Proč mohou být schůzky neúčinné - a jak je opravit

Jako populace jsme v poslední době provedli mnoho studií ve snaze zjistit, proč schůzky fungují - nebo ne.

Často jsme je označovali za neefektivní tradici; obvykle považováno za ztrátu času (pokud lidé skutečně nepřišli připraveni) a lze předpokládat, že jsme všichni přišli alespoň na jedno setkání nepřipraveni. Co tedy dává? Proč je tak těžké se o schůzky starat? Proč je jejich řízení tak obtížné? Proč je pořád máme??

Co je za problém?

Problém neúčinných schůzek se většinou točí kolem představ o zasnoubení, příprava, komunikace, stručnost, a konkrétní vývoj.

Je těžké motivovat lidi, kteří se nestarají o to, o čem se diskutuje.

Je ještě obtížnější postupovat vpřed, když lidé nemají potřebné informace.

Když lidé nejsou na stejné stránce, je náročné pořádat konstruktivní diskuse.

Je téměř nemožné dostat se vpřed, když je ponořen do každodenních maličkostí, a je to tak jistě není snadné dosáhnout cílů, když projekty nelze dokončit včas.

Jak se tedy nejlépe pohneme vpřed?

Zapojení lidí

Většina lidí chce diskutovat o věcech, které se jich přímo týkají. Dobrou věcí, kterou je možné během schůzek vyvolat, je diskuse o problémech, které se týkají různých oddělení, protože zdroje byly přiděleny výhradně za účelem skupinových diskusí.

Udělejte si čas na zvážení, zda se tento problém týká týmu, který budete na schůzce řešit. Budou vděční za vaši touhu je zahrnout.

Přichází připraven

Je důležité, abyste svému týmu poskytli určité informace při rozhodování nebo schůzkách, které zahrnují přípravu, protože chcete maximalizovat čas se všemi zúčastněnými stranami. Snažit se informovat lidi, zatímco ostatní, kteří se připravovali, sedět a čekat, je skvělý způsob, jak nechat svůj tým frustrovaný a nesouladný.

Udělejte si čas na zvážení následujících věcí: Pokud jste obdrželi pozvání k účasti na této schůzce, měli byste potřebné informace k aktivní, informované a konstruktivní účasti?

Pochopení bodu

Lidé nemohou být nápomocní, pokud nevědí, co hledáte. Uveďte pro skupinu, co od jejich odpovědí očekáváte. Přístup založený na otázkách vám pomůže získat od týmu užitečnější odpovědi, ale pouze pokud ví, k čemu se jejich odpovědi používají.

Dejte vědět, jestli schůzku pořádáte, abyste mohli shromáždit podněty pro větší rozhodnutí. Pokud potřebujete ozvučení nového nápadu, uveďte to v pořadu jednání. Pokud hledáte shodu do konce schůzky, zapište si ji a dejte jasně najevo, že konečným cílem diskuse je o něčem rozhodnout.

Udělejte si čas a na začátku schůzky sepište svá očekávání, aby každý věděl, proč jste je shromáždili.

time management

Udržet velkou skupinu lidí na tématu je výzva, zatímco udržet je podle plánu je téměř nemožné. Z tohoto důvodu je důležité efektivně řídit čas na každé schůzce. To lze provést pomocí a dobře zpracovaná agenda.

Načrtněte každou sekci/otázku/část tématu v časovém rámci. Tento časový rámec by měl přidělit adequate množství času na diskusi, revizi a závěr. To je důležité nastínit před schůzkou: často často skončíte se zpětnou vazbou, že některé problémy buď vyžadují více času ve správní radě, nebo je lze výrazně omezit.

Udělejte si čas na zvážení, jak nejlépe strávit čas na této schůzce. Jak dlouho byste chtěli strávit každou položku diskuze? Zabere tato diskuse více času, že to stojí za to?

Dosažení cílů

Bez zapojení, přípravy, komunikace a řízení času jsou šance vašeho podnikání na rozkvětu mizivé. Vaše schůzky budou bloudit; frustrujete své zaměstnance; vaše projekty spadnou a zůstanou na parkovišti.

Je důležité stanovit si cíle a důsledně se o ně snažit. Jediným důvodem, proč se lidé scházejí, je konsolidovat své úsilí o dané téma s cílem něčeho dosáhnout. Nenechte historii bezvýrazných schůzek být důvodem, proč se nedostanete tam, kde byste chtěli být.

Udělejte si čas na stanovení cílů a často je opakujte.

Jak opravujeme schůzky?

Tady na Freeconference, když někdo nemůže uskutečnit schůzku, je to nouzová situace. Jsme na trhu produktivních schůzek a chceme, abyste maximalizovali svůj čas strávený spoluprací, ať už na dálku virtuální konference, nebo osobně u stolu v zasedací místnosti.

Ať už vaše poslední schůzka byla účinná, co dělat po jejím skončení, určuje, jak efektivní může být další schůzka. Naše rada zní:

Vytvořte si solidní program jednání.

Zapojte lidi.

Připravte své zaměstnance.

Sdělte své zájmy.

Stanovte si cíle a zvyšte je.

Respektujte jejich čas.

A nezapomeňte, že malá vděčnost vám pomůže. Poděkujte jim za angažovanost; poděkovat jim za jejich čas; děkuji jim za jejich nápady.

Nebyli bychom nikde, nebýt spolupráce. Nenechte své minuty ze schůzky promarnit. Vraťte se k tomu, aby setkání byla důležitá.

FreeConference.com původní bezplatný poskytovatel konferenčních hovorů, který vám dává svobodu volby, jak se připojit k vaší schůzce kdekoli a kdykoli bez závazků.

Vytvořte si bezplatný účet ještě dnes a zažijte bezplatné telekonference, video bez stahování, sdílení obrazovky, webové konference a další.

[Ninja_form id = 7]