Jaké jsou 5 fází projektového řízení?

Získání projektu od základů vyžaduje systém procesů a talentovaných jednotlivců, aby práci odvedli. V zásadě to není jednoduchý výkon!

Spoléhání se na videokonference pro spolupráci s více týmy a jednotlivci vyžaduje organizaci a efektivní implementaci projektového řízení napříč různými kancelářemi, odděleními a hierarchiemi velení. Klíčovými faktory jsou soudržnost, komunikace a centralizace. Ať už jednáte s kýmkoli, ať už se jedná o zainteresovanou stranu, klienta nebo zaměstnance, existuje mnoho pohyblivých částí, které je třeba vzít v úvahu od konceptu až po realizaci.

Každý projekt vyžaduje komplexní znalosti o životním cyklu projektu. Vědět, jak každá fáze funguje, poskytuje cenné informace o tom, jak k ní přistupovat. Jak ale videokonference fungují, aby posílily váš proces? Pojďme se podívat na rámec 5 fází projektového řízení.

Je odpovědností projektového manažera znát, plánovat a realizovat „startovací“ fáze projektu tím, že důkladně pochopí pět kroků projektového řízení. To slouží k poskytnutí jasného a stručného plánu, jak se myšlenka posune od abstraktní ke konkrétní. 5 fází pro realizaci jakéhokoli projektu, které vyvinul Project Management Institute (PMI), je následujících:

1. Zahájení
První fáze životního cyklu vyžaduje zahájení úvodní schůzky, která se spojí s klientem a investory. Zde se diskutuje o cílech, cílech, pochybnostech, obavách a jakýchkoli počátečních myšlenkách a nápadech. Pokud se ti, kdo rozhodují, nenacházejí jen na jednom místě, můžete se spolehnout na nastavení online schůzky pro videochat nebo konferenční hovor a probrat tak následující body rozhovoru:

• Kdo jsou investoři a investoři?
• Jaká je obchodní vize a poslání?
• Jaká je odhadovaná časová osa?
• Jaká jsou některá související rizika?
• Jaký rozpočet a zdroje jsou k dispozici?

2. Plánování
Jakmile jsou cíle stanoveny a odsouhlaseny, lze jasnější představu o konečném výsledku lépe pochopit. Práce zpětně na vizualizaci a formulování sady plánů, kterými se každý bude řídit, vede tým od počáteční fáze k dokončení.

Pořádejte online schůzky s:

• Sestavte týmy
• Přenášejte podstatné detaily
• Stanovte si cíle projektu

Fáze plánování je zásadní pro vrtání následujících 5 komponent:

• Navrhování struktury projektu
• Vytvoření dokumenty pracovního postupu
• Odhad rozpočtu mezi odděleními
• Shromažďování, přidělování a označování zdrojů
• Posouzení rizik

3. Provedení
Vedoucí týmů a projektoví manažeři jsou uvedeni do pohybu, aby vytvořili výstupy, byli prostředníky pro klienty, plnili úkoly, implementovali procesy a další. Přímá komunikace napříč všemi částmi projektu je nezbytná a zásadní pro úspěšné uvedení myšlenky do života. Začlenění nástroje pro spolupráci může tuto komunikaci usnadnit a zajistit bezproblémovou koordinaci a sdílení informací mezi členy týmu.

Nezbytné pro fázi provádění:

• Častá setkání
  Udržování si přehledu o týmech díky naplánovaným online schůzkám pomáhá udržet projekt ve stručnosti a na dobré cestě. Včasná a křišťálově čistá komunikace prostřednictvím videokonferencí nebo konferenčních hovorů zajišťuje méně hluchých míst, lepší týmovou práci a zrychlený pohyb položek v potrubí.
• Průhlednost
  Vyhněte se potenciálním blokům, pokud jde o snadno odstranitelné překážky, jako je plánování, najímání, pozývání účastníků na schůzky a určování, kdo je za který úkol zodpovědný, integrací dalších digitálních nástrojů, jako je Slack, Outlook a Kalendář Google, do vaší platformy pro videokonference.
• řízení konfliktů
  Problémy se určitě vyskytnou. Zmírněte události tím, že pozvete ty z týmů „frontových linií“, aby promluvili a vyjádřili obavy, úzká místa nebo cokoli, co by potenciálně mohlo představovat slabinu v řetězci.
• Zprávy o pokroku
  Pravidelné aktualizace sdílené během standup setkání, relace v chatu nebo videochat fungují tak, aby zůstaly na špici a identifikovaly problémy, než k nim dojde.

4. Monitorování a řízení
Pokud to nemůžete změřit, nemůžete to spravovat. Tato fáze vyžaduje kontrolu, aby se ujistil, že je vše v souladu s tím, co bylo dohodnuto dříve. Jaké jsou klíčové ukazatele výkonnosti? Co je třeba implementovat, aby byly dodrženy termíny a finanční parametry?

Pořádejte online schůzky s klíčovými hráči pro rutinní kontrolní body, hodnocení a zprávy o výkonnosti. Prostřednictvím videokonferencí můžete pořádat vzdálené prezentace , které zahrnují pracovní postupy, důležité dokumenty a soubory a vše, co je třeba sdílet a šířit. Pokud potřebujete získat více informací o každodenních aktivitách týmu, a zejména když nepracují v kanceláři, můžete potřebovat software pro sledování zaměstnanců pracujících z domova . Nejen z důvodů produktivity, ale také proto, že analytika by mohla pomoci identifikovat úzká hrdla procesů nebo používání zastaralých aplikací týmem.

5. Uzavření
Uzavření projektu je stejně důležité jako jeho zahájení. Označuje se také jako fáze „sledování“ a právě v tuto dobu je dokončený projekt připraven k uvedení na trh pro veřejnost. Hlavní důraz je zde kladen na vydání a dodání produktu.

Pro projektového manažera je zásadní posoudit životnost projektu od začátku do konce:

1. Zkoumání výkonnosti projektu
   Splnil každý tým své cíle a značky? Byl projekt dokončen v rámci rozpočtu a časových linií? Vyřešil projekt problém? Řešení těchto otázek a další pomoc při posouzení, zda byl projekt úspěšný.
2. Pohled na týmový výkon
   Výkon členů týmu lze dále individuálně analyzovat a posoudit tak úspěch ve skupině. Kontroly kvality, klíčové ukazatele výkonu a online schůzky zajišťují jasnější přehled o výkonu.
3. Posuzování a dokumentování uzavření projektu
   Důkladná prezentace sestavující podpůrné dokumenty, které předvádějí růst projektu od koncepce po dodání, zajišťuje správné dokončení pro klienty a zúčastněné strany.
4. Žádost o recenze
   Závěrečné hodnocení projektu poskytuje bližší pohled na silné a slabé stránky, od začátku až do konce. Najděte poznatky a naučte se lekce pro příště.
5. Překročení rozpočtu
   Schopnost přesně určit ztrátu rozpočtu i nedotčené zdroje poskytuje lepší porozumění úspěchu (nebo neúspěchu) a pomáhá zvládat plýtvání.

Mezi některá místa pro online schůzky patří:

• Jaké byly výsledky projektu?
• Jaké jsou příležitosti k růstu? Zlepšení
• Jaké byly některé silné a slabé stránky tohoto procesu?

Nechte FreeConference.com poskytnout vaší společnosti jasnou a efektivní platformu pro videokonference v oblasti projektového řízení, která je nezbytná pro vytvoření soudržnosti a centralizace ve všech aspektech projektového řízení. Díky široké nabídce funkcí, snadné integraci a vysoce kvalitním video a audio možnostem můžete očekávat, že váš projekt bude důkladně komunikován a bude na něm spolupracováno.