Mi smo kao stanovništvo u posljednje vrijeme poduzeli mnoga istraživanja u nastojanju da otkrijemo zašto sastanci funkcioniraju - ili ne.
Često smo ih označavali neefikasnom tradicijom; obično se smatra gubljenjem vremena (osim ako su ljudi zaista došli pripremljeni) i sa sigurnošću se može pretpostaviti da smo svi došli na barem jedan sastanak nepripremljeni. Pa šta daje? Zašto je o sastancima tako teško brinuti? Zašto je njima tako teško upravljati? Zašto ih i dalje imamo?
Mnoga su poduzeća ugradila elemente umjetne inteligencije, kako bi bili u toku s trenutnim trendovima i olakšali njihovo svakodnevno poslovanje. Ako ste ikada razgovarali s automatiziranim servisom za odgovor na mreži, imali ste interakciju s umjetnom inteligencijom. Ovi događaji pružili su bezbroj prednosti onima koji ih koriste. Evo nekoliko avenija koje ste možda zanemarili.
Ako ste ikada morali sjediti kroz beskonačni sastanak, vjerovatno ste imali vremena da smislite načine na koje biste to učinili drugačije. Sastanke, ako su loše planirani, teško je posredovati bez konciznih planova; donošenje odluka postaje zamućeno usredsređenom diskusijom i nedostatkom učešća na osnovu informisanosti. Dizajniranje učinkovite agende jedan je od načina na koji se može iskoristiti moć snažnog tima, jer pruža i potrebnu strukturu i informativni sadržaj kako bi se stvari pravilno izvršile.
Bez obzira na to da li je vaš sastanak dnevni, sedmični ili tromjesečni, neophodnost jakog vremenskog okvira neophodna je za održavanje efikasnosti, u velikim i malim grupama. Dolje su navedeni neki važni faktori koje treba imati na umu pri izradi dnevnog reda za vaše sastanke. Uzmite u obzir sljedeće:
Jeste li odabrali temu koja uključuje tim kojem se obraćate? Većina ljudi želi razgovarati o stvarima koje ih se direktno tiču. Rasprava o pitanjima koja uključuju različita odjela dobra je stvar za iznijeti na sastancima za koje su sredstva dodijeljena isključivo grupne diskusije. Kako se većina organizacija napaja putem
osećaj međuzavisnosti kancelarije, internim odeljenjima je često potrebno vreme za sastanke kako bi koordinirali i konsolidovali svoje napore.
S obzirom na angažman tima u onome o čemu se raspravlja, takođe vam omogućava da svoj dnevni red prilagodite svojoj publici i povećate učešće publike.
Prilikom sastavljanja dnevnog reda zapitajte se: utiče li to na ljude kojima se obraćam?
Korištenje buzzwords -a kao ključnih tema može ostaviti prostor profesionalcima u nedoumici: ako najavite uspješno lansiranje novog proizvoda na dnevni red pod “Good Stuff We Did Nedavno”, vjerojatno ćete biti jedini na toj stranici. Nevjerojatno je teško posredovati u raspravi ako ljudi nisu jasni po pitanju teme, a kamoli da se za nju mogu efikasno pripremiti.
Korištenje izjava pitanja za iznošenje poena na sastanku odličan je način da se uvjerite da rasprava zaista rješava problem koji se predstavlja. Koristeći kao primjer naše hipotetičko uspješno lansiranje proizvoda, razmislite o ovome: Što je dobro funkcioniralo za to lansiranje? Koja tržišta smo otvorili ovim uspjehom? Odakle ćemo to uzeti odavde?
Kada sastavljate teme za sastanke, zapitajte se, Koje odgovore tražim? Koje nam pitanje najbolje pomaže da dođemo do toga?
Ljudi se mogu uznemiriti kada shvate da traženje njihovog doprinosa ne garantuje da će oni imati bilo kakvu riječ u konačnom procesu donošenja odluka. Važno je kategorizirati svaku raspravu na osnovu onoga što tražite od svoje publike. Grupi razjasnite šta očekujete od njihovih odgovora. Pristup zasnovan na pitanjima pomaže vam da izvučete korisnije odgovore od svog tima, ali također može dovesti do frustracije ako na bilo koji način dovedete u zabludu ono za šta se ti odgovori koriste.
Ako se sastanak održava kako biste mogli prikupiti podatke za veću odluku, to obavijestite. Ako vam treba odbor za novu ideju, navedite to u dnevnom redu. Ako tražite konsenzus do kraja sastanka, zapišite to i jasno stavite do znanja da je krajnji cilj rasprave odlučiti o nečemu. Na ovaj način izbjegavate da vas zastrane spora među članovima vašeg tima koji mogu imati predodžbe o autoritetu koji nemaju težinu na ovom sastanku.
Kada navodite očekivanja od sastanaka, zapitajte se, tražim li ulaz, informacije ili konačnu odluku?
Ovo pitanje je dvojak poduhvat, jer pravovremenost vašeg dnevnog reda može odrediti nivo pripreme za postizanje vašeg tima. Što im prije dođete na dnevni red, prije možete očekivati da će razmotriti elemente njegovih diskurzivnih tačaka i pripremiti se da vam daju svoj doprinos ili prikupe informacije kako bi s vama donijeli informiranu odluku. Važno je obavijestiti svoj tim o donošenju važnih odluka ili sastanaka koji uključuju pripremu, jer želite maksimalno iskoristiti vrijeme sa svim uključenim stranama, a pokušaj informiranja ljudi dok drugi koji su se pripremili sjajan je način da ostavite svoj tim frustriranim i neskladnim. 
Kada objavljujete dnevni red sastanka timu, zapitajte se, Da sam sada dobio ovaj dnevni red, da li bih i sam bio spreman za taj sastanak na vrijeme?
Teško je držati veliku grupu ljudi na temi. Držanje po rasporedu je gotovo nemoguće. Iz tog razloga, važno je uključiti vremensku komponentu u dizajn dnevnog reda sastanka. Svaki dio/pitanje/dio teme treba jasno ocrtati u vremenskom okviru. Ovaj vremenski okvir trebao bi dodijeliti odgovarajuću količinu vremena za raspravu, reviziju i zaključivanje. Ovo je važno naglasiti prije sastanka: često ćete na kraju čuti da je za određena pitanja potrebno više vremena na odboru ili bi se mogli značajno smanjiti.
Kada pravite vremenske intervale za svaki dio dnevnog reda sastanka, zapitajte se, Kako se naše vrijeme najbolje koristi? Hoće li njihove povratne informacije otvoriti dijalog koji zaslužuje daljnju raspravu? Koliko dugo bih volio potrošiti na ovu stavku?
Obrada vašeg dnevnog reda ima više veze sa koracima koji su uključeni u proces svih tačaka sastanka. On nabraja razine rasprave tijekom kojih pokušavate dovršiti zadatak koji vam je na raspolaganju. Dogovaranje o načinima na koji će se pitanja obrađivati povećava efikasnost vašeg sastanka. Ako ne navedete način na koji želite da tim rješava svaki problem, neki članovi mogu biti ometeni u definiranju problema, dok neki možda raspravljaju o njihovoj važnosti za njih: nitko se na kraju ne fokusira na identificiranje ili procjenu bilo kakvih rješenja .
Postupak rješavanja stavke trebao bi se pojaviti na pisanom dnevnom redu koji ćete dostaviti. Kada dođete do te stavke tokom sastanka, objasnite proces potreban za postizanje dogovora i tražite navedeni sporazum.
Prilikom prvog određivanja ovog procesa u svom dnevnom redu, zapitajte se, Kako želim voditi ovu diskusiju? Želim li čuti pojedince ili timove? Želim li jednoglasno glasanje, opcije glasanja ili diskusiju? Kako mogu utvrditi kada je problem riješen? Kako meni izgleda idealan sastanak?
Ovo može biti najvažniji dio stvaranja bilo kojeg dnevnog reda- shvatiti da su oni uvijek u procesu promjena. Nijedan plan nije imun na ludost vremena, neočekivana odlaganja, dane bolovanja ili nazadovanje. Iz tog razloga, važno je biti podložan promjenama. Prioriteti dnevnog reda će bez sumnje promijeniti svoj značaj kako se datum približava i stvari postaju sve čvršće u stvarnom vremenu. Kako projekti napreduju, tim napreduje, a samim tim i ciljevi dnevnog reda. Prva tačka svakog dobrog dnevnog reda je „urediti i promijeniti prioritete današnjeg dnevnog reda“. Ova stavka rasporeda najbolji je način da se uvjerite da je vaš tim u skladu sa onim o čemu se raspravlja, zašto, koliko dugo i sa kakvim očekivanjima na dan.
Kada kreirate dnevni red za sve sastanke, zapitajte se, Ima li ovdje prostora za diskusiju? Kako mogu najbolje upravljati onim što ne mogu planirati? Kako da zadržim diskusiju u centru?
Ovo je važna stavka koju ćete uključiti u svoj dnevni red. To puno govori o vašem vodstvu ako možete prekinuti hitnost sastanka kako biste sa svojim timom razgovarali o elementima uspjeha. Od vitalnog je značaja da svi osjećaju da je njihov rad cijenjen, unatoč vremenskim ograničenjima, zastojima, preprekama i izazovima. Trebalo bi se pozabaviti dobro obavljenim poslom, a iskoristiti nekoliko trenutaka na sastanku da čestitate svom timu na onome što je dobro funkcioniralo odličan je način za održavanje morala i njegovanje radnog okruženja koje podržava.
Ovo je manja, ali jednako važna kategorija. To služi kao podsjetnik vašem timu da uvijek postoji prostor za poboljšanje. Bez obzira jeste li imali problema s pravovremenošću, dinamikom unutarnjeg ureda ili ste jednostavno imali tešku sedmicu na tržištu, pobrinite se da vaš tim u svakom trenutku bude svjestan onoga što se od njih očekuje. Stavljanje šalice kave u perilicu posuđa mali je, ali važan dio brige o uredskom okruženju, i koliko god izgledalo beznačajno, spominjanje toga kao dijela vašeg sastanka pojačava važnost dosljednosti.
Bez obzira jeste li čuli za fenomen parkirališta ili ne, definitivno ste koristili njegove osnovne koncepte. On u osnovi djeluje kao zvučna ploča za sve ideje koje se ne mogu odmah riješiti u trenutnom okruženju za sastanke. Svi novi projekti, ideje, upiti i pitanja mogu se „parkirati“ na parceli i označiti kao tačke za raspravu za buduće sastanke. To također znači da uvijek imate skladišnu jedinicu punu ideja na koje se možete vratiti, ako imate dodatnih nekoliko minuta na kraju sastanka. Parkiralište je odličan način da ostanete na zadatku, na pravom putu i u toku.
Sve u svemu, najvažnija stvar koju treba zapamtiti pri izradi dnevnog reda je da uvijek radite zajedno na postizanju zajedničkog cilja. Trebali biste težiti tome da svoju diskusiju učinite kohezivnom, inkluzivnom, kreativnom i produktivnom. Teško je postići sve ocjene, ali ako imate mjesto za to na dnevnom redu, možda ćete stići na vrijeme.
FreeConference.com originalni besplatni pružatelj usluga konferencijskih poziva koji vam daje slobodu da odaberete kako ćete se povezati sa sastankom bilo gdje, bilo kada i bez obaveze.
Kreirajte besplatni račun već danas i doživite besplatne telekonferencije, video zapise bez preuzimanja, dijeljenje ekrana, web konferencije i još mnogo toga.
Gotovo svaka industrija prihvatila je koncept rada na daljinu, neophodan u trenutnom radnom okruženju. Broj ljudi koji rade od kuće ili drugdje u posljednjoj je deceniji u porastu u Sjevernoj Americi. Objavljeni su članci koji podržavaju rad na daljinu, u kojima se navodi da se time povećava produktivnost, efikasnost i moral.
Ali ništa ne dolazi bez izazova, a sa saigračima u inostranstvu postoje neki problemi koji bi se mogli pojaviti tokom dana. Odgovarajuće rješenje su video konferencije na mreži, o čemu ćemo govoriti u ovom postu.
