Kojih je 5 faza upravljanja projektima?

Za pokretanje projekta neophodan je sistem procesa i talentovani pojedinci koji će obaviti posao. U osnovnom smislu, to nije jednostavan poduhvat!

Oslanjanje na video konferencije za saradnju s više timova i pojedinaca zahtijeva organizaciju i efikasnu implementaciju upravljanja projektima u različitim uredima, odjeljenjima i lancima komandovanja. Kohezija, komunikacija i centralizacija su ključni faktori. S kim god da imate posla, bilo da je to zainteresovana strana, klijent ili zaposlenik, postoji mnogo pokretnih dijelova koje treba uzeti u obzir od koncepcije do isporuke.

Svaki projekat zahtijeva sveobuhvatno znanje o životnom ciklusu projekta. Poznavanje funkcioniranja svake faze pruža vrijedne uvide o tome kako joj pristupiti. Ali kako video konferencije rade na osnaživanju vašeg procesa? Pogledajmo kroz 5 faza upravljanja projektima.

Odgovornost je menadžera projekta da zna, planira i izgradi "početak" projekta tako što će imati temeljno razumijevanje pet koraka upravljanja projektom. Ovo služi za pružanje jasnog i konciznog nacrta o tome kako će ideja preći iz apstraktne u konkretnu. Razvijeno od strane Instituta za upravljanje projektima (PMI), 5 faza za realizaciju bilo kojeg projekta su sljedeće:

1. Iniciranje
Prva od faza životnog ciklusa, pokretanje zahtijeva početni sastanak koji petlja u klijentu i investitorima. Ovdje se raspravlja o ciljevima, zadacima, nedoumicama, brigama i svim početnim mislima i idejama. Kada se donosioci odluka ne nalaze na samo jednom mjestu, možete se osloniti na postavljanje mrežnog sastanka za video chat ili konferencijski poziv kako biste razgovarali o sljedećim temama za razgovor:

• Ko su investitori i zainteresovane strane?
• Koja je poslovna vizija i misija?
• Koja je predviđena vremenska linija?
• Koji su neki od rizika uključeni?
• Koji budžet i sredstva su na raspolaganju?

2. Planiranje
Nakon što su ciljevi postavljeni i dogovoreni, jasnija predstava o konačnom rezultatu može se bolje razumjeti. Radeći unatrag kako bi vizualizirali i formulirali set planova za sve koje će slijediti, vodi tim od faze inicijacije do završetka.

Održavajte sastanke na mreži kako biste:

• Okupite timove
• Prenesite bitne detalje
• Odredite ciljeve projekta

Faza planiranja je kritična za bušenje sljedećih 5 komponenti:

• Dizajniranje projektne strukture
• stvaranje dokumenti toka posla
• Procjena budžeta po odjelima
• Prikupljanje, raspodjela i određivanje resursa
• Procjena rizika

3. Izvršenje
Vođe timova i projektni menadžeri su stavljeni u pokret kako bi izgradili rezultate, bili posrednici za klijente, ostvarili zadatke, implementirali procese i još mnogo toga. Direktna komunikacija u svim dijelovima projekta neophodna je i vitalna za uspjeh oživotvorenja ideje. Incorporating alati za saradnju može olakšati ovu komunikaciju, osiguravajući besprijekornu koordinaciju i razmjenu informacija među članovima tima.

Bitno za fazu izvođenja:

• Česti sastanci
  Biti na vrhu timova sa zakazanim mrežnim sastancima pomaže da se projekt drži kratkim i na dobrom putu. Pravovremena i kristalno jasna komunikacija putem video konferencija ili konferencijskih poziva osigurava manje slijepih mjesta, bolji timski rad i ubrzano kretanje stavki u pripremi.
• Providnost
  Izbjegnite potencijalne blokade kada se radi o preprekama koje se lako mogu spriječiti, poput zakazivanja, zapošljavanja, pozivanja sudionika na sastanke i utvrđivanja tko je odgovoran za koji zadatak integriranjem drugih digitalnih alata poput Slacka, Outlooka i Google kalendara u vašu platformu za video konferencije.
• Upravljanje konfliktima
  Problemi će se sigurno pojaviti. Ublažite događaje tako što ćete pozvati članove timova "prve linije" da se izjasne i iznesu zabrinutosti, uska grla ili bilo šta što bi potencijalno moglo predstavljati slabost u lancu.
• Izvještaji o napretku
  Redovna ažuriranja koja se dijele tokom standup sastanak, druženje ili video chat funkcionira tako da ostane ispred krivulje i identificira probleme prije nego što se dogode.

4. Nadzor i kontrola
Ako ne možete mjeriti, ne možete njime upravljati. Ova faza zahtijeva provjeru kako bi se uvjerilo da je sve u skladu s prethodno dogovorenim. Koji su ključni pokazatelji učinka? Šta je potrebno implementirati kako bi se ispunili rokovi i finansijski parametri?

Održavajte online sastanke s ključnim igračima za rutinske kontrolne tačke, preglede i izvještaje o učinku. Možete održavati prezentacije na daljinu putem video konferencija koje uključuju tokove rada, važne dokumente i datoteke , te sve što treba dijeliti i distribuirati. Tamo gdje vam je potreban bolji uvid u svakodnevne aktivnosti tima, a posebno kada ne rade u kancelariji - tu vam može biti potreban softver za praćenje zaposlenika koji rade od kuće . Ne samo zbog produktivnosti, već i zato što analitika može pomoći u identificiranju uskih grla u procesima ili korištenja zastarjelih aplikacija od strane tima.

5. Zatvaranje
Zatvaranje projekta jednako je važno kao i početak. Također se naziva i "follow-up" faza, otprilike u to vrijeme je završen projekt spreman za objavljivanje. Glavni fokus ovdje je na puštanju i isporuci proizvoda.

Od kritičnog je značaja za voditelja projekta da procijeni životni vijek projekta od početka do kraja na sljedeći način:

1. Ispitivanje uspješnosti projekta
   Je li svaki tim postigao svoje ciljeve i oznake? Je li projekt ostvaren u okviru budžeta i vremenskih rokova? Je li projekt riješio problem? Rješavanje ovih pitanja i još više pomoći će u procjeni je li projekt bio uspješan.
2. Gledajući performanse tima
   Učinak članova tima može se dalje detaljno analizirati kako bi se procijenio uspjeh unutar grupe. Provjere kvalitete, KPI -ovi i mrežni sastanci pružaju jasniji uvid u performanse.
3. Procjena i dokumentiranje zatvaranja projekta
   Temeljna prezentacija koja sadrži prateću dokumentaciju koja prikazuje rast projekta od koncepcije do isporuke osigurava odgovarajući završetak za klijente i zainteresovane strane.
4. Requesting Reviews
   Konačna evaluacija projekta pruža bliži pogled na prednosti i slabosti, od početka do kraja. Pronađite uvide i naučite lekcije za sljedeći put.
5. Prekoračenje budžeta
   Mogućnost uočavanja budžetskih gubitaka, kao i netaknutih resursa, pruža bolje razumijevanje uspjeha (ili neuspjeha) i pomaže u upravljanju rasipanjem.

Neke tačke za razgovor na mreži uključuju:

• Šta su projekti nosili sa sobom?
• Koje su mogućnosti za rast? Poboljšanje
• Koje su neke jake i slabe strane izložene u procesu?

Neka FreeConference.com vašoj kompaniji pruži jasnu i efikasnu platformu za video konferencije za upravljanje projektima, neophodnu za stvaranje kohezije i centralizacije za sve aspekte upravljanja projektima. Sa širokom ponudom funkcija, jednostavnim integracijama i visokokvalitetnim video i audio mogućnostima, možete očekivati ​​da će se o vašem projektu temeljito komunicirati i da će se na njemu sarađivati.