Pravidelné schůzky nebo konferenční hovory jsou důležité pro budování vztahů a dosažení společných cílů. To znamená, že nikdo nemá rád, když se nechá vtáhnout do schůzek, které se táhnou a pokračují, ale málo se toho dosahuje. Pořádání takovýchto schůzek může nejen ztrácet čas a omezovat produktivitu, ale příliš mnoho těchto typů hovorů může způsobit, že pozvaní nebudou brát vaše plánovaná setkání vážně. V dnešním blogu si projdeme několik tipů, jak vést konferenční hovor, který je produktivnější a méně časově náročný.
Ať už se snažíte schůzky zkrátit, nebo se jen chcete ujistit, že během konference budou řešeny všechny vaše položky agendy, malá příprava spolu s bezplatným softwarem pro konferenční hovory vám pomohou udržet schůzky na dané téma a včas.
Proč místo schůzky rozeslat hromadný e -mail nebo zprávu ze skupinového chatu?
Jistě, e -maily, rychlé zprávy a textové zprávy jsou snadné - nevyžadují žádné plánování a lidé na ně mohou reagovat, když se jim to hodí. Některé situace však vyžadují více živé interakce
(žádná slovní hříčka není určena). Telefon a videokonferenční hovory nejenže pomáhá budovat osobní spojení mezi vzdálenými účastníky, ale může být také efektivnější, pokud jde o usnadnění diskusí v reálném čase. Další nejlepší věc k osobnímu setkání, dobře spravovaný telefon nebo videokonference, umožňuje říci mnohem více za mnohem kratší dobu.
Koneckonců, kdo si chce přečíst vlákno e-mailů po celé stránce?
Klíč k vedení úspěšného konferenčního hovoru začíná přípravou - vědět, jak konferenční hovor správně zahájit, vám usnadní ovládání a správu, jakmile začne. Přestože je nastavení konferenčního hovoru nebo videokonference velmi snadné, je vždy dobré se předem seznámit se základy, jako je definování jasného účelu vaší konference, znalost toho, jak získat číslo konferenčního hovoru a jak vytočit konferenční hovor.
Jedním z nejdůležitějších kroků pro přípravu úspěšného konferenčního hovoru je sestavení programu. Zatímco jasný program nemusí nutně diktovat každou minutu diskuse během vašeho hovoru, měl by být dostatečně podrobný, aby sloužil jako vodítko pro to, co plánujete řešit. Pokud například plánujete uspořádat konferenční hovor na hodinu, můžete si vyhradit 15 minut na prodiskutování čtyř různých témat. Doba přidělení každého bodu programu se samozřejmě bude lišit v závislosti na počtu bodů k projednání a počtu účastníků, které očekáváte. Použití dostupného bezplatného softwaru pro konference je skvělý způsob, jak sledovat čas, protože mnoho takových služeb obsahuje online rozhraní s hodinami nebo časovačem, které se spustí na začátku vašeho hovoru.
Díky různým řešením konferencí zdarma nikdy nebylo snazší získat vyhrazenou konferenční linku. Po vytvoření bezplatného účtu vám většina služeb přidělí telefonní číslo konference a jedinečný přístupový kód, pomocí kterého můžete kdykoli zavolat na konferenční linku. Mnoho také nabízí prémiové bezplatné a také mezinárodní vytáčená čísla.
Tady přichází ta složitá část ... jen si dělám srandu! Chcete-li zavolat na konferenci, účastníci jednoduše vytočí uvedené telefonní číslo a po vyzvání zadají přístupový kód přiřazený konferenční lince. Protože přístupový kód každé konferenční linky je jedinečný, přístupový kód, který účastníci zadají, určí, kdo se k vašemu hovoru dostane (nebo nedostane)!
Zajistit hladký průběh konferenčního hovoru je stejně snadné jako zaškrtnutí políček. The Kontrolní seznam schůzky FreeConference je vaším průvodcem při plánování a pořádání úspěšných telefonních konferencí a webových schůzek.
Ať už pořádáte schůzku osobně, po telefonu nebo prostřednictvím videokonference, mnohé z nich splnění požadavků vedení stále platí - například stanovení definované agendy, pozvání všech příslušných lidí a omezení tangenciálních rozhovorů na minimum. Jednou výhodou telefonních a webových konferencí oproti osobním schůzkám je však úroveň kontroly, kterou moderátor konference poskytuje. Vědět, jak efektivně vést konferenční hovor, znamená vědět, jak tyto ovládací prvky využívat.
Ovládací prvky moderátora konference umožňují vedoucímu schůzky určit, kdo může a nemůže být během konferenčního hovoru slyšen. Kromě měnitelného nastavení konferencí umožňuje většina bezplatných softwarových služeb pro konferenční hovory moderátorům ovládat jejich konference pomocí příkazů klávesnice telefonu a ovládacích prvků online na palubní desce. Funkce online řídicího panelu, jako například aktivní reproduktor, umožňují moderátorům sledovat, kdo během hovoru mluví a účastní se. Umožněním moderátorům umlčet (potenciálně) rušivé účastníky je snazší udržovat schůzky na správné cestě a omezovat tangenciální konverzace.
I když se může zdát, že pořádání konference je zastrašující, uskutečnění úspěšného hovoru je díky správným nástrojům a malému know-how velmi snadné. Pokud máte nějaké dotazy nebo obavy, můžete vždy navštívit Stránka podpory FreeConference kontaktovat odborníka na konference!
Průkopníci bezplatné technologie konferenčních hovorů, FreeConference.com a její tým odborníků, jsou tu, aby vám pomohli zvládnout umění úspěšného konferenčního hovoru. Pouhými několika kliknutími myší můžete být na cestě k pořádání vlastních konferenčních hovorů a online schůzek. Registrujte se ještě dnes!
Vytvořte si svůj účet FreeConference.com a získejte přístup ke všemu, co vaše firma nebo organizace potřebuje, aby se mohla prosadit, jako je video a Sdílení obrazovky, Zavolejte plánování, Automatické e -mailové pozvánky, upomínky, A další.
