প্রকল্প পরিচালনার ৫ টি পর্যায় কি?

মাঠের বাইরে একটি প্রকল্প পাওয়ার জন্য প্রক্রিয়াগুলির একটি সিস্টেম এবং কাজ সম্পন্ন করার জন্য প্রতিভাবান ব্যক্তিদের প্রয়োজন। মৌলিক পরিভাষায়, এটি কোন সহজ কৃতিত্ব নয়!

আস্থা রাখা ভিডিও কনফারেন্সিং একাধিক দল এবং ব্যক্তির সাথে সহযোগিতা করার জন্য বিভিন্ন অফিস, বিভাগ এবং চেইন অব কমান্ড জুড়ে সংগঠন এবং দক্ষ প্রকল্প ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়ন প্রয়োজন। সংহতি, যোগাযোগ এবং কেন্দ্রীকরণ গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। আপনি যার সাথে কাজ করছেন, সে একজন স্টেকহোল্ডার, ক্লায়েন্ট বা কর্মচারী হোন, গর্ভধারণ থেকে ডেলিভারিতে বিবেচনা করার জন্য অনেকগুলি চলমান অংশ রয়েছে।

যেকোনো প্রকল্পের জীবন চক্র সম্পর্কে ব্যাপক জ্ঞানের প্রয়োজন। প্রতিটি ফেজ কিভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে তা জানা। কিন্তু কিভাবে ভিডিও কনফারেন্সিং আপনার প্রক্রিয়ার ক্ষমতায়নের জন্য কাজ করে? আসুন প্রকল্প পরিচালনার 5 টি ধাপের কাঠামোর মাধ্যমে একবার দেখে নেওয়া যাক।

প্রকল্প পরিচালনার পাঁচটি ধাপ সম্পর্কে পুঙ্খানুপুঙ্খ বোঝার মাধ্যমে প্রকল্পের "লিফট-অফ" জানা, পরিকল্পনা করা এবং তৈরি করা প্রকল্প পরিচালকের দায়িত্ব। ধারণাটি কিভাবে বিমূর্ত থেকে কংক্রিটে যাবে তার জন্য এটি একটি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত ব্লুপ্রিন্ট প্রদানের কাজ করে। উন্নত প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ইনস্টিটিউট (পিএমআই) দ্বারা, যে কোনও প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য 5 টি ধাপ নিম্নরূপ:

1। দীক্ষা
জীবন চক্রের প্রথম ধাপ, দীক্ষার জন্য একটি কিক-অফ মিটিং প্রয়োজন যা ক্লায়েন্ট এবং বিনিয়োগকারীদের মধ্যে লুকিয়ে থাকে। এখানেই লক্ষ্য, উদ্দেশ্য, সন্দেহ, উদ্বেগ এবং যে কোনো প্রাথমিক চিন্তা ও ধারণা নিয়ে আলোচনা করা হয়। যখন সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীরা কেবল একটি স্থানে না থাকে, তখন আপনি নিম্নলিখিত আলাপের বিষয়গুলি আলোচনা করার জন্য একটি ভিডিও চ্যাট বা কনফারেন্স কল করার জন্য একটি অনলাইন মিটিং স্থাপনের উপর নির্ভর করতে পারেন:

• বিনিয়োগকারী এবং স্টেকহোল্ডার কারা?
• ব্যবসায়িক দৃষ্টি এবং মিশন কি?
• আনুমানিক সময়রেখা কত?
• কিছু ঝুঁকি জড়িত কি?
• কি বাজেট এবং সম্পদ পাওয়া যায়?

2। পরিকল্পনা
একবার লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করা এবং একমত হয়ে গেলে, চূড়ান্ত ফলাফলের একটি পরিষ্কার ধারণা আরও ভালভাবে বোঝা যাবে। প্রত্যেকে অনুসরণ করার জন্য পরিকল্পনাগুলির একটি সেট কল্পনা এবং প্রণয়নের জন্য পিছনের দিকে কাজ করা দলটিকে দীক্ষা পর্যায় থেকে সমাপ্তির দিকে পরিচালিত করে।

অনলাইন মিটিং পরিচালনা করুন:

• দলগুলিকে একত্রিত করুন
• প্রয়োজনীয় বিবরণ প্রেরণ করুন
• প্রকল্পের লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য স্থাপন করুন

নিম্নলিখিত 5 টি উপাদান ড্রিল করার জন্য পরিকল্পনার পর্যায়টি গুরুত্বপূর্ণ:

• একটি প্রকল্প কাঠামো ডিজাইন করা
• ওয়ার্কফ্লো ডকুমেন্ট তৈরি করা
• বিভাগ জুড়ে বাজেট অনুমান করা
• সম্পদ সংগ্রহ, বরাদ্দ এবং মনোনীত করা
• ঝুঁকি মূল্যায়ন

3. ফাঁসি
টিম লিডার এবং প্রজেক্ট ম্যানেজারদের ডেলিভারিবেল তৈরি করতে, ক্লায়েন্টদের জন্য যেতে-বসতে, কাজ সম্পাদন করতে, প্রক্রিয়া বাস্তবায়ন করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে গতিশীল করা হয়। প্রকল্পের সমস্ত অংশ জুড়ে সরাসরি যোগাযোগ প্রয়োজন এবং এই ধারণাকে জীবন্ত করার সাফল্যের জন্য অত্যাবশ্যক।

এক্সিকিউশন পর্বের জন্য অপরিহার্য:

• ঘন ঘন মিটিং
  নির্ধারিত অনলাইন মিটিং সহ দলের শীর্ষে থাকা প্রকল্পটিকে সংক্ষিপ্ত এবং ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করে। ভিডিও কনফারেন্সিং বা কনফারেন্স কলিংয়ের মাধ্যমে সময়মত এবং স্ফটিক স্পষ্ট যোগাযোগ কম অন্ধ দাগ, ভাল টিমওয়ার্ক এবং পাইপলাইনে আইটেমের দ্রুত গতিবিধি নিশ্চিত করে।
• স্বচ্ছতা
  আপনার ভিডিও কনফারেন্সিং প্ল্যাটফর্মে স্ল্যাক, আউটলুক এবং গুগল ক্যালেন্ডারের মতো অন্যান্য ডিজিটাল সরঞ্জামগুলিকে একীভূত করে সহজেই প্রতিরোধযোগ্য বাধা যেমন সময় নির্ধারণ, নিয়োগ, অংশগ্রহণকারীদের মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানানো এবং কে কোন কাজের জন্য দায়ী তা প্রতিষ্ঠা করার সময় সম্ভাব্য ব্লকগুলি এড়িয়ে চলুন।
• দ্বন্দ্ব ব্যবস্থাপনা
  সমস্যা হতে বাধ্য। "ফ্রন্টলাইনস" দলের লোকদের কথা বলার জন্য এবং উদ্বেগ, বাধা বা এমন কিছু যা শৃঙ্খলার মধ্যে দুর্বলতা সৃষ্টি করতে পারে তাদের আমন্ত্রণ জানিয়ে ঘটনাগুলি হ্রাস করুন।
• অগ্রগতি প্রতিবেদন
  A এর সময় নিয়মিত আপডেট শেয়ার করা হয় স্ট্যান্ডআপ মিটিং, huddle অধিবেশন বা ভিডিও চ্যাট বক্ররেখা থেকে এগিয়ে থাকার এবং সমস্যাগুলি ঘটার আগে তাদের চিহ্নিত করার জন্য কাজ করে।

4. পর্যবেক্ষণ এবং নিয়ন্ত্রণ
যদি আপনি এটি পরিমাপ করতে না পারেন, আপনি এটি পরিচালনা করতে পারবেন না। এই পর্যায়ে যা যা আগে একমত হয়েছিল তার সাথে সবকিছু একত্রিত হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য পরীক্ষা করা প্রয়োজন। প্রধান কর্মক্ষমতা সূচক কি? সময়সীমা এবং আর্থিক পরামিতি পূরণের জন্য কি বাস্তবায়ন করা প্রয়োজন?

রুটিন চেকপয়েন্ট, রিভিউ এবং পারফরম্যান্স রিপোর্টের জন্য মূল খেলোয়াড়দের সাথে অনলাইন মিটিং করুন। আপনি রিমোট পরিচালনা করতে পারেন উপস্থাপনা ভিডিও কনফারেন্সিং এর মাধ্যমে যার মধ্যে রয়েছে কর্মপ্রবাহ, গুরুত্বপূর্ণ নথি এবং ফাইল, এবং যা কিছু শেয়ার এবং প্রচার করা প্রয়োজন।

5. বন্ধ
প্রকল্পটি বন্ধ করা ঠিক যেমনটি শুরু করার মতো গুরুত্বপূর্ণ। এছাড়াও "ফলো-আপ" পর্যায় হিসাবে উল্লেখ করা হয়েছে, এটি প্রায় এই সময় যখন সম্পন্ন প্রকল্পটি জনসাধারণের কাছে সরাসরি যেতে প্রস্তুত। এখানে প্রধান ফোকাস পণ্য রিলিজ এবং ডেলিভারি হয়।

প্রজেক্ট ম্যানেজারের জন্য প্রকল্পের আয়ু শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত মূল্যায়ন করা গুরুত্বপূর্ণ:

1. প্রকল্প কর্মক্ষমতা তদন্ত
   প্রতিটি দল কি তাদের লক্ষ্য এবং মার্কারে আঘাত করেছে? প্রকল্পটি কি বাজেট এবং সময়সীমার মধ্যে সম্পন্ন হয়েছিল? প্রকল্পটি কি কোন সমস্যার সমাধান করেছে? এই প্রশ্নগুলির সমাধান এবং প্রকল্পটি সফল হয়েছে কি না তা মূল্যায়ন করতে আরও সাহায্য।
2. টিমের পারফরম্যান্স দেখছি
   দলের সদস্যদের পারফরম্যান্স গ্রুপের মধ্যে সাফল্যের মূল্যায়ন করার জন্য পৃথকভাবে ড্রিল করা যেতে পারে। গুণমান পরীক্ষা, KPIs, এবং অনলাইন মিটিং কর্মক্ষমতা সম্পর্কে স্পষ্ট অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে কাজ করে।
3. প্রকল্প বন্ধের মূল্যায়ন এবং দলিল
   একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ উপস্থাপনা যা সহায়ক নথির সংকলন করে যা প্রজেক্টের গর্ভধারণ থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত বৃদ্ধি দেখায় তা ক্লায়েন্ট এবং স্টেকহোল্ডারদের যথাযথ সমাপ্তি নিশ্চিত করে।
4. রিভিউ অনুরোধ করা হচ্ছে
   প্রকল্পের একটি চূড়ান্ত মূল্যায়ন শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত শক্তি এবং দুর্বলতার একটি ঘনিষ্ঠ নজর দেয়। অন্তর্দৃষ্টি খুঁজুন এবং পরবর্তী সময়ের জন্য পাঠ শিখুন।
5. বাজেটের উপর দিয়ে যাচ্ছি
   বাজেট ক্ষতির পাশাপাশি অস্পৃশ্য সম্পদ নির্ণয় করতে সক্ষম হওয়া সাফল্য (বা ব্যর্থতা) সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা প্রদান করে এবং অপচয় পরিচালনা করতে সাহায্য করে।

কিছু অনলাইন মিটিং টকিং পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত:

• প্রকল্প গ্রহণযোগ্য কি ছিল?
• বৃদ্ধির সুযোগ কি? উন্নতি
• প্রক্রিয়ার মাধ্যমে প্রদর্শিত কিছু শক্তি এবং দুর্বলতা কি ছিল?

FreeConference.com কে আপনার কোম্পানিকে স্পষ্ট এবং কার্যকরী প্রদান করতে দিন প্রকল্প ব্যবস্থাপনা ভিডিও কনফারেন্সিং প্ল্যাটফর্ম প্রকল্প পরিচালনার সমস্ত দিকগুলির জন্য সংহতি এবং কেন্দ্রীকরণ তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয়। বৈশিষ্ট্যের বিস্তৃত অফার, সহজ ইন্টিগ্রেশন এবং উচ্চ-মানের ভিডিও এবং অডিও ক্ষমতার সাথে, আপনি আশা করতে পারেন যে আপনার প্রকল্পটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে যোগাযোগ করা হবে এবং সহযোগিতা করা হবে।