Com tenir una reunió de projecte més productiva

Tot i que les reunions són importants per facilitar la col·laboració durant una reunió de projecte, poden suposar una pèrdua de temps enorme. De fet, la majoria de la gent considera que la meitat de les reunions a les quals assisteixen són "temps perdut", i això no només els frustra, sinó que també els fa més difícil mantenir la concentració en la tasca que porten a terme.
Com a resultat, és fonamental trobar maneres de fer més productives les reunions del vostre projecte. En fer-ho, ajudareu a canviar la manera en què el vostre equip veu les reunions, cosa que convertirà aquestes reunions en un espai útil perquè les persones puguin demanar ajuda a problemes, oferir suggeriments a altres persones i rebre actualitzacions sobre l’estat general del projecte.
Això és més fàcil de dir que de fer, de manera que, per ajudar-vos a treure el màxim partit a la propera reunió del projecte, assegureu-vos d’utilitzar les tàctiques de reunió següents.

Creeu una agenda i feu-la circular

El primer que heu de fer per tenir una reunió de projecte més productiva és determinar què es discutirà exactament quan tothom estigui a la mateixa sala. Elaborar una agenda us ajudarà a respondre a la pregunta "per a què serveix aquesta reunió?" cosa que ajuda a aclarir si la reunió és necessària o no.
A més, és important que envieu aquesta agenda a tots els participants de la reunió amb almenys un dia complet d'antelació. Això els ajudarà a tenir una idea de què tracta la reunió i, en cas que discutiu alguna cosa nova, ajudarà la gent a començar a pensar en les coses abans d’entrar a la reunió.
En aquest punt, si voleu que la gent faci alguna cosa més abans de venir a la reunió, assegureu-vos que ho digueu així. Per exemple, si voleu que llegeixin alguna cosa o si voleu que recopilin algunes dades, és intel·ligent dir-los que facin això prèviament per poder entrar directament quan comenci la reunió del projecte.

Establir i respectar els límits de temps

Part del que fa que una reunió se senti improductiva és excedir el temps que s’hi assigna. Les reunions existeixen per a propòsits específics i, si comenceu a desviar-vos de la tasca actual, és fàcil quedar-vos sense temps i cal ampliar la reunió o acabar-la sense assolir el vostre objectiu.
Una bona manera d’evitar que això passi és establir un límit de temps per a cada tema de l’ordre del dia i complir-s’hi. Si apareix alguna cosa que us farà passar el temps assignat, considereu presentar aquest punt; sempre podeu programar una altra reunió amb un altre grup de persones per revisar-la més tard. Trencar la feina així ajudarà a que el vostre equip del projecte tingui més èxit.
Finalment, també podeu utilitzar temporitzadors per ajudar-vos a complir els límits de temps i mantenir la reunió en el temps previst. Fer-ho no només us ajudarà a ser més productiu, sinó que també demostrarà al vostre equip que respecteu el seu temps i que feu tot el possible per no malgastar-lo.

Aconsegueix la gent adequada a l'habitació

Una part de la clau d’una reunió productiva del projecte és assegurar-se que les persones adequades i només les persones adequades hi siguin presents. No hi ha res pitjor que passar una hora dins d’una reunió a la qual no necessiteu assistir i, si això passa, és en gran part perquè l’organitzador de la reunió no va passar prou temps preguntant qui realment necessitava ser-hi.
Per ajudar-vos a fer-ho, tingueu en compte els diferents tipus de reunions que podeu tenir, com ara:

• Reunions de decisió: L’objectiu d’aquesta trobada és col·laborar i trobar el millor camí cap a endavant, i això vol dir que només hi haurien d’estar els que entenguin el projecte en la seva totalitat. Tothom només serà extra i això farà que la reunió sembli inútil.
• Reunions de treball: Aquests es produeixen quan la gent necessita col·laborar en una tasca específica i només els que són responsables de realitzar aquesta tasca han de ser a la reunió.
• Reunions de comentaris: Aquests ofereixen als directius l'oportunitat de conèixer del seu equip sobre el que funciona i el que no. És bo tenir-les durant tot el cicle de vida del projecte perquè la gent pugui sentir-se lliure de parlar quan alguna cosa no va bé. I en funció de la mida del vostre equip, aquest és l’únic tipus de reunió on pot ser que tothom hagi d’estar present.

Utilitzeu les eines adequades

Les eines que utilitzeu també tindran un paper important en la determinació de la productivitat de les vostres reunions. Per exemple, la compartició de pantalla, les videoconferències i les pissarres blanques us faciliten la col·laboració amb la gent de la sala, cosa que fa que la vostra reunió sigui més eficient. I totes aquestes eines i molt més les ofereix FreeConference.com.
La importància de tenir les eines adequades és encara més gran als llocs de treball actuals. Tantes empreses tenen ubicacions múltiples o permeten que la gent ho faci treballar de forma remota, és a dir, les persones estan repartides per diferents ciutats o països. L’ús de la tecnologia adequada pot semblar que tothom es troba a la mateixa sala, cosa que us permetrà celebrar una reunió productiva del projecte.

Transformeu la vostra propera reunió de projecte

Assegureu-vos d’incloure el vostre equip en el procés de planificació de reunions i recopileu comentaris per millorar el procés de reunió. L’ús de les tàctiques comentades aquí us ajudarà a transformar les vostres reunions de molestes pèrdues de temps en oportunitats per col·laborar i innovar.

Sobre l'autor: Kevin Conner és un empresari propietari de diverses empreses, entre elles Cerca de banda ampla, un servei dedicat a ajudar les persones i les empreses a trobar la millor connexió a Internet de banda ampla. Dirigir i fer créixer els seus negocis implica una àmplia planificació i gestió de projectes i a Kevin li agrada compartir les seves experiències amb altres persones per ajudar-los a tenir èxit.

[ninja_form id = 7]