Получаването на проект от земята изисква система от процеси и талантливи хора, за да свършат работата. По принцип това не е просто постижение!
Разчитам на видео конферентна връзка За да си сътрудничите с множество екипи и лица, се изисква организация и ефективно изпълнение на управлението на проекти в различни офиси, отдели и командни вериги. Сближаването, комуникацията и централизацията са ключови фактори. С когото и да имате работа, независимо дали е заинтересована страна, клиент или служител, има много движещи се части, които трябва да се вземат предвид от зачеването до доставката.
Всеки проект изисква цялостни познания за жизнения цикъл на проекта. Знанието как функционира всяка фаза дава ценна информация за това как да се подходи към нея. Но как видеоконферентната връзка работи, за да даде възможност на вашия процес? Нека да разгледаме рамката на 5 -те етапа на управление на проекти.
Отговорността на ръководителя на проекта е да познава, планира и изгражда „повдигането“ на проекта, като има задълбочено разбиране за петте стъпки за управление на проекта. Това работи, за да осигури ясен и кратък план за това как идеята ще премине от абстрактно към конкретно. Разработено от Института за управление на проекти (PMI), 5 -те фази за всеки проект, който трябва да бъде реализиран, са както следва:
1. започване
Първата от фазата на жизнения цикъл, инициирането изисква начална среща, която се свързва с клиента и инвеститорите. Тук се обсъждат целите, задачите, съмненията, притесненията и всички първоначални мисли и идеи. Когато лицата, вземащи решения, не се намират само на едно място, можете да разчитате на създаването на онлайн среща за видео чат или конферентен разговор, за да обсъдите следните точки за говорене:
- Кои са инвеститорите и заинтересованите страни?
- Каква е бизнес визията и мисията?
- Каква е прогнозната времева линия?
- Какви са някои от рисковете?
- Какъв бюджет и ресурси са на разположение?
2. планиране
След като целите са определени и договорени, по -ясна представа за крайния резултат може да бъде разбрана по -добре. Работата назад, за да визуализира и формулира набор от планове, които всеки да следва, насочва екипа от фазата на започване към завършване.
Провеждане на онлайн срещи за:
- Съберете екипи
- Предайте съществени подробности
- Определете целите и задачите на проекта
Фазата на планиране е от решаващо значение за пробиване на следните 5 компонента:
- Проектиране на структура на проекта
- Създаване на документи за работния процес
- Изчисляване на бюджетите между отделите
- Събиране, разпределяне и определяне на ресурси
- Оценка на риска
3. Изпълнение
Ръководителите на екипи и мениджърите на проекти се задействат, за да създават резултати, да бъдат посредник за клиентите, да изпълняват задачи, да изпълняват процеси и др. Директната комуникация във всички части на проекта е необходима и жизненоважна за успеха на реализирането на идеята.
От съществено значение за фазата на изпълнение:
- Чести срещи
Да останеш начело на екипите с насрочени онлайн срещи помага да поддържаш проекта кратък и в крак. Навременната и кристално чиста комуникация чрез видеоконферентна връзка или конферентни разговори гарантира по -малко слепи петна, по -добра работа в екип и ускорено движение на елементи в процес на работа.
Прозрачност
Избягвайте потенциални блокировки, когато става въпрос за лесно предотвратими препятствия като насрочване, наемане, поканяване на участници на срещи и установяване кой отговаря за каква задача, като интегрирате други цифрови инструменти като Slack, Outlook и Google Календар във вашата платформа за видеоконференции.- Управление на конфликти
Проблемите непременно ще възникнат. Облекчете събитията, като поканите тези от екипите на „първа линия“ да говорят и да изразят притеснения, пречки или нещо, което потенциално би могло да представлява слабост във веригата.
- Доклади за напредъка
Редовните актуализации, споделени по време на standup среща, сбирка сесия или видео чат работи, за да изпревари кривата и да идентифицира проблемите, преди те да се случат.
4. Мониторинг и контрол
Ако не можете да го измерите, не можете да го управлявате. Тази фаза изисква проверка, за да се увери, че всичко е в съответствие с договореното по -рано. Кои са основните показатели за ефективност? Какво трябва да се приложи, за да се спазят сроковете и финансовите параметри?
Провеждайте онлайн срещи с ключови играчи за рутинни контролни точки, прегледи и отчети за ефективността. Можете да провеждате дистанционно презентации чрез видеоконференции, които включват работни потоци, важни документи и файловеи всичко, което трябва да бъде споделено и разпространено.
5. Затваряне
Затварянето на проекта е също толкова важно, колкото и започването му. Наричан още като „последваща фаза“, това е приблизително по това време, когато завършеният проект е готов за пускане на обществеността. Основният акцент тук е върху пускането и доставката на продукти.
От решаващо значение за ръководителя на проекта е да оцени продължителността на живота на проекта от началото до края чрез:
- Проучване на изпълнението на проекта
Всеки отбор постигна ли своите цели и маркери? Изпълнен ли е проектът в рамките на бюджета и сроковете? Проектът реши ли проблем? Разглеждането на тези въпроси и повече помагат да се прецени дали проектът е бил успешен или не.
- Преглед на ефективността на екипа
Ефективността на членовете на екипа може да бъде допълнително анализирана индивидуално, за да се оцени успеха в групата. Проверките на качеството, KPI и онлайн срещите работят, за да осигурят по -ясна представа за ефективността.
- Оценка и документиране на закриването на проекта
Изчерпателна презентация, събираща подкрепящи документи, които демонстрират растежа на проекта от концепцията до изпълнението, гарантира правилното завършване на клиентите и заинтересованите страни.
- Искане на отзиви
Окончателната оценка на проекта предоставя по -отблизо силните и слабите страни от началото до края. Намерете прозрения и научете уроци за следващия път.
- Превишаване на бюджета
Възможността да се определят точно загубите на бюджет, както и недокоснатите ресурси, осигурява по -добро разбиране на успеха (или неуспеха) и помага за справяне с разхищението.
Някои точки за разговори онлайн за среща включват:
- Какви бяха изводите от проекта?
- Какви са възможностите за растеж? Подобрение
- Какви бяха някои от силните и слабите страни, показани в процеса?
Нека FreeConference.com предостави на вашата компания ясно и ефективно платформа за видеоконференции за управление на проекти необходимо за създаване на сплотеност и централизация за всички аспекти на управлението на проекти. С широк набор от функции, лесна интеграция и висококачествени видео и аудио възможности, можете да очаквате вашият проект да бъде обстойно комуникиран и съвместно по него.
