Jako populace jsme v poslední době provedli mnoho studií ve snaze zjistit, proč schůzky fungují - nebo ne.
Často jsme je označovali za neefektivní tradici; obvykle považováno za ztrátu času (pokud lidé skutečně nepřišli připraveni) a lze předpokládat, že jsme všichni přišli alespoň na jedno setkání nepřipraveni. Co tedy dává? Proč je tak těžké se o schůzky starat? Proč je jejich řízení tak obtížné? Proč je pořád máme??
Používání softwaru FreeConference znamená, že jste se rozhodli plně využít některé z předních světových technologií pro virtuální konference a že jste tak učinili na žádné další obchodní náklady. Při výběru služby Freemium však také víte, že některé společnosti nechávají mnoho být žádoucí.
Naštěstí pro vás cenově dostupná povaha upgradů softwaru FreeConference znamená, že nemusíte obětovat své celoživotní úspory za přístup ke kvalitě, prémiovým funkcím nebo užitečným upgradům.
Víme, že už pravděpodobně chcete ze svých schůzek odejít. Ne vždy jsou vedeny chytrým způsobem. Napadlo vás ale zkusit z nich dostat víc?
Je snadné se unavit, když určité studie uvádí, že schůzky zaberou přibližně třetinu vašeho času, ale některé schůzky jsou důležité – proto je pořád pořádáme.
Vzhledem k tomu, že pro spolupráci je nezbytná komunikace a žádný podnik se nevytváří sám, FreeConference vyvíjí některé působivé funkce, které se snaží zlepšit způsob, jakým komunikujeme s našimi kolegy a s našimi daty. Hlavní problémy, které jsme se zabývali řešením, jsou otázky času, jasnosti, kontinuity a odpovědnosti.
Pokud jste někdy museli sedět přes nekonečné setkání„Pravděpodobně jste měli čas vymyslet způsoby, jak byste to udělali jinak. Schůze, pokud jsou špatně naplánované, je obtížné zprostředkovat bez stručných programů; rozhodování je zmateno nesoustředěnou diskusí a nedostatkem informované účasti. Navrhování efektivní agendy je jedním ze způsobů, jak lze využít sílu silného týmu, protože poskytuje potřebnou strukturu i informativní obsah, aby bylo možné věci řádně provést.
Ať už je vaše schůzka každodenní, týdenní nebo čtvrtletní, nezbytnost silného časového harmonogramu je zásadní pro udržení efektivity, a to ve velkých i malých skupinách. Níže jsou uvedeny některé důležité faktory, které je třeba mít na paměti při navrhování programu schůzek. Zvažte následující:
Vybrali jste si téma, které zahrnuje tým, kterému se věnujete? Většina lidí chce diskutovat o věcech, které se jich přímo týkají. Diskuse o problémech, které se týkají různých oddělení, je dobré na schůzkách, na které byly zdroje přiděleny výhradně za účelem skupinové diskuse. Protože většina organizací využívá technologii a
smysl pro vzájemnou závislost kanceláře, interní oddělení často potřebují čas na schůzku, aby koordinovali a konsolidovali své úsilí.
Když vezmete v úvahu zapojení týmu do probíraných témat, umožní vám to také přizpůsobit agendu vašemu publiku a maximalizovat účast publika.
Při tvorbě agendy se zeptejte sami sebe, má to vliv na lidi, které oslovuji?
Používání hlášek jako věty s tematickými tématy může zanechat prostor profesionálů, kteří se motají: pokud oznámíte úspěšné uvedení nového produktu na pořad jednání v části „Dobré věci, které jsme nedávno udělali“, je pravděpodobné, že na této stránce budete jediní. Je neuvěřitelně obtížné zprostředkovat diskusi, pokud lidé nemají v předmětu jasno, natož aby se na něj dokázali efektivně připravit.
Použití prohlášení o otázce k vynesení bodů na schůzce je skvělý způsob, jak zajistit, aby diskuse skutečně vyřešila prezentovaný problém. Na příkladu našeho hypotetického úspěšného uvedení produktu na trh zvažte toto: Co se na tomto uvedení dobře osvědčilo? Jaké trhy jsme s tímto úspěchem otevřeli? Kde to odsud vezmeme?
Při vytváření námětů k jednání se zeptejte sami sebe, Jaké jsou odpovědi, které hledám? Jaká otázka nám nejlépe pomůže se tam dostat?
Lidé mohou být naštvaní, když si uvědomí, že žádost o jejich příspěvek nezaručuje, že budou mít v konečném rozhodovacím procesu nějaké slovo. Je důležité kategorizovat každou diskusi podle toho, co od svého publika hledáte. Uveďte pro skupinu, co od jejich odpovědí očekáváte. Přístup založený na otázkách vám pomůže získat od týmu užitečnější odpovědi, ale může také vést k frustraci, pokud jakýmkoli způsobem zavádíte, k čemu se tyto odpovědi používají.
Pokud se schůzka koná, abyste mohli shromáždit podněty pro větší rozhodnutí, dejte to najevo. Pokud potřebujete ozvučení nového nápadu, uveďte to v pořadu jednání. Pokud hledáte shodu do konce schůzky, zapište si ji a dejte jasně najevo, že konečným cílem diskuse je o něčem rozhodnout. Tímto způsobem se vyhnete tomu, abyste byli sledováni body sváru mezi členy vašeho týmu, kteří mohou mít představy o autoritě, které na tomto konkrétním setkání nemají váhu.
Při výčtu očekávání ohledně schůzek se zeptejte sami sebe, hledám vstup, informace nebo konečné rozhodnutí?
Tento problém je dvoubitový, protože včasnost vaší agendy může určit úroveň přípravy, kterou členové vašeho týmu dosáhnou. Čím dříve jim agendu předáte, tím dříve můžete očekávat, že zváží prvky jejích diskurzivních bodů a připraví se na to, že vám poskytnou své podněty, nebo shromáždí informace, aby se s vámi mohli informovaně rozhodnout. Je důležité dát svému týmu trochu pozornosti, když přijde na důležitá rozhodnutí nebo schůzky, které zahrnují přípravu, protože chcete maximalizovat čas se všemi zúčastněnými stranami a snažit se informovat lidi, zatímco ostatní, kteří se připravují sedět a čekat, je skvělý způsob, jak nechte svůj tým frustrovaný a nesouhlasný. 
Při uvolňování programu schůzky týmu se zeptejte sami sebe, Pokud bych tento program obdržel právě teď, byl bych sám na toto setkání připraven včas?
Udržet velkou skupinu lidí na tématu je obtížné. Udržet je podle plánu je téměř nemožné. Z tohoto důvodu je důležité zahrnout do návrhu pořadu jednání schůzku. Každá část sekce/otázky/tématu by měla být jasně nastíněna v časovém rámci. Tento časový rámec by měl vyhradit přiměřený čas na diskusi, revizi a závěr. To je důležité si před schůzkou nastínit: často se často stane, že uslyšíte, že některé problémy buď vyžadují více času ve správní radě, nebo je lze výrazně omezit.
Při vytváření časových úseků pro každou část svého programu schůzek se zeptejte sami sebe, Jak je náš čas nejlépe využit? Otevře jejich zpětná vazba dialog, který si zaslouží další diskusi? Jak dlouho bych chtěl tuto položku strávit?
Zpracování vaší agendy souvisí více s kroky zahrnutými v procesu všech bodů schůzky. Vyjmenovává úrovně diskuse, ve kterých se pokoušíte splnit daný úkol. Dohodnutí se na způsobech zpracování problémů zvýší efektivitu vašeho setkání. Pokud nevyčíslíte způsob, jakým by měl tým řešit každý problém, někteří členové mohou skončit roztržitě při definování problému, zatímco někteří mohou diskutovat o jeho relevanci pro ně: nikdo se nesoustředí na identifikaci nebo vyhodnocení jakýchkoli řešení .
Proces adresování položky by se měl objevit v písemné agendě, kterou budete poskytovat. Až během schůzky dosáhnete toho bodu, vysvětlete postup potřebný k dosažení dohody a hledejte uvedenou dohodu.
Při prvním určování tohoto procesu ve své agendě se zeptejte sami sebe, Jak chci vést tuto diskusi? Chci slyšet od jednotlivců nebo týmů? Chci jednomyslné hlasování, možnosti hlasování nebo diskusi o brainstormingu? Jak zjistím, že byl problém vyřešen? Jak podle mě vypadá ideální schůzka?
To může být nejdůležitější součástí každé agendy- pochopení, že jsou vždy v procesu změny. Žádná agenda není imunní vůči pošetilosti času, neočekávaným zpožděním, nemocným nebo neúspěchům. Z tohoto důvodu je důležité být přístupný ke změně. Priority agendy bezpochyby posunou na důležitosti, protože se blíží datum a věci se v reálném čase zpevňují. Jak postupují projekty, tým a tím i cíle agendy. Prvním bodem každé dobré agendy je „upravit a znovu upřednostnit dnešní agendu“. Tato položka rozvrhu je nejlepší způsob, jak zajistit, aby váš tým odpovídal tomu, o čem se diskutuje, proč, do jaké délky a s jakými očekáváními v den, kdy.
Při vytváření programu pro jakoukoli schůzku se zeptejte sami sebe, Je zde prostor pro diskusi? Jak mohu co nejlépe zvládnout to, co nemohu naplánovat? Jak udržím svoji diskusi soustředěnou?
Toto je důležitý bod, který musíte zařadit do svého programu. Vypovídá to o vašem vedení, abyste mohli pozastavit naléhavost schůzky a prodiskutovat prvky úspěchu se svým týmem. Je životně důležité, aby každý cítil, že jeho práce je ceněná, a to navzdory časové tísni, nezdarům, zádrhelům a výzvám. Je třeba se zabývat dobře odvedenou prací a využít několik okamžiků na schůzce, abyste pogratulovali svému týmu k tomu, co funguje dobře, je skvělý způsob, jak udržet morálku a podpořit podpůrné pracovní prostředí.
Toto je menší, ale stejně důležitá kategorie. Slouží to trochu jako připomínka vašemu týmu, že vždy je co zlepšovat. Ať už máte problémy s aktuálností, dynamikou interní kanceláře nebo jste prostě měli náročný týden na trhu, vždy se ujistěte, že si váš tým uvědomuje, co se od něj očekává. Umístění hrnku do myčky je malou, ale důležitou součástí péče o kancelářské prostředí, a jakkoli se to může zdát bezvýznamné, zmínit to jako součást schůzky posiluje důležitost důslednosti.
Ať už jste o fenoménu Parking Lot slyšeli nebo ne, určitě jste použili jeho základní koncepty. V zásadě funguje jako ozvučná tabule pro všechny nápady, které nelze v aktuálním prostředí setkání okamžitě řešit. Všechny nové projekty, nápady, dotazy a otázky mohou být „zaparkovány“ v partii a označeny jako body diskuse pro budoucí setkání. Znamená to také, že máte vždy úložnou jednotku plnou nápadů, ke kterým se budete vracet, pokud budete mít na konci schůzky pár minut navíc. Parkoviště je skvělý způsob, jak zůstat na místě, na trati a na záznamu.
Celkově je nejdůležitější, co si při navrhování agendy pamatovat, že vždy pracujete společně na dosažení společného cíle. Měli byste se snažit, aby vaše diskuse byla soudržná, inkluzivní, kreativní a produktivní. Je těžké dosáhnout všech známek, ale pokud na to máte místo na pořadu dne, možná se tam dostanete včas.
FreeConference.com původní bezplatný poskytovatel konferenčních hovorů, který vám dává svobodu volby, jak se připojit k vaší schůzce kdekoli a kdykoli bez závazků.
Vytvořte si bezplatný účet ještě dnes a zažijte bezplatné telekonference, video bez stahování, sdílení obrazovky, webové konference a další.
Je neděle odpoledne a skupina přátel se přihlásí k rutinně naplánované online webové schůzce. Setkávají se jednou týdně, aby si popovídali o životě; někdy o práci; dostanou se do hovoru, když chatují se známými tvářemi jen zřídka.
Tito přátelé šli každý svou cestou - jeden šel do financí, druhý do programování a pár šel do VC v naději, že najdou další velkou věc. Bylo nedělní odpoledne; byla to rutina online webové setkání; ale tentokrát se něco cítilo jinak. (více…)
