Noi, cum'è populazione, avemu intrapresu assai studii ultimamente, in i sforzi per scopre perchè e riunioni funzionanu - o micca.

Spessu, li avemu marcatu cum'è una tradizione inefficiente; di solitu vistu cum'è una perdita di tempu (a menu chì a ghjente sia venuta in realtà preparata) è hè sicuru di suppone chì simu tutti ghjunti à almenu una riunione senza preparazione. Allora chì dà? Perchè e riunioni sò cusì difficiule da curà? Perchè sò cusì difficiuli à gestisce? Perchè continuemu à avè li?

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Aduprà u software FreeConference significa chì avete sceltu di prufittà pienu di alcune di e tecnulugia di cunferenza virtuale di punta in u mondu, è chì l'avete fattu in senza costi di attività addiziunali. Tuttavia, scegliendu un serviziu Freemium, sapete ancu chì alcune imprese lascianu assai à desiderà.

Fortunatamente per voi, a natura accessibile di l'upgrade di software FreeConference significa chì ùn avete micca da sacrificà l'economie di a vostra vita per accede à qualità, funzioni premium, o aggiornamenti utili.

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Sapemu chì probabilmente vulete digià esce da e vostre riunioni. Ùn sò micca sempre gestiti in modu intelligente. Ma avete pensatu à pruvà à ottene più da elli?

Hè faciule d'esse stancu quandu certi studii cite chì e riunioni occupanu circa un terzu di u vostru tempu, ma alcune riunioni sò impurtanti - hè per quessa ch'elli cuntinuemu.

Interazzioni di dati-Driven

Siccomu a cummunione hè essenziale per a cullaburazione, è nisuna impresa hè custruita solu, FreeConference hà sviluppatu alcune funzioni impressiunanti chì cercanu di migliurà a manera di interagisce cù i nostri culleghi è cù i nostri dati. I prublemi principali chì avemu cercatu di affruntà sò prublemi di tempu, clarità, continuità è accountability.

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Se avete mai avutu à pusà per un riunione interminabile, avete probabilmente avutu u tempu di vene cun modi chì l'avete fattu in modu diversu. E riunioni, se mal pianificate, sò difficiule da mediare senza agende concisi; a presa di decisioni diventa imbulighjata da discussione sfocata è mancanza di participazione informata. U cuncepimentu di un agenda efficace hè unu di i modi in cui si pò sfruttà u putere di una squadra forte, postu chì furnisce à tempu a struttura necessaria è u cuntenutu informativu per uttene e cose accadute currettamente.

Sia chì a vostra riunione sia cutidiana, settimanale o trimestrale, a necessità di una cronologia forte hè essenziale per mantene l'efficienza, in gruppi sia grandi sia chjuchi. Elencati quì sottu sò alcuni fattori impurtanti da tene à mente quandu cuncepite l'agenda per e vostre riunioni. Cunsiderate e seguenti:

L'impegnu di a vostra squadra cù l'agenda

Avete selezziunatu un sughjettu chì implica a squadra chì state indirizzendu? A maiò parte di a ghjente vole discute cose chì li toccanu direttamente. A discussione intornu à e questioni chì coinvolgenu diversi dipartimenti sò cose belle da arricà durante e riunioni, per e quali e risorse sò state attribuite per u solu scopu di discussioni di gruppu. Cume a maiò parte di l'organizazioni sò alimentate per mezu di a sensu di interdipendenza di l'uffiziu, i dipartimenti interni anu spessu bisognu di tempu di riunione per coordinà è cunsulidà i so sforzi.

Cunsidendu l'impegnu di a squadra cù ciò chì si discute permette ancu di adattà a vostra agenda à u vostru audience, è maximizà a participazione di u publicu.

Quandu fate a vostra agenda, dumandatevi, affetta questu à e persone chì mi indirizzu?

A Chjarità di u Vostru Agenda

Aduprà buzzwords cum'è frasi tematiche bulletpoint ponu lascià una stanza di prufessiunali in furia: se annunziate u successu lanciu di u novu pruduttu à l'agenda sottu "Good Stuff We Did Recently", hè prubabile chì sarete l'unicu in quella pagina. Hè incredibilmente difficiule di mediare una discussione se a ghjente ùn hè micca chjara nantu à u sughjettu, nè menu in gradu di preparallu in modu efficace.

Aduprà e dichjarazioni di quistione per suscità punti in una riunione hè un ottimu modu per assicurassi chì a discussione risolva effettivamente u prublema presentatu. Usendu u nostru ipoteticu successu di lanciu di produttu cum'è esempiu, cunsiderate questu: Chì hà travagliatu bè per quellu lanciu? Chì mercati avemu apertu cù stu successu? Da induve a pigliemu da quì?

Quandu fate e linee di sughjettu per e riunioni, dumandatevi, Chì sò e risposte chì cercu? Chì dumanda ci aiuta megliu à ghjunghje ci?

U Scopu di a vostra Agenda

A ghjente pò arrabbiarsi quandu si rende contu chì dumandà u so input ùn garantisce micca chì averanu qualchì parolla in u prucessu di decisione finale. Hè impurtante categurizà ogni discussione secondu ciò chì cercate da u vostru audience. Delineate per u gruppu ciò chì aspettate da e so risposte. L'approcciu basatu nantu à e dumande vi aiuta à suscità risposte più utili da a vostra squadra, ma pò ancu purtà à frustrazione se site ingannevule in qualunque modu per ciò chì per quale queste risposte sò aduprate.

Se a riunione hè tenuta in modo da pudè riunisce input per una decisione più larga, fate sapè. Se avete bisognu di un sounding board per una nova idea, state chì in l'agenda. Se cercate un cunsensu à a fine di a riunione, scrivite ciò è fate assai chjaru chì u scopu finale di a discussione hè di decide di qualcosa. In questu modu, evitate di esse sviati da punti di disputa trà i membri di a vostra squadra chì ponu avè nuzione d'auturità chì ùn tenenu micca pesu in questa riunione particulare.

Quandu elencate e aspettative per e riunioni, dumandatevi, Cercu input, informazioni, o una decisione finale? 

A Puntualità di u Vostru Agenda

Questu numeru hè un sforzu di dui bit, cume a puntualità di u vostru agenda pò determinà u livellu di preparazione chì i vostri membri di a squadra uttenenu. Più prestu li ghjunghjite l'agenda, più prestu vi puderete aspettà chì cunsideranu elementi di i so punti discursivi è si preparanu à dà vi u so input, o raccoglie informazioni per piglià una decisione informata cun voi. Hè impurtante di dà à a vostra squadra qualchì capu quandu vene à decisioni impurtanti o riunioni chì implicanu una preparazione, cumu vulete maximizà u tempu cù tutte e parti implicate, è circà di informà a ghjente mentre chì altri chì anu preparatu sedenu è aspettanu hè un ottimu modu per lasciate a vostra squadra frustrata è scongruente. 

Quandu liberate l'agenda di a riunione à a squadra, dumandatevi, Se aghju ricevutu st'agenda avà, saraghju, eiu stessu, prontu per quella riunione à tempu?

Gestione di u tempu in a Vostra Agenda

Mantene un grande gruppu di persone nantu à u tema hè difficiule. Mantene li nantu à u calendariu hè quasi impussibile. Per questa ragione, hè vitale includere una componente di tempu per a cuncezzione di u vostru agenda di riunione. Ogni sezione / domanda / tema deve esse chiaramente delineata in un quadru di tempu. Stu marcu di tempu deve assignà una quantità adatta di tempu per discussione, revisione è conclusione. Questu hè impurtante per esse spiegatu prima di a riunione: spessu volte, finiscerete per sente di ritornu chì certi prublemi o necessitanu più tempu nantu à u bordu, o ponu esse tagliati significativamente.

Quandu fate spazii di tempu per ogni sezione di u vostru agenda di riunione, dumandatevi, Cumu hè u nostru tempu u megliu adupratu? Seranu i so feedback aperti un dialogu chì meriteghja di più discussione? Quantu tempu mi piacerebbe spende per questu articulu?

Elaborazione di l'Obbiettivi di u Vostru Agenda

L'elaborazione di u vostru agenda hà più da fà cù e tappe implicate in u prucessu di tutti i punti in a riunione. Enumera i livelli di discussione in tuttu chì pruvate à compie u compitu in manu. L'accordu nantu à i modi in cui i prublemi seranu trattati aumenta l'efficacità di a vostra riunione. Se ùn enumerate micca u modu chì vulete chì a squadra affruntassi ogni prublema, alcuni membri ponu finisce distratti per definisce u prublema, mentre chì alcuni ponu discutere a so rilevanza per elli: nimu finisce per identificà o valutà alcuna soluzione .

U prucessu per affruntà un articulu duveria figurà nantu à l'agenda scritta chì furnite. Quandu ghjunghjite à quellu articulu durante a riunione, spiegate u prucessu necessariu per ghjunghje à un accordu, è cercate questu accordu.

Quandu determinate per primu stu prucessu in a vostra agenda, dumandatevi, Cumu vogliu guidà sta discussione? Vogliu sente da individui o squadre? Vogliu votu unanimu, opzioni di votazione, o una discussione di brainstorming? Cumu determinu quandu un prublema hè statu risoltu? Chì mi pare a riunione ideale?

Modificà u vostru Agenda

Questa pò esse a parte più cruciale di fà qualsiasi agenda- capisce chì sò sempre in un prucessu di cambiamentu. Nisuna agenda hè immune à a follia di u tempu, ritardi inaspettati, ghjorni malati, o contrattempi. Per questa ragione, hè impurtante esse suscettibile à cambià. E priorità di l'agenda cambieranu senza dubbitu in impurtanza quandu a data s'avvicina è e cose si solidificanu in tempu reale. À misura chì i prugetti avanzanu, a squadra face cusì, cusì facenu i scopi di l'agenda. U primu puntu in ogni bonu agenda hè "per mudificà è ripristinà l'agenda d'oghje". Questu articulu di pianificazione hè u megliu modu per assicurà chì a vostra squadra sia in cunfurmità cù ciò chì si discute, perchè, à chì lunghezze, è cù chì aspettative u ghjornu di.

Quandu create un agenda per ogni riunione, dumandatevi, Ci hè spaziu per discussione quì? Cumu possu gestisce megliu ciò chì ùn possu micca pianificà? Cumu mantene a mo discussione centrata?

Suggerimenti d'agenda addiziunali

Ciò chì travaglia bè

Questu hè un elementu impurtante da includere in u vostru agenda. Parla assai di a vostra dirigenza per pudè suspende l'urgenza di una riunione per discutere elementi di successu cù a vostra squadra. Hè vitale chì tutti sentenu chì u so travagliu sia apprezzatu, malgradu e limitazioni di tempu, i contrattempi, i fastidi è e sfide. Un travagliu ben fattu deve esse affrontatu, è aduprà uni pochi di mumenti in a vostra riunione per felicità a vostra squadra per ciò chì hà travagliatu bè hè un ottimu modu per mantene u morale è favurisce un ambiente di travagliu di sustegnu.

Cose da Migliurà

Questa hè una categuria minore, ma altrettantu impurtante. Serve cum'è un pocu di ricordu à a vostra squadra chì ci hè sempre spaziu per migliurà. Sì avete sperimentatu prublemi cù tempestività, dinamiche di l'uffiziu internu, o simpricimenti avete avutu una settimana difficiule in u mercatu, assicuratevi chì a vostra squadra sia cuscente di ciò chì si aspetta da elli, in ogni momentu. Mettite a vostra tazza di caffè in a lavapiatti hè una piccula ma impurtante parte di a cura di un ambiente di l'uffiziu, è quantunque ùn pò cunsequenza, menzionendu cum'è parte di a vostra riunione rinforza l'impurtanza di a cunsistenza.

Idee di Parcheghju

Ch'ella siate intese o micca parlà di u fenomenu di u Parcheghju, avete definitivamente adupratu i so cuncetti fundamentali. Funziona essenzialmente cum'è un sounding board per tutte l'idee chì ùn ponu micca esse immediatamente affrontate in l'ambiente attuale di riunione. Tutti i novi prughjetti, idee, dumande è dumande ponu esse "parcheggiate" in u lottu, è cunsiderate cum'è punti di discussione per riunioni future. Significa ancu chì avete sempre una unità di archiviazione piena d'idee nantu à a quale tornà, se avete qualchì minutu in più à a fine di una riunione. U Parcheghju hè un ottimu modu per stà in opera, in traccia, è in u record.

In generale, a cosa più impurtante da ricurdà di cuncepisce un agenda hè chì state sempre travagliendu inseme versu un scopu cumunu. Duvete avè u scopu di fà a vostra discussione coesiva, inclusiva, creativa è produttiva. Hè difficiule di colpisce tutte e marche, ma se avete un slot per questu nantu à l'agenda, puderete ghjustu ghjunghje in tempu.

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Hè dumenica dopu meziornu, è un gruppu di amichi si cunnettanu à a so riunione web in linea pianificata di routine. Si riuniscenu una volta à a settimana per chjachjarà nantu à a vita; qualchì volta nantu à u travagliu; si parlanu quandu si chjachjaranu cù visi cunnisciuti raramente vistu.

Questi amichi avianu andatu i so modi separati - unu hè andatu in finanza, un altru in prugrammazione, è uni pochi sò andati in VC, sperendu di truvà a prossima grande cosa. Era dumenica dopu meziornu; era una rutina riunione web in linea; ma sta volta, qualcosa si sintia diversu. (più ...)