Как да проведем по -продуктивна среща по проекта

Въпреки че срещите са важни за улесняване на сътрудничеството по време на среща по проект, те могат да бъдат огромна загуба на време. Всъщност, повечето хора смятат, че около половината от събранията, които посещават, са „загубено време“ и това не само ги разочарова, но и ги затруднява да останат съсредоточени върху задачата.
В резултат на това е от решаващо значение да намерите начини да направите вашите срещи по проекта по -продуктивни. Това ще помогне да се промени начина, по който вашият екип гледа на срещите, което след това ще превърне тези срещи в полезно място за хората да търсят помощ при проблеми, да предлагат предложения на другите и да получават актуализации за цялостното състояние на проекта.
Това е по -лесно да се каже, отколкото да се направи, така че за да ви помогнем да се възползвате максимално от следващата си среща по проекта, не забравяйте да използвате следната тактика на срещата.

Създайте дневен ред и го разпространете

Първото нещо, което трябва да направите, за да имате по -продуктивна среща по проекта, е да определите какво точно ще бъде обсъдено, когато всички са в една и съща стая. Съставянето на дневен ред ще ви помогне да отговорите на въпроса „за какво е тази среща?“ което помага да се изясни дали срещата наистина е необходима.
Освен това е важно да изпратите този дневен ред до всички участници на срещата поне един цял ден предварително. Това ще им помогне да добият представа за какво става въпрос на срещата, а в случай, че ще обсъждате нещо ново, това ще помогне на хората да започнат да мислят за нещата, преди да влязат в срещата.
По този въпрос, ако има нещо друго, което бихте искали хората да направят, преди да дойдат на срещата, уверете се, че казвате това така, че вашият дневен ред. Например, ако искате да прочетат нещо или ако искате да съберат някои данни, тогава е умно да им кажете да направят това предварително, за да можете да се включите веднага, когато срещата по проекта започне.

Задайте и спазвайте срокове

Част от това, което кара срещата да се чувства непродуктивна, е надвишаване на времето, отделено за нея. Срещите съществуват за конкретни цели и ако започнете да се отклонявате от задачата, която имате, тогава е лесно да изтече времето и трябва или да удължите срещата, или да я прекратите, без да постигнете целта си.
Добър начин да предотвратите това да се случи е да зададете срок за всяка точка от дневния ред и да се придържате към нея. Ако излезе нещо, което ще ви накара да преминете през определеното време, тогава помислете за включване на тази точка; винаги можете да насрочите друга среща с друга група хора, за да я прегледате по -късно. Прекъсването на работата по този начин също ще помогне да направите вашия екип по проекта по -успешен.
И накрая, можете също да използвате таймери, които да ви помогнат да спазвате сроковете и да поддържате срещата си по график. Това не само ще ви помогне да бъдете по -продуктивни, но и ще покаже на вашия екип, че уважавате времето им и ще направите всичко възможно, за да не го губите.

Вземете правилните хора в стаята

Част от ключа към продуктивната среща по проекта е да се уверите, че присъстват правилните хора и само правилните хора. Няма нищо по -лошо от това да прекарате един час в среща, на която не е необходимо да присъствате, и ако това се случи, това е до голяма степен защото организаторът на срещата не е отделил достатъчно време, за да попита кой наистина трябва да присъства.
За да ви помогнем да направите това, помислете за различните видове срещи, които може да имате, като например:

• Срещи за вземане на решения: Целта на тази среща е да си сътрудничат и да намерят най -добрия път напред, а това означава, че само тези, които разбират проекта изцяло, трябва да присъстват. Всички останали просто ще бъдат допълнителни и това ще направи срещата да изглежда безсмислена.
• Работни срещи: Това се случва, когато хората трябва да си сътрудничат по конкретна задача и само тези, които отговарят за изпълнението на тази задача, трябва да присъстват на срещата.
• Срещи за обратна връзка: Те дават възможност на мениджърите да чуят от екипа си какво работи и кое не. Добре е да ги имате през целия жизнен цикъл на проекта, за да могат хората да се чувстват свободни да говорят, когато нещо не върви добре. И в зависимост от размера на вашия екип, това е единственият вид среща, на която може да се наложи да присъстват всички.

Използвайте правилните инструменти

Инструментите, които използвате, също ще играят голяма роля при определянето на това колко продуктивни са вашите срещи. Например споделянето на екрана, видеоконференциите и бялата дъска улесняват сътрудничеството ви с хората в стаята, което прави срещата ви по -ефективна. И всички тези инструменти и други се предлагат от FreeConference.com.
Значението на наличието на подходящи инструменти е още по -голямо на днешните работни места. Толкова много компании имат множество места или позволяват на хората работят дистанционно, което означава, че хората са разпръснати в различни градове или държави. Използването на правилната технология може да изглежда така, сякаш всички са в една стая, което ще улесни провеждането на продуктивна среща по проекта.

Преобразувайте следващата си среща по проекта

Не забравяйте да включите екипа си в процеса на планиране на срещите и да съберете обратна връзка от тях, за да можете да подобрите процеса на срещата. Използването на тактиките, обсъдени тук, ще ви помогне да превърнете вашите срещи от досадни загуби на време във възможности за сътрудничество и иновации.

За автора: Кевин Конър е предприемач, който притежава няколко бизнеса, включително Широколентово търсене, услуга, посветена да помогне на хората и бизнеса да намерят широколентов интернет с най -добра стойност. Управлението и разрастването на неговия бизнес включва обширно планиране и управление на проекти и Кевин обича да споделя опита си с другите, за да им помогне да успеят.

[Ninja_form ID = 7]