Ключът към провеждането на ефективна официална среща е добре обмислен дневен ред. Когато се подготвите предварително, като предварително напишете дневен ред с подробна информация за срещата, вие не само ще спестите време за всички участници, но е по -вероятно резултатът да бъде успешен.
Ето 5 точки, които винаги трябва да включвате, когато създавате ефективен дневен ред на срещата:
5. Определете целта на срещата. (Или цели)
Това може да е най -важната част от дневния ред. Той уточнява целта на срещата и резултата или решението, което се надявате да постигнете в края. Тя позволява на всички участващи да имат ясно разбиране за това какво се опитвате да постигнете и защо тяхното участие се оценява.
Когато дневният ред включва започването с целта, вие сте по -фокусирани върху крайния резултат. докато създавате останалата част от дневния ред на срещата, подобрявайки ефективността на вашата среща, преди тя дори да започне.
Вижте списъка със срещите!
4. Очертайте списък с теми от дневния ред на заседанията за обсъждане
След като целта на срещата бъде установена, подгответе се за срещата със списък на важни теми за обсъждане.
Всяка тема за дискусия трябва да помогне за постигане на целта на срещата. Списъкът може да бъде кратък, но трябва да бъде достатъчно подробен, така че членовете на екипа да могат да се подготвят за срещата на екипа, за да дадат ефективен принос.
Често срещан метод е всяка тема да се позиционира като въпрос. Това стартира мисловния процес за вашите участници и осигурява проверка на неговата относителност към целта на срещата.
Всяка тема трябва да има собственик и определено време за покриване на темата. Собствеността върху темата осигурява отчетност. Времевата рамка поддържа срещата по график. Изтеглете нашия безплатен дневен ред на срещата тук: Изтегляне на програма за срещи на FreeConference
3. Определете списъка с необходимите участници
Предизвикателството се представя не когато решавате кого да поканите, а кого да не поканите. Само хората, които наистина трябва да присъстват на срещата, трябва да бъдат в този списък.
Ако сте определили целите си на срещата и сте задали теми за срещата, трябва да имате добра основа, с която да работите, за да финализирате списъка си с участници. Имайки това предвид, задайте си три въпроса, когато обмисляте всеки участник в срещата. Ако отговорите с да на някой от въпросите, добавете го към списъка с точки от дневния ред:
- Трябва ли той/тя да присъства, за да постигне целта на срещата?
- Има ли той/тя ценни знания или опит, които биха могли да повлияят на резултата?
- Дали той/тя е пряко повлиян от крайния резултат на целта?
Ако не сте сигурни, помислете дали участието му да не е задължително. Винаги можете вместо това да изпратите обобщение, запис или транскрипция след срещата. Протокол от срещата от бележка, не винаги е задължителен.
Едно от най -големите оплаквания за бизнес срещите е, че те са загуба на време. Управлението на срещите става по -лесно, когато синхронизирането продължава около 30 минути. Уважавайте времето на колегите си, без да губите време или да губите резултати.
2. Оставете раздел за въпроси за действие и дискусии извън темата в края на дневния ред на вашата среща
Последването е също толкова важно, колкото и самата среща. В долната част на шаблон за дневен ред на срещата, полезно е да включите раздел, където присъстващите могат да си водят бележки, да документират елементи за действие, решения и неща за вкъщи. Наличието на този раздел организира заключенията, направени на срещата, и позволява на присъстващите да визуализират процеса, който трябва да се осъществи след това.
По време на срещата могат да възникнат неочаквани теми, които насочват вниманието от крайната цел. За да сте в крак и навреме, „паркирайте“ дискусията извън темата в „Паркинг“, обикновено в края на дневния ред, за да посетите отново извън предишната среща. Друг често срещан термин за това е „Да вземем това офлайн“.
1. Не на последно място, проверете отново подробностите за срещата, като време, място и логистика на конференцията
Това е особено важно, ако присъстващите ще участват във вашата среща дистанционно. Уверете се, че всички подробности за конференцията са ясно очертани и правилни, включително номера за набиране, код за достъп и всякакви връзки към вашата онлайн заседателна зала.
Или създайте среща с FreeConference.com и подробностите за конференцията се попълват във всички покани и напомняния, заедно с дневния ред на вашата среща.
Опитайте се да изпратите дневния ред поне 48 часа предварително.
Предварителното известие предоставя на присъстващите време да се подготвят за заседанието на борда и да гарантират, че нямат конфликти в графика си.
Опитайте се да изпратите дневния ред поне 48 часа предварително.
Предварителното известие предоставя на присъстващите време да се подготвят за срещата и да гарантират, че нямат конфликти в графика си.
