A mesura que cada vegada hi ha més organitzacions que es mouen en línia, les conferències i presentacions web són cada vegada més populars. Tot i que el programari de conferències és cada cop més sofisticat, una presentació o reunió virtual sempre serà diferent a la presentació personal. Això no vol dir això reunions virtuals són inferiors al model més tradicional. Les conferències web tenen diversos avantatges respecte a les converses presencials, però tenen els seus propis requisits. Per ajudar-vos a preparar una reunió o una presentació virtual captivadora i memorable, hem compilat una llista de 6 regles d’or per fer que les conferències web siguin atractives. Recordeu: una conferència web amb èxit requereix un treball real.
La preparació és inestimable per a l’èxit en gairebé totes les facetes de la vida, però a l’hora de crear una cosa agradable presentació virtual, és encara més vital. A la setmana prèvia a la reunió, assegureu-vos d’enviar una agenda a tots els assistents, cosa que és particularment important si organitzeu diversos oradors. Les imatges, com ara diapositives o vídeos, també s’han d’enviar abans de la reunió. Això donarà al vostre equip l’oportunitat de familiaritzar-se amb el contingut. A més, assegureu-vos d’enviar informació d’inici de sessió (codis d’accés, URL i números de trucada) amb un dia d’antelació com a mínim perquè els participants puguin actualitzar el seu programari si cal. Proporcioneu sempre a cada participant una manera d’arribar-hi fora de línia en cas que tingui dificultats tècniques.
2. No sacrificis Chit Chat i Ice Breakers:
Quan organitzeu una reunió virtual, és temptador llançar-vos directament a l'agenda en el moment que l'última persona iniciï la sessió. Lluiteu contra aquesta temptació. Les reunions presencials poques vegades s’estructuren d’aquesta manera. Sovint es parla una mica de xerrameca i llum que es barreja abans de baixar a les punxes de llautó. Això és vital per establir una relació positiva amb el vostre equip, que facilitarà la col·laboració en el futur. Integreu un element social al vostre esdeveniment virtual començant per un trencaglaç. Simplement pregunteu a cada membre de l’equip què va fer el cap de setmana o alguna pregunta similar abans d’arribar a la tasca que porteu a terme.
3. Mantingueu-lo tranquil i minimitzeu el soroll de fons:
Les alarmes dels cotxes, els radiadors sorollosos i els telèfons mòbils capriciosos poden interrompre el flux de qualsevol presentació, però això és especialment cert si sou organitzar una conferència web. FreeConference ofereix una sèrie de controls útils del moderador, com ara el mode de presentació, que silencia tots els participants de la trucada excepte l'altaveu, limitant el soroll de fons a la ubicació de cada participant. Per obtenir més consells sobre com mantenir la qualitat d'àudio de la trucada, vegeu Com mantenir les línies de conferència clares i sense interrupcions.
4. Mantingueu-lo ràpid i seguiu els minuts de la reunió de la trucada de conferència:
A l’hora de dissenyar la presentació en si mateix, és important ser conscient de les limitacions d’una reunió virtual enfront d’una conversa en persona. Tingueu en compte que cada membre del vostre públic està assegut davant del seu equip durant un llarg període de temps. Per tenir una conferència web amb èxit, el millor és anar a la recerca. Informeu el vostre públic però no el sobrecarregueu. Creeu un tema fort per a la vostra presentació. Tingueu en compte què està buscant el vostre públic a partir d’aquesta presentació i, a continuació, intenteu publicar-la de la manera més concisa possible. Si és vital que cobreixis molt de terreny, assegura't de donar als participants l'oportunitat d'estirar les cames o prendre un cafè. Feu tot el possible per no apartar-vos de l’agenda de la reunió; voleu que el vostre públic tingui una idea realista de la durada de la presentació.
5. Mantingueu l'atenció del vostre públic mantenint-vos interessant:
No oblideu mai que els assistents a la vostra reunió virtual estan asseguts al seu ordinador, generalment sense supervisar. Això vol dir que esteu competint amb el valor de memes de gats d’Internet. Feu preguntes freqüents per mantenir el vostre públic compromès. La funció Hand-Raise de FreeConference facilita precisar qui té una resposta i impedeix que tot el grup parli alhora. El mode de preguntes i respostes permet als participants silenciar i silenciar a si mateixos. Aquesta funció és particularment útil quan voleu reunir idees de fonts dels membres del vostre equip. No oblideu obrir el terreny per fer preguntes després de cada presentació i recordeu-vos de moure’s a un ritme una mica més lent que en una reunió típica en persona. La majoria dels sistemes de comunicació tenen un retard de dos a tres segons; així que no oblideu fer una pausa més temps de l’habitual quan espereu una resposta.
6. Manteniu-ho bonic: feu servir elements visuals de presentació:
Més enllà de fer preguntes, hi ha altres coses que podeu fer per mantenir el vostre públic compromès. Afegir un element visual fort a la vostra presentació és clau per fer un conferència web interessant. Les imatges poden millorar els punts de presentació de la presentació i, en alguns casos, fins i tot afegir un element d'humor o entreteniment a una presentació d'una altra manera seca. Si feu servir diapositives, assegureu-vos de mantenir-les simples i clares. Cada diapositiva s'ha de limitar a una idea i ha de contenir només la informació més vital. Això mantindrà les diapositives en moviment i donarà impuls a la presentació i us ajudarà a tenir una conferència web amb èxit.
[ninja_form id = 7]
Creeu el vostre compte de FreeConference.com i accediu a tot el que necessiteu perquè la vostra empresa o organització pugui començar a funcionar, com ara el vídeo i Compartir pantalla, Programació de trucades, Invitacions per correu electrònic automatitzades, recordatoris, I més.
