drives gennem en
følelse af kontors indbyrdes afhængighed, interne afdelinger har ofte brug for mødetid for at koordinere og konsolidere deres indsats.
I betragtning af teamets engagement i det, der diskuteres, kan du også skræddersy din dagsorden til dit publikum og maksimere publikumsdeltagelse.
Spørg dig selv, når du laver din dagsorden påvirker dette de mennesker, jeg henvender mig til?
Brug af buzzwords som punktordssætninger kan efterlade et rum med fagfolk, der flunder: Hvis du annoncerer den vellykkede nye produktlancering på dagsordenen under "Good Stuff We Did recent", er det sandsynligt, at du vil være den eneste på den side. Det er utroligt svært at formidle en diskussion, hvis folk ikke er klar over emnet, endsige i stand til at forberede sig effektivt på det.
At bruge spørgsmålstegn til at bringe punkter frem i et møde er en god måde at sikre, at diskussionen faktisk løser det problem, der præsenteres. Brug vores hypotetiske succesrige produktlancering som et eksempel, og overvej dette: Hvad fungerede godt til den lancering? Hvilke markeder har vi åbnet med denne succes? Hvor tager vi det herfra?
Spørg dig selv, når du laver emnelinjer til møder. Hvad er de svar, jeg leder efter? Hvilket spørgsmål hjælper os bedst derhen?
Folk kan blive kede af det, når de indser, at det ikke garanterer, at det at bede om deres input har noget at sige i den endelige beslutningsproces. Det er vigtigt at kategorisere hver diskussion baseret på, hvad du leder efter fra dit publikum. Afgræns for gruppen, hvad du forventer af deres svar. Den spørgsmålbaserede tilgang hjælper dig med at fremkalde mere nyttige svar fra dit team, men kan også føre til frustration, hvis du på nogen måde vildleder, hvad disse svar bruges til.
Hvis mødet afholdes, så du kan samle input til en større beslutning, skal du gøre det bekendt. Hvis du har brug for et lydkort til en ny idé, skal du angive det på dagsordenen. Hvis du leder efter en konsensus ved mødets afslutning, skal du skrive det ned og gøre det meget klart, at diskussionens slutmål er at beslutte noget. På denne måde undgår du at blive distraheret af stridspunkter blandt medlemmer af dit team, der kan have forestillinger om autoritet, der ikke har vægt i dette særlige møde.
Når du opregner forventninger til møder, skal du spørge dig selv: leder jeg efter input, oplysninger eller en endelig beslutning?
Dette spørgsmål er en to-bit bestræbelse, da aktualiteten i din dagsorden kan bestemme niveauet af forberedelse, dine teammedlemmer opnår. Jo før du får dagsordenen til dem, jo hurtigere kan du forvente, at de overvejer elementer i dens diskursive punkter og gør dig klar til at give dig deres input eller indsamle oplysninger for at træffe en informeret beslutning med dig. Det er vigtigt at give dit team et par overvejelser, når de kommer til vigtige beslutninger eller møder, der involverer forberedelse, da du vil maksimere tiden med alle involverede parter, og at forsøge at informere folk, mens andre, der har forberedt sig, sidder og venter er en god måde at forlade dit team frustreret og uensartet. 
Når du udsender mødedagsordenen til teamet, skal du spørge dig selv: Hvis jeg modtog denne dagsorden lige nu, ville jeg selv være klar til det møde til tiden?
Det er svært at holde en stor gruppe mennesker på emnet. Det er næsten umuligt at holde dem på skemaet. Af denne grund er det vigtigt at inkludere en timingkomponent i udformningen af din møde dagsorden. Hver sektion/spørgsmål/emnedel bør være tydeligt skitseret inden for en tidsramme. Denne tidsramme bør afsætte tilstrækkelig tid til diskussion, revision og konklusion. Dette er vigtigt at få skitseret inden mødet: Ofte vil du ende med at høre tilbage, at visse spørgsmål enten har brug for mere tid i bestyrelsen eller kan reduceres betydeligt.
Spørg dig selv, når du laver tid til hver sektion af din møde dagsorden. Hvordan bruges vores tid bedst? Vil deres feedback åbne en dialog, der fortjener yderligere diskussion? Hvor lang tid vil jeg gerne bruge på denne vare?
Behandlingen af din dagsorden har mere at gøre med de trin, der er involveret i processen med alle punkter i mødet. Det opregner diskussionsniveauerne, hvorigennem du forsøger at fuldføre opgaven. At blive enige om måderne, hvorpå spørgsmål vil blive behandlet, øger effektiviteten af dit møde. Hvis du ikke opregner den måde, du gerne vil have, at teamet behandler hvert problem, kan nogle medlemmer ende med at blive distraheret og definere problemet, mens nogle kan diskutere dets relevans for dem: ingen ender med at fokusere på at identificere eller evaluere løsninger .
Processen til adressering af et emne skal vises på den skriftlige dagsorden, du vil levere. Når du når dette emne under mødet, skal du forklare den proces, der kræves for at nå til enighed, og søge den nævnte aftale.
Når du først bestemmer denne proces i din dagsorden, skal du spørge dig selv: Hvordan vil jeg lede denne diskussion? Vil jeg høre fra enkeltpersoner eller teams? Vil jeg have enstemmig afstemning, valgmuligheder eller en brainstormdiskussion? Hvordan afgør jeg, hvornår et problem er blevet løst? Hvordan ser det ideelle møde ud for mig?
Dette kan være den mest afgørende del af enhver dagsorden- forståelse for, at de altid er i en forandringsproces. Ingen dagsorden er immun mod tidens tåbelighed, uventede forsinkelser, sygedage eller tilbageslag. Af denne grund er det vigtigt at være modtagelig for ændringer. Dagsordens prioriteter vil uden tvivl ændre sig i betydning, efterhånden som datoen nærmer sig, og tingene bliver mere størknet i realtid. Efterhånden som projekterne skrider frem, gør det også teamet, og dermed også dagsordens mål. Det første punkt på enhver god dagsorden er "at redigere og omprioritere dagens dagsorden". Denne tidsplan er den bedste måde at sikre, at dit team er i overensstemmelse med, hvad der diskuteres, hvorfor, i hvilken længde og med hvilke forventninger på dagen for.
Når du opretter en dagsorden for ethvert møde, skal du spørge dig selv: Er der plads til diskussion her? Hvordan kan jeg bedst styre det, jeg ikke kan planlægge? Hvordan holder jeg min diskussion centreret?
Dette er et vigtigt emne, der skal medtages i din dagsorden. Det taler tydeligt om dit lederskab for at kunne suspendere et hastende møde for at diskutere elementer af succes med dit team. Det er vigtigt, at alle føler, at deres arbejde er værdsat, på trods af tidsbegrænsninger, tilbageslag, hængsler og udfordringer. Et godt udført stykke arbejde bør løses, og at bruge et par øjeblikke i dit møde til at lykønske dit team med det, der har fungeret godt, er en god måde at holde moralen ved og fremme et støttende arbejdsmiljø.
Dette er en mindre, men lige så vigtig kategori. Det fungerer lidt som en påmindelse til dit team om, at der altid er plads til forbedringer. Uanset om du har oplevet problemer med aktualitet, intern kontordynamik eller bare har haft en vanskelig uge på markedet, skal du altid sørge for, at dit team er opmærksom på, hvad der forventes af dem. At lægge dit kaffekrus i opvaskemaskinen er en lille, men vigtig del af at passe på et kontormiljø, og så ubetydeligt som det kan virke, forstærker det at nævne det som en del af dit møde betydningen af konsistens.
Uanset om du har hørt om fænomenet Parkeringsplads, har du helt sikkert brugt dets kernekoncepter. Det fungerer i det væsentlige som et lydbræt for alle ideer, der ikke umiddelbart kan behandles i det nuværende mødemiljø. Alle nye projekter, ideer, forespørgsler og spørgsmål kan "parkeres" i partiet og noteres som diskussionspunkter for fremtidige møder. Det betyder også, at du altid har en opbevaringsenhed fuld af ideer, som du kan vende tilbage til, hvis du har et par minutter ekstra ved afslutningen af et møde. Parkeringspladsen er en fantastisk måde at forblive på opgaven, på sporet og på rekorden.
Samlet set er det vigtigste at huske om at designe en dagsorden, at I altid arbejder sammen mod et fælles mål. Du bør sigte mod at gøre din diskussion sammenhængende, inklusiv, kreativ og produktiv. Det er svært at ramme alle mærkerne, men hvis du har en plads til det på dagsordenen, kommer du måske bare der til tiden.
FreeConference.com den originale gratis telefonmødeudbyder, der giver dig friheden til at vælge, hvordan du opretter forbindelse til dit møde hvor som helst, når som helst og uforpligtende.
Opret en gratis konto i dag og oplev gratis telekonferencer, downloadfri video, skærmdeling, webkonferencer og mere.
Næsten alle brancher har taget konceptet med at arbejde på afstand, hvilket er nødvendigt i det nuværende arbejdsmiljø. Antallet af mennesker, der arbejder hjemmefra eller andre steder, har været stigende i Nordamerika i det sidste årti. Der er udkommet artikler, der understøtter fjernarbejde, der siger, at det øger produktiviteten, effektiviteten og moralen.
Men intet kommer uden udfordringer, og med holdkammerater i udlandet er der nogle problemer, der kan opstå i løbet af det daglige. En passende løsning er online videokonferencer, som vi vil diskutere i dette indlæg.
