V životě jsou 3 věci, které jsou nevyhnutelné: smrt, daně a setkání ...
Dobře ... možná je to trochu přehnané, ale pokud jste někdy pracovali, je pravděpodobné, že jste byli na schůzce. Zatímco procento produktivních schůzek se může pohybovat kdekoli mezi 33 až 70%, všichni můžeme souhlasit, že bychom raději byli in produktivní schůzky než neproduktivní. Velkým faktorem produktivních setkání je Setkání rolí, které zaměřují povinnosti setkání se členy na zajištění efektivního sezení – něco jako pozice ve sportovním týmu nebo různých kuchařích v kuchyni. Zde jsou 4 hlavní role schůzky, které by měly být přiřazeny každé schůzce.
"Nejen, že budu součástí schůzky, ale budu tam i já!"
Nejdůležitější pozice na schůzce má 3 různé povinnosti: Před konferencí by plánovali a koordinovali program, místo, vybavení a účastníky, vyřizovali všechny neštěstí, rezervace a neočekávané mimořádné události.
Během konference by měli nasměrovat diskuse tak, aby následovaly předem distribuovanou a odsouhlasenou agendu. Je na vedoucím, aby stanovil role pro schůzky a zajistil rovné příležitosti pro všechny účastníky, vytvořil prostředí, ve kterém se všichni účastníci budou cítit příjemně, když budou přispívat na všechny workshopy, stejně jako na brainstorming a diskuse. Vedoucí má také na starosti veškeré vybavení, jako je PowerPoints, Sdílení obrazovkynebo jiný vizuál.
Po schůzce by vedoucí měl efektivně sdělit, jaké jsou závěry a další kroky, a přidělit odpovědnost všem členům týmu, aby nedošlo k záměně a neefektivnosti.
Tato role setkání zaznamenává klíčové body které jsou vyrobeny během schůzky. Byly by obzvláště účinné, kdyby vymyslet program spolu s vedoucím, aby byli s agendou nejen obeznámeni, ale také ji mohli v případě potřeby přidat. Zapisovatel také distribuuje agendu před konferencí a poznámky a závěry distribuuje poté.
Tato role setkání pomáhá vedoucímu s časem stráveným nad každým bodem programu. Časoměřič musí jasně rozumět agendě vést konverzaci na schůzku nenápadně sledovat přidělené časové intervaly. Také by všem účastníkům schůzky připomněli, že na aktuálním bodu programu zbývá 5–10 minut, aby měli účastníci lepší přehled o řízení času.
Nikdo nechce být civilní, když hraje mafii, ale účastnická role hraje velkou roli v úspěchu setkání. Hlavní povinností účastníků je přispívat do diskusí, ať už jde o body programu, brainstorming nebo plánování. Účastníci jsou rozšířením vůdce v mnoha ohledech; měli by co nejvíce přispívat k bodům programu, vytvářet příjemné prostředí pro ostatní, aby mohli sdílet své nápady, a sledovat přidělený čas, aby schůzka mohla rychle skončit. Pokud vedoucí přišel po schůzce s krátkým definováním rolí pro účastníky, požádejte o vyjasnění, aby nedošlo k záměně.
Pro zvýšení efektivity pravidelných schůzek doporučuji střídat role mezi různými členy týmu. Jakmile má každý účastník obecný smysl a zkušenosti s každou z rolí, bude inspirovat nové nápady na setkání, perspektivy a účast!
Vytvořte si svůj účet FreeConference.com a získejte přístup ke všemu, co vaše firma nebo organizace potřebuje, aby se mohla prosadit, jako je video a Sdílení obrazovky, Zavolejte plánování, Automatické e -mailové pozvánky, upomínky, A další.
