একটি কার্যকর আনুষ্ঠানিক সভা পরিচালনার চাবিকাঠি একটি সুচিন্তিত এজেন্ডা। আপনি যখন মিটিং সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্যের সাথে একটি এজেন্ডা লিখে আগে থেকে প্রস্তুতি নিবেন, তখন আপনি কেবল জড়িত সকলের জন্য সময় বাঁচাবেন না, তবে ফলাফল সফল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি।
একটি কার্যকর মিটিং এজেন্ডা তৈরি করার সময় এখানে 5 টি আইটেম আপনার অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
এটি এজেন্ডার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ হতে পারে। এটি সভার উদ্দেশ্য এবং ফলাফল বা সিদ্ধান্ত যা আপনি শেষ পর্যন্ত পৌঁছানোর আশা করছেন তা নির্দিষ্ট করে। এটি জড়িত প্রত্যেককে আপনি কী অর্জন করার চেষ্টা করছেন এবং কেন তাদের অংশগ্রহণ মূল্যবান তা পরিষ্কার বোঝার অনুমতি দেয়।
যখন কর্মসূচিতে লক্ষ্য দিয়ে শুরু করা অন্তর্ভুক্ত থাকে, আপনি শেষ ফলাফলের দিকে বেশি মনোযোগী হন। মিটিংয়ের বাকি কর্মসূচি তৈরি করার সময়, আপনার মিটিং শুরু হওয়ার আগেই তার কার্যকারিতা উন্নত করুন।
একবার সভার লক্ষ্য স্থির হয়ে গেলে, আলোচনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের তালিকা সহ সভার জন্য প্রস্তুতি নিন।
প্রতিটি আলোচনার বিষয় সভার লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করা উচিত। তালিকাটি সংক্ষিপ্ত হতে পারে কিন্তু যথেষ্ট বিশদ হওয়া উচিত যাতে দলের সদস্যরা কার্যকরী অবদান রাখার জন্য টিম মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতি নিতে পারে।
একটি সাধারণ পদ্ধতি হল প্রতিটি বিষয়কে একটি প্রশ্ন হিসেবে রাখা। এটি আপনার অংশগ্রহণকারীদের জন্য চিন্তার প্রক্রিয়াটি শুরু করে এবং মিটিং লক্ষ্যে এর আপেক্ষিকতা সম্পর্কে একটি চেক-ইন প্রদান করে।
প্রতিটি টপিকের একটি মালিক এবং বিষয় নির্দিষ্ট করার জন্য নির্দিষ্ট সময় থাকতে হবে। বিষয় মালিকানা জবাবদিহিতা প্রদান করে। একটি সময়সীমা মিটিংকে সময়সূচীতে রাখে। আমাদের বিনামূল্যে মিটিং এজেন্ডা এখানে ডাউনলোড করুন: ফ্রি কনফারেন্স মিটিং এজেন্ডা ডাউনলোড
চ্যালেঞ্জটি নিজেকে উপস্থাপন করে, কাকে আমন্ত্রণ জানাবে তা নির্ধারণ করার সময় নয়, তবে কে আমন্ত্রণ জানাবে না। এই তালিকায় কেবলমাত্র যাদের সত্যিই মিটিংয়ে থাকা দরকার তাদেরই হওয়া উচিত।
আপনি যদি আপনার মিটিংয়ের লক্ষ্য স্থির করেন এবং মিটিংয়ের বিষয় নির্ধারণ করেন, তাহলে আপনার অংশগ্রহণকারীদের তালিকা চূড়ান্ত করার জন্য কাজ করার জন্য আপনার একটি ভাল ভিত্তি থাকা উচিত। এটি মনে রেখে, প্রতিটি মিটিং অংশগ্রহণকারীকে বিবেচনা করার সময় নিজেকে তিনটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি কোন প্রশ্নের হ্যাঁ উত্তর দেন, তাকে বা তার কর্মসূচির আইটেমের তালিকায় যুক্ত করুন:
যদি আপনি অনিশ্চিত হন, তাহলে তার উপস্থিতি optionচ্ছিক করার কথা বিবেচনা করুন। আপনি সর্বদা একটি পোস্ট-মিটিং সারসংক্ষেপ, রেকর্ডিং বা প্রতিলিপি পাঠাতে পারেন। একটি নোট গ্রহণকারী থেকে মিটিং মিনিট, সবসময় প্রয়োজন হয় না।
ব্যবসায়িক সভাগুলোর মধ্যে সবচেয়ে বড় অভিযোগ হল সেগুলো সময়ের অপচয়। যখন সিঙ্কগুলি প্রায় 30 মিনিট থাকে তখন মিটিং পরিচালনা করা সহজ হয়। সময় নষ্ট না করে বা ফলাফল হারানো ছাড়া আপনার সহকর্মীদের সময়কে সম্মান করুন।
ফলো-আপ মিটিংয়ের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। নিচের দিকে মিটিং এজেন্ডা টেমপ্লেট, এমন একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করা উপকারী যেখানে অংশগ্রহণকারীরা নোট, ডকুমেন্ট অ্যাকশন আইটেম, সিদ্ধান্ত এবং গ্রহণ করতে পারে। এই বিভাগটি মিটিংয়ে করা সিদ্ধান্তগুলিকে সংগঠিত করে এবং অংশগ্রহণকারীদের পরবর্তীতে যে প্রক্রিয়াটি ঘটতে হবে তা কল্পনা করতে দেয়।
মিটিংয়ের সময় অপ্রত্যাশিত বিষয় উঠতে পারে যা শেষ লক্ষ্য থেকে দূরে সরে যায়। ট্র্যাক এবং সময় থাকতে, "পার্কিং" "পার্কিং লট" -এ অ-আলোচনার আলোচনা, সাধারণত এজেন্ডার শেষে, পূর্ববর্তী সভার বাইরে ঘুরে দেখার জন্য। এর জন্য আরেকটি সাধারণ শব্দ হল "চলুন এটি অফলাইনে নেওয়া যাক।"
এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যদি অংশগ্রহণকারীরা দূর থেকে আপনার মিটিংয়ে অংশগ্রহণ করবে। নিশ্চিত করুন যে সমস্ত কনফারেন্সের বিবরণ স্পষ্টভাবে বর্ণিত এবং সঠিক, ডায়াল-ইন নম্বর, অ্যাক্সেস কোড এবং আপনার অনলাইন মিটিং রুমের যে কোন লিঙ্ক সহ।
অথবা, FreeConference.com- এর সাথে একটি মিটিং তৈরি করুন এবং সম্মেলনের বিবরণগুলি আপনার সভার এজেন্ডা সহ সমস্ত আমন্ত্রণ এবং অনুস্মারকগুলিতে অন্তর্ভুক্ত।
আগাম বিজ্ঞপ্তি উপস্থিতদের বোর্ড সভার জন্য প্রস্তুতি নেওয়ার সময় এবং তাদের সময়সূচীতে কোনও বিরোধ নেই তা নিশ্চিত করার জন্য সময় প্রদান করে।
আগাম বিজ্ঞপ্তি উপস্থিতদেরকে মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতির সময় এবং তাদের সময়সূচীতে কোনও বিরোধ নেই তা নিশ্চিত করার জন্য সময় প্রদান করে।
আপনার FreeConference.com অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন এবং আপনার ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছুতে অ্যাক্সেস পান, যেমন ভিডিও এবং স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়া, কল শিডিউলিং, স্বয়ংক্রিয় ইমেল আমন্ত্রণ, অনুস্মারক, এবং আরও
