Sådan får du et mere produktivt projektmøde

Mens møder er vigtige for at lette samarbejdet under et projektmøde, kan de være en enorm tidsspild. Faktisk, de fleste mennesker betragter omkring halvdelen af ​​de møder, de deltager i, som "spildtid" og dette frustrerer dem ikke kun, men det gør det også sværere for dem at forblive fokuseret på den opgave, der er ved hånden.
Derfor er det vigtigt, at du finder måder at gøre dine projektmøder mere produktive. Hvis du gør det, vil det hjælpe med at ændre den måde, dit team ser på møder, hvilket derefter vil gøre disse møder til et nyttigt sted for folk at søge hjælp til problemer, tilbyde forslag til andre og få opdateringer om projektets overordnede status.
Dette er lettere sagt end gjort, så for at hjælpe dig med at få mest muligt ud af dit næste projektmøde, skal du sørge for at anvende følgende møde -taktik.

Lav en dagsorden og cirkuler den

Det første, du skal gøre for at få et mere produktivt projektmøde, er at bestemme, hvad der præcist vil blive diskuteret, når alle er i samme rum. At sammensætte en dagsorden hjælper dig med at besvare spørgsmålet "hvad er dette møde til?" hvilket hjælper med at afklare, om mødet virkelig er nødvendigt.
Desuden er det vigtigt, at du sender denne dagsorden ud til alle mødets deltagere mindst en hel dag i forvejen. Dette vil hjælpe dem med at få en idé om, hvad mødet handler om, og i tilfælde af at du vil diskutere noget nyt, vil det hjælpe folk til at begynde at tænke over ting, før de går ind i mødet.
På dette punkt, hvis der er noget andet, du gerne vil have, at folk gør, før du kommer til mødet, skal du sørge for at sige det, så din dagsorden. For eksempel, hvis du vil have dem til at læse noget, eller hvis du vil have dem til at indsamle nogle data, så er det smart at fortælle dem at gøre dette på forhånd, så du kan springe lige ind, når projektmødet starter.

Angiv og respekter tidsgrænser

En del af det, der får et møde til at føles uproduktivt, er at overskride den tid, der er afsat til det. Møder eksisterer til bestemte formål, og hvis du begynder at glide fra den aktuelle opgave, er det let at løbe tør for tid og enten nødt til at forlænge mødet eller afslutte det uden at nå dit mål.
En god måde at forhindre, at dette sker på, er ved at fastsætte en tidsfrist for hvert punkt på dagsordenen og holde sig til det. Hvis der kommer noget, der får dig til at gå over den tildelte tid, så overvej at stille det punkt; du kan altid planlægge endnu et møde med en anden gruppe mennesker for at gennemgå det senere. At bryde arbejdet som dette vil også bidrage til at gøre dit projektteam mere succesfuldt.
Endelig kan du også bruge timere til at hjælpe dig med at overholde tidsbegrænsninger og holde dit møde tidsplanligt. Hvis du gør dette, hjælper det dig ikke kun med at være mere produktiv, men det vil også vise dit team, at du respekterer deres tid og vil gøre alt for at undgå at spilde det.

Få de rigtige mennesker i rummet

En del af nøglen til et produktivt projektmøde er at sikre, at de rigtige mennesker og kun de rigtige mennesker er til stede. Der er ikke noget værre end at bruge en time inde i et møde, som du ikke behøvede at deltage i, og hvis dette sker, skyldes det i høj grad, at mødets arrangør ikke brugte nok tid på at spørge, hvem der virkelig skulle være der.
For at hjælpe dig med at gøre dette skal du overveje de forskellige typer møder, du måtte have, såsom:

• Beslutningsmøder: Formålet med dette møde er at samarbejde og finde den bedste vej frem, og det betyder, at kun dem, der forstår projektet i sin helhed, skal være der. Alle andre vil bare være ekstra, og dette får mødet til at virke meningsløst.
• Arbejdsmøder: Disse finder sted, når mennesker skal samarbejde om en bestemt opgave, og kun dem, der er ansvarlige for at fuldføre denne opgave, skal være med i mødet.
• Feedbackmøder: Disse giver ledere mulighed for at høre fra deres team om, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. Det er godt at have disse i hele projektets livscyklus, så folk er velkommen til at tale, når noget ikke går godt. Og afhængigt af størrelsen på dit team er dette den eneste form for møde, hvor alle muligvis skal være til stede.

Brug de rigtige værktøjer

De værktøjer, du bruger, spiller også en stor rolle for at bestemme, hvor produktive dine møder er. For eksempel gør skærmdeling, videokonferencer og whiteboarding det lettere for dig at samarbejde med mennesker i rummet, hvilket gør dit møde mere effektivt. Og alle disse værktøjer og mere tilbydes af FreeConference.com.
Betydningen af ​​at have de rigtige værktøjer er endnu større på nutidens arbejdspladser. Så mange virksomheder har flere steder, eller tillader folk at arbejde fjernt, hvilket betyder, at folk er spredt ud over forskellige byer eller lande. Brug af den rigtige teknologi kan få det til at se ud som om alle er i samme rum, hvilket gør det lettere for dig at holde et produktivt projektmøde.

Transformér dit næste projektmøde

Sørg for at inkludere dit team i mødeplanlægningsprocessen, og indsaml feedback fra dem, så du kan forbedre din mødeproces. Anvendelse af den taktik, der diskuteres her, hjælper dig med at omdanne dine møder fra irriterende tidsspildere til muligheder for at samarbejde og innovere.

Om forfatteren: Kevin Conner er en iværksætter, der ejer flere virksomheder, herunder Bredbåndssøgning, en service dedikeret til at hjælpe mennesker og virksomheder med at finde bredbåndsinternet til den bedste værdi. At drive og dyrke sine virksomheder indebærer omfattende projektplanlægning og ledelse, og Kevin deler gerne sine erfaringer med andre for at hjælpe dem med at lykkes.

[Ninja_form id = 7]