নিয়মিত বৈঠক বা কনফারেন্স কল করা সম্পর্ক গড়ে তোলা এবং ভাগ করা উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এটি বলেছিল, কেউ মিটিংয়ে টানতে পছন্দ করে না যা এগিয়ে যায় কিন্তু অল্প কিছু অর্জন করে। এই ধরনের সভাগুলি কেবল সময় নষ্ট করতে পারে না এবং উত্পাদনশীলতাকে বাধাগ্রস্ত করতে পারে, এই ধরণের অনেকগুলি কল আমন্ত্রিতদের আপনার নির্ধারিত সভাগুলিকে গুরুত্ব সহকারে না নিতে পারে। আজকের ব্লগে, আমরা একটি কনফারেন্স কল মিটিং পরিচালনা করার জন্য কিছু টিপস নিয়ে যাচ্ছি যা আরও ফলপ্রসূ এবং কম সময় ব্যয়কারী।
আপনি মিটিংগুলিকে ছোট করার চেষ্টা করছেন বা আপনার কনফারেন্সের সময় আপনার সমস্ত এজেন্ডা আইটেম সম্বন্ধে নিশ্চিত করতে চান কিনা, ফ্রি কনফারেন্স কল সফটওয়্যারের সাথে সামান্য প্রস্তুতি আপনাকে বিষয়গুলি এবং সময়মতো মিটিং রাখতে সাহায্য করতে পারে।
একটি মিটিং করার পরিবর্তে, কেন শুধু একটি গণ ইমেল বা একটি গ্রুপ চ্যাট বার্তা পাঠাবেন না?
অবশ্যই, ইমেল, আইএম এবং পাঠ্য বার্তাগুলি সহজ - তাদের কোনও সময়সূচির প্রয়োজন নেই এবং লোকেরা তাদের সুবিধার্থে তাদের সাড়া দিতে পারে। কিছু পরিস্থিতি, তবে, আরও লাইভ ইন্টারঅ্যাকশনের জন্য আহ্বান জানায়
(কোন শ্লেষের উদ্দেশ্য নেই)। ফোন এবং ভিডিও কনফারেন্স কল শুধুমাত্র দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে ব্যক্তিগত সংযোগ গড়ে তুলতে সাহায্য করে না, বরং রিয়েল-টাইম আলোচনার সুবিধার ক্ষেত্রে আরও কার্যকর হতে পারে। ব্যক্তিগতভাবে দেখা করার জন্য পরবর্তী সেরা জিনিস, একটি ভালভাবে পরিচালিত ফোন বা ভিডিও মিটিং অনেক কম সময়ে অনেক কিছু বলা যায়।
সর্বোপরি, কে ইমেলগুলির একটি পৃষ্ঠা-দীর্ঘ থ্রেডের মাধ্যমে পড়তে চায়?
একটি সফল কনফারেন্স কলের নেতৃত্ব দেওয়ার চাবিকাঠি প্রস্তুতির সাথে শুরু হয় - কীভাবে একটি কনফারেন্স কল সঠিকভাবে শুরু করা যায় তা জানা শুরু হয়ে গেলে এটি নিয়ন্ত্রণ এবং পরিচালনা করা অনেক সহজ হয়ে যাবে। একটি কনফারেন্স কল বা ভিডিও কনফারেন্স স্থাপন করা অত্যন্ত সহজ হলেও, বুনিয়াদি বিষয়গুলির সাথে নিজেকে আগে থেকে পরিচিত করা সবসময় ভাল, যেমন আপনার সম্মেলনের জন্য একটি স্পষ্ট উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা, একটি কনফারেন্স কল নম্বর কিভাবে পেতে হয় এবং কিভাবে একটি ডায়াল করতে হয় সম্মেলনের ডাক.
একটি সফল সম্মেলন কলের প্রস্তুতির জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি হল একটি এজেন্ডার রূপরেখা। যদিও আপনার কল চলাকালীন আলোচনার প্রতিটি মিনিটের জন্য একটি স্পষ্ট কর্মসূচির প্রয়োজন হয় না, তবে আপনি যা সম্বোধন করার পরিকল্পনা করছেন তার জন্য একটি নির্দেশিকা হিসাবে পরিবেশন করার জন্য এটি যথেষ্ট বিশদ হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি এক ঘন্টার জন্য কনফারেন্স কল করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে আপনি চারটি ভিন্ন বিষয়ে আলোচনা করতে 15 মিনিট বরাদ্দ করতে চাইতে পারেন। অবশ্যই, প্রতিটি এজেন্ডা আইটেম বরাদ্দ করার সময় আলোচনা করার জন্য আইটেমের সংখ্যা এবং আপনার প্রত্যাশিত অংশগ্রহণকারীর সংখ্যার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হবে। উপলভ্য ফ্রি কনফারেন্স সফটওয়্যার ব্যবহার করা সময়ের ট্র্যাক রাখার একটি দুর্দান্ত উপায় কারণ এই ধরনের অনেক পরিষেবাতে আপনার ইন্টারফেসের সাথে ঘড়ি বা টাইমার রয়েছে যা আপনার কলের শুরুতে চলতে শুরু করে।
বিভিন্ন ফ্রি কনফারেন্স সলিউশনের জন্য ধন্যবাদ, একটি ডেডিকেটেড কনফারেন্স লাইন পাওয়া সহজ ছিল না। একটি ফ্রি অ্যাকাউন্ট তৈরি করার পরে, বেশিরভাগ পরিষেবা আপনাকে একটি কনফারেন্স ডায়াল-ইন নম্বর এবং একটি অনন্য অ্যাক্সেস কোড প্রদান করবে যা আপনার কনফারেন্স লাইনে যেকোনো সময় কল করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। অনেকে অফারও করে প্রিমিয়াম টোল-ফ্রি এবং আন্তর্জাতিক ডায়াল-ইন নম্বরগুলিও।
এখানে জটিল অংশ আসে ... শুধু মজা করা! একটি কনফারেন্সে কল করার জন্য, অংশগ্রহণকারীরা কেবল প্রদত্ত ডায়াল-ইন নম্বরে কল করবে এবং যখন অনুরোধ করা হবে, কনফারেন্স লাইনে নির্ধারিত অ্যাক্সেস কোডটি প্রবেশ করান। যেহেতু প্রতিটি কনফারেন্স লাইনের অ্যাক্সেস কোড অনন্য, অংশগ্রহণকারীরা যে অ্যাক্সেস কোডটি প্রবেশ করবে তা নির্ধারণ করবে যে আপনার কলে কে প্রবেশ করবে (বা প্রবেশ করবে না)!
আপনার কনফারেন্স কল মসৃণভাবে চলছে তা নিশ্চিত করা বাক্স টিক করার মতো সহজ। দ্য ফ্রি কনফারেন্স মিটিং চেকলিস্ট সফল ফোন কনফারেন্স এবং ওয়েব মিটিংয়ের পরিকল্পনা ও আয়োজনের জন্য আপনার গাইড।
আপনি ব্যক্তিগতভাবে, ফোনে, অথবা ভিডিও কনফারেন্সের মাধ্যমে একটি মিটিং হোস্ট করছেন কিনা, একই রকম সভা পরিচালনার বাধ্যবাধকতা এখনও প্রযোজ্য- যেমন একটি সংজ্ঞায়িত কর্মসূচি নির্ধারণ, উপযুক্ত সকল লোককে আমন্ত্রণ জানানো এবং ন্যূনতম স্পর্শকাতর কথোপকথন রাখা। একটি সুবিধা ফোন এবং ওয়েব কনফারেন্সে ব্যক্তিগতভাবে মিটিং আছে, তবে, কনফারেন্স মডারেটরকে দেওয়া নিয়ন্ত্রণের স্তর। কীভাবে একটি কনফারেন্স কল কার্যকরভাবে করতে হয় তা জানার অর্থ এই নিয়ন্ত্রণগুলি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা জানা।
কনফারেন্স মডারেটর কন্ট্রোলস মিটিং লিডার কে কনফারেন্স কলের সময় কে শুনতে ও শুনতে পারে না তা নির্ধারণ করার ক্ষমতা প্রদান করে। পরিবর্তনযোগ্য কনফারেন্স সেটিংস ছাড়াও, বেশিরভাগ ফ্রি কনফারেন্স কল সফটওয়্যার পরিষেবা মডারেটরদের টেলিফোন কীপ্যাড কমান্ড এবং অনলাইন ড্যাশবোর্ড নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে তাদের কনফারেন্স নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়। অনলাইন ড্যাশবোর্ডের বৈশিষ্ট্য, যেমন সক্রিয় স্পিকার, মডারেটরদের একটি কলের সময় কে কথা বলছে এবং অংশগ্রহণ করছে সেদিকে নজর রাখার অনুমতি দিন। মডারেটরদের সক্ষম করে (সম্ভাব্য) বিঘ্নিত অংশগ্রহণকারীদের নীরব করে, মিটিংগুলিকে ট্র্যাকের উপর রাখা এবং স্পর্শকাতর কথোপকথনগুলি নিয়ন্ত্রণ করা সহজ।
একটি কনফারেন্স হোস্ট করার সময় ভীতিজনক মনে হতে পারে, একটি সফল কল পরিচালনা করা খুব সহজ, সঠিক টুলস এবং সামান্য জ্ঞান দেওয়া। যদি আপনার কোন প্রশ্ন বা উদ্বেগ থাকে, আপনি সর্বদা ভিজিট করতে পারেন ফ্রি কনফারেন্স সাপোর্ট পেজ কনফারেন্সিং বিশেষজ্ঞের সাথে যোগাযোগ করতে!
ফ্রি কনফারেন্স কলিং প্রযুক্তির অগ্রদূত, ফ্রি কনফারেন্স ডটকম এবং এর বিশেষজ্ঞদের দল সফল কনফারেন্স কলের শিল্পকে আয়ত্ত করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য এখানে রয়েছে। মাউসের মাত্র কয়েকটি ক্লিকে, আপনি আপনার নিজের কনফারেন্স কল এবং অনলাইন মিটিং হোস্ট করার পথে যেতে পারেন। আজই যোগ দিন!
আপনার FreeConference.com অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন এবং আপনার ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছুতে অ্যাক্সেস পান, যেমন ভিডিও এবং স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়া, কল শিডিউলিং, স্বয়ংক্রিয় ইমেল আমন্ত্রণ, অনুস্মারক, এবং আরও
