Nøglen til at afvikle et effektivt formelt møde er en gennemtænkt dagsorden. Når du forbereder dig på forhånd ved at skrive en dagsorden på forhånd med detaljerede oplysninger om mødet, sparer du ikke kun tid for alle involverede, men resultatet er mere tilbøjeligt til at blive en succes.
Her er 5 punkter, du altid bør medtage, når du opretter en effektiv møde dagsorden:
Dette kan være den vigtigste del af dagsordenen. Det angiver formålet med mødet og det resultat eller den beslutning, du håber at nå til sidst. Det giver alle involverede mulighed for at have en klar forståelse af, hvad du forsøger at opnå, og hvorfor deres deltagelse er værdsat.
Når dagsordenen omfatter at starte med målet, er du mere fokuseret på slutresultatet. mens du opretter resten af mødedagsordenen, forbedrer effektiviteten af dit møde, før det overhovedet begynder.
Når målet for mødet er fastlagt, skal du forberede mødet med en liste over vigtige emner til diskussion.
Hvert diskussionsemne skal hjælpe med at nå mødemålet. Listen kan være kort, men bør være detaljeret nok til, at teammedlemmer kan forberede sig til teammødet for at yde et effektivt bidrag.
En almindelig metode er at placere hvert emne som et spørgsmål. Dette kickstarter tankeprocessen for dine deltagere og giver en check-in på dens relativitet til mødemålet.
Hvert emne skal have en ejer og en bestemt tid til at dække emnet. Emneejerskab giver ansvar. En tidsramme holder mødet til tiden. Download vores gratis mødedagsorden her: Download gratis konferencemøde dagsorden
Udfordringen præsenterer sig, ikke når man skal beslutte, hvem man skal invitere, men hvem man ikke vil invitere. Kun mennesker, der virkelig har brug for at være til mødet, bør være på denne liste.
Hvis du har fastlagt dine mødemål og tildelt mødeemner, skal du have et godt fundament at arbejde med for at færdiggøre din deltagerliste. Med det i tankerne skal du stille dig selv tre spørgsmål, når du overvejer hver mødedeltager. Hvis du svarer ja til et af spørgsmålene, skal du tilføje ham eller hende til listen over dagsordenspunkter:
Hvis du er usikker, kan du overveje at gøre hans eller hendes fremmøde valgfri. Du kan altid sende en oversigt, optagelse eller transskription efter mødet i stedet for. Mødereferater fra en notatskriver, ikke altid påkrævet.
En af de største klager over forretningsmøder er, at de er spild af tid. Håndtering af møder bliver lettere, når synkroniseringer forbliver omkring 30 minutter. Vær respekt for dine kollegers tid uden at spilde tid eller miste resultater.
Opfølgning er lige så vigtig som selve mødet. I bunden af mødedagsorden skabelon, er det en fordel at inkludere en sektion, hvor deltagere kan tage noter, dokumentere handlingspunkter, beslutninger og takeaways. At have dette afsnit organiserer konklusionerne fra mødet og giver deltagerne mulighed for at visualisere den proces, der skal finde sted bagefter.
Uventede emner kan opstå under mødet, som styrer fokus væk fra slutmålet. For at være på rette spor og til tiden, "parkerer" diskussionen uden for emnet på "Parkeringspladsen", normalt ved slutningen af dagsordenen, for at genbesøge uden for det forrige møde. En anden almindelig betegnelse for dette er "Lad os tage dette offline."
Dette er især vigtigt, hvis deltagerne vil deltage i dit møde eksternt. Sørg for, at alle konferenceoplysninger er tydeligt skitseret og korrekte, herunder opkaldsnumre, adgangskode og eventuelle links til dit online mødelokale.
Eller opret et møde med FreeConference.com, og konferenceoplysningerne udfyldes i alle invitationer og påmindelser sammen med din mødedagsorden.
Forudgående meddelelse giver deltagerne tid til at forberede bestyrelsesmødet og sikre, at de ikke har nogen konflikter i deres skema.
På forhånd giver deltagerne tid til at forberede mødet og sikre, at de ikke har nogen konflikter i deres skema.
Opret din FreeConference.com -konto og få adgang til alt, hvad du har brug for, for at din virksomhed eller organisation kan komme i gang, f.eks. Video og Skærmedeling, Opkaldsplanlægning, Automatiserede e -mailinvitationer, påmindelserOg meget mere.
