Quines són les cinc etapes de la gestió de projectes?

Per tirar endavant un projecte es requereix un sistema de processos i individus amb talent per dur a terme la feina. En termes bàsics, no és una simple gesta.

Confiar en Videoconferència Col·laborar amb diversos equips i persones requereix una organització i implementació eficient de la gestió de projectes en diverses oficines, departaments i cadenes de comandament. La cohesió, la comunicació i la centralització són factors clau. Amb qualsevol persona que tingueu en compte, ja sigui part interessada, client o empleat, hi ha moltes parts mòbils que cal tenir en compte des de la concepció fins al lliurament.

Qualsevol projecte requereix un coneixement exhaustiu sobre el cicle de vida del projecte. Saber com funciona cada fase proporciona informació valuosa sobre com abordar-la. Però, com funciona la videoconferència per potenciar el vostre procés? Vegem el marc de les cinc etapes de la gestió de projectes.

És responsabilitat del gerent de projecte conèixer, planificar i construir el "tret" del projecte tenint una comprensió completa dels cinc passos de gestió del projecte. Això funciona per proporcionar un pla clar i concís sobre com la idea passarà de l’abstracte al concret. Desenvolupat per l'Institut de Gestió de Projectes (PMI), les cinc fases per a la realització de qualsevol projecte són les següents:

1. Iniciació
La primera de la fase del cicle de vida, la iniciació requereix una reunió inicial que es produeixi en el client i en els inversors. Aquí es discuteixen els objectius, els objectius, els dubtes, les inquietuds i els pensaments i idees inicials. Quan els responsables de la presa de decisions no es troben en un sol lloc, podeu confiar en configurar una reunió en línia per fer un xat de vídeo o una conferència telefònica per debatre els següents punts de conversa:

• Qui són els inversors i els grups d'interès?
• Quina és la visió i la missió empresarial?
• Quina és la cronologia estimada?
• Quins són alguns dels riscos que comporta?
• Quin pressupost i recursos disponibles?

2. Planificació
Un cop establerts i acordats els objectius, es pot entendre millor una idea més clara del resultat final. Treballar cap enrere per visualitzar i formular un conjunt de plans a seguir per tothom guia l’equip des de la fase d’inici fins a la finalització.

Realitzeu reunions en línia per:

• Reuneix equips
• Transmet els detalls essencials
• Establir objectius i objectius del projecte

La fase de planificació és fonamental per perforar els 5 components següents:

• Dissenyar una estructura de projecte
• Creació de documents de flux de treball
• Estimació de pressupostos entre departaments
• Recollida, assignació i designació de recursos
• Avaluació del risc

3. Execució
Els líders d'equips i els gestors de projectes es posen en marxa per crear lliuraments, ser el mitjà intermedi per als clients, realitzar tasques, implementar processos i molt més. La comunicació directa entre totes les parts del projecte és necessària i vital per a l’èxit de donar vida a la idea.

Essencial per a la fase d'execució:

• Reunions freqüents
  Mantenir-se al capdavant dels equips amb reunions en línia programades ajuda a mantenir el projecte breu i en bon camí. La comunicació oportuna i cristal·lina mitjançant videoconferència o trucades de conferència garanteix menys punts cecs, un millor treball en equip i un moviment accelerat dels elements a la canonada.
• Transparència
  Eviteu possibles blocs quan es tracta d’obstacles fàcilment prevenibles, com ara programar, contractar, convidar participants a reunions i establir qui és el responsable de la tasca mitjançant la integració d’altres eines digitals com Slack, Outlook i Google Calendar a la vostra plataforma de videoconferència.
• Gestió de conflictes
  És probable que es produeixin problemes. Mitigeu els esdeveniments convidant els que formen part dels equips de "primera línia" a parlar i expressar preocupacions, colls d'ampolla o qualsevol cosa que pugui suposar una debilitat a la cadena.
• Informes de progrés
  Actualitzacions periòdiques compartides durant un reunió standup, sessió de conversa o xat de vídeo funciona per mantenir-se per davant de la corba i identificar els problemes abans que es produeixin.

4. Seguiment i control
Si no el podeu mesurar, no el podeu gestionar. Aquesta fase requereix una comprovació per assegurar-se que tot s’alinea amb el que s’havia acordat anteriorment. Quins són els indicadors clau de rendiment? Què cal implementar per complir els terminis i els paràmetres financers?

Mantingueu reunions en línia amb jugadors clau per obtenir punts de control rutinaris, revisions i informes de rendiment. Podeu fer control remot presentacions mitjançant videoconferència que inclou fluxos de treball, documents i fitxers importants, i tot el que calgui compartir i difondre.

5. Tancament
Tancar el projecte és tan important com començar-lo. També es coneix com la fase de "seguiment", és en aquest moment quan el projecte finalitzat està llest per publicar-se al públic. El focus principal aquí és el llançament i el lliurament del producte.

És fonamental per a un gerent de projecte avaluar la vida útil del projecte de principi a fi mitjançant:

1. Investigar el rendiment del projecte
   Va aconseguir cada equip els seus gols i marcadors? El projecte es va dur a terme dins dels terminis i pressupostos? El projecte va solucionar un problema? Resolent aquestes preguntes i més ajuda per avaluar si el projecte va tenir èxit o no.
2. Mirant el rendiment de l’equip
   El rendiment dels membres de l'equip es pot aprofundir individualment per avaluar l'èxit dins del grup. Els controls de qualitat, els KPI i les reunions en línia funcionen per proporcionar una visió més clara del rendiment.
3. Avaluació i documentació del tancament del projecte
   Una presentació completa que recopila documents de suport que mostren el creixement del projecte des de la concepció fins al lliurament, garanteix una correcta finalització per als clients i les parts interessades.
4. Sol·licitud de ressenyes
   Una avaluació final del projecte proporciona una visió més detallada dels punts forts i els punts febles, des del principi fins al final. Cerqueu informació i apreneu lliçons per a la propera vegada.
5. Superar el pressupost
   Ser capaç d’identificar la pèrdua de pressupost i els recursos intactes proporciona una millor comprensió de l’èxit (o fracàs) i ajuda a gestionar el malbaratament.

Alguns punts de discussió de reunions en línia inclouen:

• Quins eren els menjars per emportar del projecte?
• Quines són les oportunitats de creixement? Millora
• Quins van ser alguns dels punts forts i febles del procés?

Deixeu que FreeConference.com proporcioni a la vostra empresa el clar i eficaç Plataforma de videoconferència de gestió de projectes necessaris per crear cohesió i centralització de tots els aspectes de la gestió de projectes. Amb una àmplia oferta de funcions, integracions fàcils i capacitats de vídeo i àudio d'alta qualitat, podeu esperar que el vostre projecte es comuniqui i col·labori a fons.