কীভাবে আরও উত্পাদনশীল প্রকল্পের সভা করবেন

যদিও একটি মিটিংয়ের সময় সহযোগিতা করার জন্য মিটিংগুলি গুরুত্বপূর্ণ, সেগুলি একটি বিশাল সময় অপচয়কারী হতে পারে। আসলে, বেশিরভাগ লোকেরা প্রায় অর্ধেক সভায় "সময় নষ্ট" বলে মনে করে এবং এটি কেবল তাদেরই হতাশ করে না, বরং এটি তাদের জন্য হাতে থাকা কাজের প্রতি মনোনিবেশ করা কঠিন করে তোলে।
ফলস্বরূপ, আপনার প্রকল্পের সভাগুলিকে আরও উত্পাদনশীল করার উপায়গুলি খুঁজে পাওয়া গুরুত্বপূর্ণ। এটি করা আপনার দলের মিটিং দেখার পদ্ধতি পরিবর্তন করতে সাহায্য করবে, যা পরে এই মিটিংগুলিকে মানুষের জন্য সমস্যা খোঁজার, অন্যদের পরামর্শ দেওয়ার এবং প্রকল্পের সামগ্রিক অবস্থা সম্পর্কে আপডেট পেতে একটি দরকারী জায়গায় পরিণত করবে।
এটি করা থেকে সহজ বলা হয়, তাই আপনার পরবর্তী প্রকল্পের মিটিংয়ের সর্বাধিক উপকারে সহায়তা করার জন্য, নিম্নলিখিত মিটিং কৌশলগুলি ব্যবহার করতে ভুলবেন না।

একটি এজেন্ডা তৈরি করুন এবং এটি প্রচার করুন

আরও ফলপ্রসূ প্রকল্প মিটিং করার জন্য আপনাকে প্রথমে যে কাজটি করতে হবে তা হল, সবাই একই রুমে থাকলে ঠিক কী নিয়ে আলোচনা করা হবে তা নির্ধারণ করা। একটি এজেন্ডা একত্রিত করা আপনাকে এই প্রশ্নের উত্তর দিতে সাহায্য করবে "এই বৈঠকটি কীসের জন্য?" যা মিটিংটি প্রকৃতপক্ষে প্রয়োজনীয় কিনা তা স্পষ্ট করতে সাহায্য করে।
তদুপরি, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি এই কর্মসূচিটি কমপক্ষে একটি পূর্ণাঙ্গ দিন আগে সমস্ত সভায় অংশগ্রহণকারীদের কাছে পাঠান। এটি তাদের মিটিং সম্পর্কে কী ধারণা পেতে সাহায্য করবে এবং যদি আপনি নতুন কিছু নিয়ে আলোচনা করতে যাচ্ছেন, তা হলে লোকেরা মিটিংয়ে যাওয়ার আগে বিষয়গুলি নিয়ে চিন্তা শুরু করতে সাহায্য করবে।
এই মুহুর্তে, যদি অন্য কিছু থাকে যা আপনি চান যে লোকেরা মিটিংয়ে আসার আগে করুক, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি তাই বলেছেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি চান যে তারা কিছু পড়ুক, অথবা আপনি যদি তাদের কিছু তথ্য সংগ্রহ করতে চান, তাহলে তাদের আগে থেকে এটি করতে বলার জন্য এটি বুদ্ধিমানের কাজ যাতে প্রকল্পের মিটিং শুরু হওয়ার সময় আপনি সরাসরি ঝাঁপিয়ে পড়তে পারেন।

সময় সীমা সেট করুন এবং সম্মান করুন

যেটা মিটিংকে অনুৎপাদনশীল মনে করে তার একটা অংশ তার জন্য বরাদ্দ করা সময় অতিক্রম করা। সুনির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে মিটিংগুলি বিদ্যমান, এবং যদি আপনি কাজটি হাত থেকে সরাতে শুরু করেন, তাহলে সময় শেষ হয়ে যাওয়া সহজ হয় এবং হয় সভার মেয়াদ বাড়ানো প্রয়োজন, অথবা আপনার লক্ষ্য অর্জন না করেই শেষ করুন।
এটি হওয়া থেকে রোধ করার একটি ভাল উপায় হল এজেন্ডায় প্রতিটি আইটেমের জন্য একটি সময়সীমা নির্ধারণ করা এবং এটিতে লেগে থাকা। যদি এমন কিছু আসে যা আপনাকে বরাদ্দকৃত সময়ের উপর দিয়ে যেতে বাধ্য করে, তাহলে সেই বিন্দুকে ট্যাবল করার কথা বিবেচনা করুন; আপনি সর্বদা অন্য একটি গোষ্ঠীর সাথে আরেকটি বৈঠকের সময়সূচী করতে পারেন যাতে এটি পরে যেতে পারে। এইভাবে কাজটি ভেঙে দেওয়া আপনার প্রকল্প দলকে আরও সফল করতে সহায়তা করবে।
অবশেষে, আপনি সময়সীমা সম্মান করতে এবং আপনার মিটিংকে সময়সূচীতে রাখতে সাহায্য করার জন্য টাইমার ব্যবহার করতে পারেন। এটি করা কেবল আপনাকে আরও উত্পাদনশীল হতে সহায়তা করবে না, তবে এটি আপনার দলকেও দেখাবে যে আপনি তাদের সময়কে সম্মান করেন এবং এটি নষ্ট করা এড়াতে যথাসাধ্য চেষ্টা করবেন।

রুমে সঠিক লোক পান

একটি উত্পাদনশীল প্রকল্প মিটিংয়ের মূল অংশটি নিশ্চিত করা হচ্ছে যে সঠিক মানুষ এবং কেবলমাত্র সঠিক লোকেরা উপস্থিত রয়েছে। এমন একটি মিটিংয়ের মধ্যে এক ঘণ্টা কাটানোর চেয়ে খারাপ আর কিছু নেই যেখানে আপনার উপস্থিতির প্রয়োজন ছিল না, এবং যদি এটি ঘটে থাকে তবে এটি মূলত কারণ মিটিংয়ের আয়োজক যথেষ্ট সময় ব্যয় করেননি যে সেখানে আসলে কারা থাকা দরকার।
আপনাকে এটি করতে সাহায্য করার জন্য, বিভিন্ন ধরণের মিটিংগুলি বিবেচনা করুন, যেমন:

• সিদ্ধান্ত সভা: এই সভার উদ্দেশ্য হল সহযোগিতা করা এবং সামনের সেরা পথ খুঁজে বের করা, এবং এর অর্থ এই যে শুধুমাত্র যারা প্রকল্পটিকে সম্পূর্ণরূপে বোঝেন তারা সেখানে থাকবেন। অন্য সবাই কেবল অতিরিক্ত হবে, এবং এটি সভাটিকে অর্থহীন মনে করবে।
• কাজের মিটিং: যখন কোন নির্দিষ্ট কাজে মানুষের সহযোগিতার প্রয়োজন হয় তখন এগুলি ঘটে এবং এই কাজটি সম্পন্ন করার জন্য যারা দায়িত্বপ্রাপ্ত তাদের কেবল মিটিংয়ে থাকা প্রয়োজন।
• প্রতিক্রিয়া সভা: এটি পরিচালকদের তাদের দলের কাছ থেকে কী কাজ করছে এবং কী নয় সে সম্পর্কে শোনার সুযোগ দেয়। প্রকল্পের সারা জীবন জুড়ে এগুলি থাকা ভাল যাতে লোকেরা যখন কিছু ভাল না হয় তখন কথা বলতে দ্বিধা বোধ করতে পারে। এবং আপনার দলের আকারের উপর নির্ভর করে, এটিই একমাত্র ধরনের মিটিং যেখানে প্রত্যেকের উপস্থিত থাকার প্রয়োজন হতে পারে।

সঠিক সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন

আপনি যে সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করেন তা আপনার সভাগুলি কতটা উত্পাদনশীল তা নির্ধারণে একটি বড় ভূমিকা পালন করবে। উদাহরণস্বরূপ, স্ক্রিন শেয়ারিং, ভিডিও কনফারেন্সিং এবং হোয়াইটবোর্ডিং সবই আপনার জন্য ঘরের লোকদের সাথে সহযোগিতা করা সহজ করে তোলে, আপনার মিটিংকে আরও কার্যকর করে তোলে। এবং এই সমস্ত সরঞ্জাম এবং আরও অনেকগুলি দ্বারা দেওয়া হয় ফ্রি কনফারেন্স.কম.
সঠিক সরঞ্জাম থাকার গুরুত্ব আজকের কর্মক্ষেত্রে আরও বেশি। তাই অনেক কোম্পানির একাধিক অবস্থান আছে, অথবা মানুষকে অনুমতি দেয় দূরবর্তী কাজ, মানে মানুষ বিভিন্ন শহর বা দেশ জুড়ে ছড়িয়ে আছে। সঠিক প্রযুক্তি ব্যবহার করলে মনে হতে পারে যে সবাই একই রুমে আছে, এটি আপনার জন্য একটি উত্পাদনশীল প্রকল্প সভা করা সহজ করে তোলে।

আপনার পরবর্তী প্রকল্পের সভায় রূপান্তর করুন

আপনার টিমকে মিটিং পরিকল্পনা প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না এবং তাদের কাছ থেকে মতামত সংগ্রহ করুন যাতে আপনি আপনার মিটিং প্রক্রিয়া উন্নত করতে পারেন। এখানে আলোচনা করা কৌশলগুলি কাজে লাগানো আপনাকে আপনার মিটিংগুলিকে বিরক্তিকর সময় নষ্টকারী থেকে সহযোগিতা এবং উদ্ভাবনের সুযোগে রূপান্তরিত করতে সহায়তা করবে।

লেখক সম্পর্কে: কেভিন কননার একজন উদ্যোক্তা যিনি বেশ কয়েকটি ব্যবসার মালিক ব্রডব্যান্ড অনুসন্ধান, একটি পরিষেবা যা মানুষ এবং ব্যবসায়ীদের সেরা মানের ব্রডব্যান্ড ইন্টারনেট খুঁজে পেতে সাহায্য করার জন্য নিবেদিত। তার ব্যবসা চালানো এবং বাড়ানো ব্যাপক প্রকল্প পরিকল্পনা এবং ব্যবস্থাপনা জড়িত এবং কেভিন তাদের অভিজ্ঞতা সফল করতে সাহায্য করার জন্য অন্যদের সাথে শেয়ার করতে পছন্দ করে।

[ninja_form id = 7]