Jako populace jsme v poslední době provedli mnoho studií ve snaze zjistit, proč schůzky fungují - nebo ne.
Často je označujeme za neefektivní tradici; obvykle vnímáme jako ztrátu času (pokud lidé nepřišli připraveni) a lze předpokládat, že jsme všichni alespoň na jednu schůzku přišli nepřipraveni. Tak co z toho? Proč je tak těžké se o schůzky starat? Proč je tak těžké je řídit? Proč je pořád pořádáme?
Problém neefektivních schůzek se z velké části točí kolem pojmů zapojení , přípravy , komunikace , stručnosti a konkrétního rozvoje.
Je těžké motivovat lidi, kteří se nestarají o to, o čem se diskutuje.
Je ještě obtížnější postupovat vpřed, když lidé nemají potřebné informace.
Když lidé nejsou na stejné stránce, je náročné pořádat konstruktivní diskuse.
Je téměř nemožné se posunout vpřed, když jste zahlceni každodenními maličkostmi, a rozhodně není snadné dosáhnout cílů, když projekty nelze dokončit včas.
Jak se tedy nejlépe pohneme vpřed?
Většina lidí chce diskutovat o věcech, které se jich přímo týkají. Dobrou věcí, kterou je možné během schůzek vyvolat, je diskuse o problémech, které se týkají různých oddělení, protože zdroje byly přiděleny výhradně za účelem skupinových diskusí.
Udělejte si čas na zvážení, zda se tento problém týká týmu, který budete na schůzce řešit. Budou vděční za vaši touhu je zahrnout.
Je důležité, abyste svému týmu poskytli určité informace při rozhodování nebo schůzkách, které zahrnují přípravu, protože chcete maximalizovat čas se všemi zúčastněnými stranami. Snažit se informovat lidi, zatímco ostatní, kteří se připravovali, sedět a čekat, je skvělý způsob, jak nechat svůj tým frustrovaný a nesouladný.
Udělejte si čas na zvážení následujících věcí: Pokud jste obdrželi pozvání k účasti na této schůzce, měli byste potřebné informace k aktivní, informované a konstruktivní účasti?
Lidé nemohou být nápomocní, pokud nevědí, co hledáte. Uveďte pro skupinu, co od jejich odpovědí očekáváte. Přístup založený na otázkách vám pomůže získat od týmu užitečnější odpovědi, ale pouze pokud ví, k čemu se jejich odpovědi používají.
Dejte vědět, jestli schůzku pořádáte, abyste mohli shromáždit podněty pro větší rozhodnutí. Pokud potřebujete ozvučení nového nápadu, uveďte to v pořadu jednání. Pokud hledáte shodu do konce schůzky, zapište si ji a dejte jasně najevo, že konečným cílem diskuse je o něčem rozhodnout.
Udělejte si čas a na začátku schůzky sepište svá očekávání, aby každý věděl, proč jste je shromáždili.
Udržet velkou skupinu lidí v daném tématu je náročné, zatímco dodržet jejich harmonogram je téměř nemožné. Z tohoto důvodu je nezbytné efektivně si řídit čas na každé schůzce. Toho lze dosáhnout pomocí dobře sestaveného programu.
Načrtněte každou sekci/otázku/část tématu v časovém rámci. Tento časový rámec by měl přidělit adeq
uate množství času na diskusi, revizi a závěr. To je důležité nastínit před schůzkou: často často skončíte se zpětnou vazbou, že některé problémy buď vyžadují více času ve správní radě, nebo je lze výrazně omezit.
Udělejte si čas na zvážení, jak nejlépe strávit čas na této schůzce. Jak dlouho byste chtěli strávit každou položku diskuze? Zabere tato diskuse více času, že to stojí za to?
Bez zapojení, přípravy, komunikace a řízení času jsou šance vašeho podnikání na rozkvětu mizivé. Vaše schůzky budou bloudit; frustrujete své zaměstnance; vaše projekty spadnou a zůstanou na parkovišti.
Je důležité stanovit si cíle a důsledně se o ně snažit. Jediným důvodem, proč se lidé scházejí, je konsolidovat své úsilí o dané téma s cílem něčeho dosáhnout. Nenechte historii bezvýrazných schůzek být důvodem, proč se nedostanete tam, kde byste chtěli být.
Udělejte si čas na stanovení cílů a často je opakujte.
U nás ve Freeconference, když se někdo nemůže zúčastnit schůzky, je to nouzová situace. Působíme na trhu produktivních schůzek a chceme, abyste maximalizovali čas strávený spoluprací, ať už na dálku prostřednictvím virtuálních konferencí , nebo osobně u zasedacího stolu.
Ať už vaše poslední schůzka byla účinná, co dělat po jejím skončení, určuje, jak efektivní může být další schůzka. Naše rada zní:
Vytvořte si solidní program jednání.
Zapojte lidi.
Připravte své zaměstnance.
Sdělte své zájmy.
Stanovte si cíle a zvyšte je.
Respektujte jejich čas.
A nezapomeňte, že malá vděčnost vám pomůže. Poděkujte jim za angažovanost; poděkovat jim za jejich čas; děkuji jim za jejich nápady.
Nebyli bychom nikde, nebýt spolupráce. Nenechte své minuty ze schůzky promarnit. Vraťte se k tomu, aby setkání byla důležitá.
FreeConference.com je původní poskytovatel bezplatných konferenčních hovorů, který vám dává svobodu volby, jak se připojit k vaší schůzce kdekoli a kdykoli bez závazků.
Vytvořte si ještě dnes bezplatný účet a využijte bezplatné telekonference, video bez stahování, sdílení obrazovky, webové konference a další.
Vytvořte si účet na FreeConference.com a získejte přístup ke všemu, co potřebujete pro to, aby vaše firma nebo organizace mohla začít fungovat, jako je sdílení videa a obrazovky , plánování hovorů , automatické e-mailové pozvánky, připomenutí a další.
