Osobní setkání je tradičně nejúčinnějším a nejspolehlivějším způsobem svolávání, ale vzhledem k tomu, že pracovní síly rostou a táhnou se po celém světě, jsou konferenční hovory důležitější než kdy dříve. Pokud jste velká skupina nebo malá společnost střední velikosti, vaše jedinečné potřeby vyžadují jasnou a stručnou komunikaci.
Konferenční hovor si představte jako virtuální konferenční stůl, kde je k dispozici každý, kdo se může zúčastnit konverzace, bez ohledu na to, kde se nachází. Konferenční hovory usnadňují skupinovou spolupráci a jsou perfektní alternativou k osobnímu setkání, což vám ušetří čas na dojíždění, náklady na cestování a ubytování.
Ale jak máte dobrý konferenční hovor, který je stejně osobní, produktivní a kreativní, aniž byste tam fyzicky byli? V tomto příspěvku se budeme zabývat nejlepšími tipy pro bezproblémové telefonické schůzky, ať už se jedná o váš první konferenční hovor, nebo hledáte způsoby, jak vylepšit každý důležitý hovor odsud!
Jako každá osobní schůzka je dochvilnost očekávání. Ukázat se včas nebo dokonce jen kousek před plánovaným startem je v mnoha ohledech ohleduplné.
Nejprve vám to poskytne okamžik ke vstupu do zasedací místnosti a seznámení se s nastavením. Rozhlédněte se, abyste zjistili, kde je tlačítko pro ztlumení, a vyzkoušejte si další funkce, které by mohly být během hovoru užitečné. Podívejte se, kde se nacházejí funkce, které budete nejvíce využívat; „Start“, „Plán“ atd.
Pro-tip: Všimněte si pozastavené hudby při vstupu na schůzku? To znamená, že jste na správném místě, a je to promyšlená funkce, která návštěvníkům přicházejícím online naznačuje, že hovor brzy začne.
Za druhé, použijte těchto několik okamžiků ke kontrole mikrofonu a reproduktorů, abyste se ujistili, že po konferenčním hovoru nejsou žádné technické potíže. Tím se sníží narušení a nepříjemné chvíle strávené řešením problémů.
Za třetí, procvičte si malou etiketu „konferenčního hovoru“. Není nic otravnějšího než křupavý zvuk pytle čipů nebo zpětná vazba od hluku v pozadí. Připravte si náhlavní soupravu, plně nabitý notebook a další potřebné položky - minus hlučné občerstvení! Když strávíte několik okamžiků tím, že sebe a své okolí zorganizujete tak, abyste byli „připraveni na konferenční hovor“, budete připraveni zanechat dobrý první dojem nebo pokračovat v produktivním setkání.
Prezentujete během tohoto konferenčního hovoru? Hostování? Co-hosting? Jaký je účel této synchronizace?
Jakmile stanovíte svou roli, můžete plánovat dopředu a rozložit konferenční hovor tak, aby byl snadno stravitelný pro ostatní účastníky. Když znáte důvod, proč se všichni scházejí, můžete poskytnout dynamické setkání správným lidem bez prodlení nebo komplikací.
Zvažte, které soubory budete muset během konferenčního hovoru sdílet. Mějte je připravené na ploše, abyste je mohli přetáhnout do hovoru, nebo použijte funkci Sdílení obrazovky , abyste účastníkům ukázali přesně to, co vidíte na obrazovce.
Při předávání zprávy sdělte své myšlenky jasně a prezentujte svá zjištění nebo prezentaci na začátku, uprostřed a na konci. Někdy se rozpětí pozornosti krátí, takže když si procvičíte svou část schůzky předem, můžete svůj nápad vysvětlit a snadno se rozběhnout.
Ať už je vaše role jakákoli, i když jen jako pozorovatel, plánování dopředu, abyste porozuměli účelu hovoru a stanovení stáří s sebou, vám zajistí bezproblémové setkání pokaždé.
Někdy mohou konferenční hovory vést ke zdlouhavým konverzacím, zvláště pokud diskutujete o obsahu na vysoké úrovni, vyjadřujete názory, brainstormingujete kreativní cíle nebo předkládáte převratné nápady.
Chcete -li zajistit, aby všichni dodržovali plán, zvažte před schůzkou vytvoření volného itineráře. Pošlete to účastníkům den nebo dva dopředu, aby mohli přemýšlet o tom, co přijde. Díky tomu budou mít lepší představu o tom, co mohou očekávat, a mohou si před schůzkou připravit otázky nebo být připraveni na zpětnou vazbu.
Pro-tip: Vyzvěte účastníky, aby si zapsali všechny otázky, které vyvstanou, a na konci si vyhraďte část času na jejich zodpovězení. Pokud čas vyprší, jednoduše požádejte všechny, aby zahrnuli svou otázku do e -mailu, na který dostanete odpověď a odešlete jej později během dne. Nebo můžete pomocí funkce chatu na konferenční platformě sdílet dotazy a komentáře v reálném čase.
Abyste minimalizovali přechod do přesčasů, možná stojí za zvážení, zda by vaše konference měla obsahovat komponentu pro videokonference. To by mohlo fungovat dobře v situacích, kdy jsou vizuální podněty užitečné při rozhodování, jako při virtuálním rozhovoru.
Při příští schůzce zkuste záznam uložit a hned se podívejte později. Uvidíte, jak cenná je tato funkce.
Zachyťte vše, co se na schůzce stalo, pro ty, kteří se nemohou zúčastnit naplánovaného konferenčního hovoru. Je to perfektní způsob, jak projít hlavní body, získat jasnost, vybrat malé nugety moudrosti nebo zjistit, jak jste se dostali z bodu A do bodu B.
Když nahráváte konferenční hovor, můžete plně věnovat pozornost tomu, co se děje před vámi. Poznamenejte si něco z minulosti, když můžete být přítomni a plně poslouchat. Jakmile je synchronizace hotová, můžete ji sledovat a vybírat důležité části, které ovlivňují vás a vaši práci.
Další výhoda nahrávání; Získáte úplný obraz o tom, jak bylo rozhodnuto. Zachycením schůzky od začátku do konce máte k dispozici historii celého vývojového procesu. Žádný nápad ani komentář nezůstane stranou. Každý krok učiněného rozhodnutí, který vás dostal tam, kde jste, máte na dosah ruky, abyste si jej mohli prohlédnout a prodiskutovat.
A konečně, záznamy ze schůzek vedou akci k vytvoření odpovědnosti mezi účastníky. Když jsou projekty a dodatky alokovány ke konkrétnímu zdroji, záznam poskytuje podrobnosti a jasnost a lze jej považovat za slovní „mapu a akční plán“ pro provedení práce.
Při další synchronizaci, ať už se jedná o telefonickou schůzku nebo o video, si můžete být jisti tím, že víte, že z online schůzky dostanete stejně mnoho, jako byste osobně.
Neexistuje důvod, proč by váš rostoucí tým nemohl udržovat otevřenou komunikaci – kdekoli a kdykoli. Zůstaňte v kontaktu se všemi, od vašeho nejbližšího týmu přes nové zaměstnance až po potenciální klienty ve všech koutech světa, s bezplatnými nástroji pro konferenční hovory , které vám umožní zůstat ve spojení.
Nechte FreeConference.com poskytnout vašim rostoucím firmám to, co potřebují k dobré práci, udržení konkurenceschopnosti a snadné komunikaci. Díky bezplatným konferenčním hovorům a videohovorům můžete zůstat v obraze se svými zaměstnanci, ať už zde nebo v zahraničí, a to díky technologii, která poskytuje špičkový zvuk a vynikající kvalitu videa. Váš virtuální konferenční stůl se právě výrazně zvětšil!
Vytvořte si účet na FreeConference.com a získejte přístup ke všemu, co potřebujete pro to, aby vaše firma nebo organizace mohla začít fungovat, jako je sdílení videa a obrazovky , plánování hovorů , automatické e-mailové pozvánky, připomenutí a další.
