Les reunions de personal assegudes a l’antiga són difícils d’organitzar, costen el temps del personal i creen debilitants colls d’ampolla d’informació. Les reunions setmanals d’assentament són com esclops a les artèries d’una organització. Per sort, hi ha una alternativa sana i baixa en calories. Una nova eina de comunicació d’oficina anomenada Slack permet a les persones de les organitzacions compartir informació sense esforç amb diversos equips, i la tecnologia gratuïta de conferència permet a aquests equips reunir-se de manera ràpida i utilitzar la informació per prendre decisions ràpides. La integració fluixa amb les trucades de conferència és la manera més senzilla de fer que una organització se senti bé i tingui un millor rendiment.

Mantenir organitzats els equips

Slack s'organitza en una petita "sala de xat" a l'escriptori, amb totes les persones amb qui us comuniqueu organitzades en equips. Un equip pot ser només vosaltres i el vostre supervisor, de manera que pugueu tenir una discussió privada sobre si podeu sortir el divendres que ve perquè els Blue Jays van fer els play-offs. El vostre equip principal pot ser un departament, com ara vendes.

On Slack realment brilla és en la reunió sense esforç d’equips de projectes que inclouen persones seleccionades en diferents departaments o aquelles “persones sense llar” de les organitzacions: els creatius.

Sempre en contacte

A primera vista, Slack pot semblar "més correu electrònic", però Slack filtra el món exterior i transmet la comunicació intra-oficina per equips. Funciona com a petites finestres de missatges de text, mantenint la comunicació meravellosament curta i té un lloc per adjuntar enllaços a documents i vídeos per a una distribució convenient, especialment en forma d'esborrany per a col·laboració i noves idees per inspirar-se.

Per descomptat, podeu activar o desactivar les notificacions per equip o persona i emetre notificacions als telèfons mòbils, cosa que permet al vostre cap trobar-vos ràpidament sense tenir el vostre número de cel·la personal per enviar missatges de text.

Ara teniu una petita finestra útil per vigilar de què parlen els vostres equips, que podeu mirar sempre que tingueu temps o ignorar quan esteu ocupats.

Trencament de colls d'ampolla d'informació

Preguntes com ara "Quant ens queda de pressupost per a XYZ" pot ser respost ràpidament per la persona que ho sap i modificades per un tercer com "Heads up" Acabo de gastar 500 dòlars ahir que la comptabilitat encara no ha vist. "

Slack elimina la fricció i "arrossegament" en què la gent es ralenteix en els seus llocs de treball perquè necessita una informació crucial que no obtindrà fins a una reunió setmanal del personal o qualsevol altre coll d'ampolla de la informació passada de moda.

Però hi ha una cosa que Slack no fa.

Glacejat al pastís: integració fluixa amb trucades de conferència

De vegades, apareix una situació en què tot el grup necessita ajuntar el cap i prendre una decisió. Amb un equip de dos, ho faria només cal agafar el telèfon. "Cap, necessito comprar les entrades ara mateix: puc tenir el dia lliure per anar al partit dels Jays o estaré malalt aquell dia?"

Però, què cal fer quan necessiteu el cervell de 12 persones repartides en 5 departaments? L’espera de la propera reunió d’assentament mata l’eficiència, però prendre una decisió sobre la marxa sense la ment del grup pot ser un desastre. Dos caps són realment millors que un.

Voilà– la trucada de conferència.

Les trucades de conferència es sincronitzen perfectament amb Slack perquè permeten a un equip de qualsevol mida només cal agafar el telèfon.

Quan realment necessiteu tothom, podeu configurar el moment d’una conferència telefònica curta mitjançant Slack, Google Calendar Sync or Complement d'Outlook.

Feu servir l' Trucades recurrents característica a la teleconferència per enviar un invitacions a tothom en qüestió de minuts, aconseguiu a tot el vostre equip a la mateixa pàgina, preneu una decisió i feu-ho en menys de deu minuts.

Les conferències van ser dissenyades per establir reunions llargues entre equips dels continents, però en definitiva són fantàstiques, reunions de poder entre equips d’un mateix edifici i tot el que hi ha al mig.

Funcions clàssiques

El millor de les trucades de conferència és la qualitat de l’àudio, perquè ajuda a tothom a escoltar els subtils matisos de com se sent exactament la resta. Però el cara a cara pot ser molt útil a l’hora de prendre decisions importants. Per a això, trieu Videoconferència.

Compartir pantalla és el que converteix la vostra conferència en un Conferència web, de manera que cada participant pot introduir els documents a la pantalla comuna i adjuntar documents o vídeos rellevants.

Si parts del vostre equip estan en trànsit en algun lloc, poden utilitzar el fitxer Aplicació de conferència mòbil per connectar-se des de qualsevol lloc.

Posar la reunió asseguda al seu lloc

Les reunions per seure són una "espècie en perill d'extinció", però és poc probable que s'extingeixin completament.

Van ser un pas important en l’evolució de les reunions i, tot i així, permeten un bon descans social on la gent pot xerrar abans de la reunió prenent el cafè i la fruita. Tenen el seu lloc en la formació d’equips, junt amb els recessos i les nits de bitlles.

Però les reunions assegudes són colls d’ampolla d’informació que la vostra organització no es pot permetre i molen tant de temps el personal fent que tothom passi pels ascensors i passadissos per reunir-se.

Un cop al mes és bo per a una reunió asseguda.

Les conferències telefòniques es poden configurar de manera gratuïta i són tan flexibles que, literalment, podeu reunir un equip i prendre una decisió en deu minuts sense interrompre el flux de treball de ningú. Fins i tot es pot utilitzar Gravació de trucades de conferència per crear un registre MP3 de la reunió per a qualsevol persona que no hi pogués assistir i durant minuts.

Trencar els colls d’ampolla d’informació d’oficina amb la integració de Slack amb trucades de conferència és com la forma més senzilla de fer que una organització se senti bé i tingui un millor rendiment.