إذا سبق لك حضور اجتماع مطول لا ينتهي ، فربما كان لديك الوقت الكافي للتفكير في طرقٍ أخرى لإدارته. الاجتماعات، إذا لم تُخطط جيدًا، يصعب إدارتها دون جداول أعمال مُوجزة؛ إذ يُصبح اتخاذ القرارات مُعقدًا بسبب النقاشات غير المركزة ونقص المشاركة الواعية. يُعدّ تصميم جدول أعمال فعّال أحد السبل التي تُمكن المرء من تسخير قوة فريق عمل قوي، حيث يُوفر الهيكل اللازم والمحتوى المعلوماتي لإنجاز المهام على النحو الأمثل.
سواء كان اجتماعك يوميًا أو أسبوعيًا أو ربع سنويًا ، فإن ضرورة وجود جدول زمني قوي أمر ضروري للحفاظ على الكفاءة ، في المجموعات الكبيرة والصغيرة على حد سواء. المدرجة أدناه هي بعض العوامل المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار عند تصميم جدول أعمال اجتماعاتك. ضع في اعتبارك ما يلي:
هل حددت موضوعًا يتضمن الفريق الذي تخاطبه؟ يرغب معظم الناس في مناقشة الأشياء التي تؤثر عليهم بشكل مباشر. تعتبر المناقشة حول القضايا التي تشمل الإدارات المختلفة من الأشياء الجيدة التي يجب طرحها خلال الاجتماعات ، والتي تم تخصيص الموارد من أجلها لغرض وحيد هو مناقشات المجموعة. نظرًا لأن معظم المؤسسات يتم تشغيلها من خلال ملف
الشعور بالاعتماد المتبادل بين المكاتب ، غالبًا ما تحتاج الإدارات الداخلية إلى وقت للاجتماع لتنسيق جهودها وتوحيدها.
يتيح لك التفكير في تفاعل الفريق مع ما تتم مناقشته أيضًا تصميم جدول أعمالك بما يتناسب مع جمهورك ، وزيادة مشاركة الجمهور إلى أقصى حد.
عند وضع جدول أعمالك، اسأل نفسك: هل يؤثر هذا على الأشخاص الذين أخاطبهم؟
يمكن أن يؤدي استخدام الكلمات الطنانة كجمل موضوعية نقطية إلى ترك غرفة من المحترفين يتعثرون: إذا أعلنت عن إطلاق منتج جديد ناجح على جدول الأعمال تحت عنوان "Good Stuff We Did مؤخرًا" ، فمن المحتمل أنك ستكون الوحيد في تلك الصفحة. من الصعب للغاية التوسط في مناقشة إذا لم يكن الناس واضحين بشأن الموضوع ، ناهيك عن القدرة على الاستعداد لها بفعالية.
يعد استخدام عبارات الأسئلة لطرح النقاط في الاجتماع طريقة رائعة للتأكد من أن المناقشة تحل بالفعل المشكلة التي يتم تقديمها. باستخدام إطلاق منتجنا الافتراضي الناجح كمثال ، ضع في اعتبارك ما يلي: ما الذي نجح في هذا الإطلاق؟ ما هي الأسواق التي افتتحناها بهذا النجاح؟ أين نأخذه من هنا؟
عند كتابة عناوين الاجتماعات، اسأل نفسك: ما هي الإجابات التي أبحث عنها؟ ما هو السؤال الذي يساعدنا بشكل أفضل في الوصول إلى تلك الإجابات؟
يمكن أن ينزعج الناس عندما يدركون أن طلب مساهماتهم لا يضمن أن يكون لهم رأي في عملية صنع القرار النهائية. من المهم تصنيف كل مناقشة بناءً على ما تبحث عنه من جمهورك. حدد للمجموعة ما تتوقعه من إجاباتهم. يساعدك النهج القائم على الأسئلة في الحصول على إجابات أكثر فائدة من فريقك ، ولكن يمكن أن يؤدي أيضًا إلى الإحباط إذا كنت مضللًا بأي شكل من الأشكال حول الغرض الذي يتم استخدام هذه الردود من أجله.
إذا تم عقد الاجتماع حتى تتمكن من جمع مدخلات لاتخاذ قرار أكبر ، فقم بالإعلان عن ذلك. إذا كنت بحاجة إلى لوحة صوت حول فكرة جديدة ، فذكر ذلك في جدول الأعمال. إذا كنت تبحث عن إجماع بحلول نهاية الاجتماع ، فقم بتدوين ذلك وتوضيح أن الهدف النهائي للمناقشة هو اتخاذ قرار بشأن شيء ما. بهذه الطريقة ، تتجنب الانحراف عن طريق نقاط الخلاف بين أعضاء فريقك والتي قد تكون لها أفكار عن السلطة لا تحمل أي وزن في هذا الاجتماع بالذات.
عند تحديد التوقعات من الاجتماعات، اسأل نفسك: هل أبحث عن مدخلات، أم معلومات، أم قرار نهائي؟
هذه المشكلة عبارة عن مسعى ثنائي بت ، حيث أن توقيت جدول أعمالك يمكن أن يحدد مستوى التحضير الذي يحققه أعضاء فريقك. كلما حصلت على جدول الأعمال بشكل أسرع ، توقعت منهم أن يأخذوا بعين الاعتبار عناصر من نقاطه الخطابية والاستعداد لإعطائك مدخلاتهم ، أو جمع المعلومات لاتخاذ قرار مستنير معك. من المهم إعطاء فريقك بعض الرؤوس عند اتخاذ قرارات مهمة أو اجتماعات تتضمن التحضير ، حيث تريد زيادة الوقت مع جميع الأطراف المعنية ، ومحاولة إبلاغ الأشخاص بينما يجلس الآخرون الذين استعدوا للجلوس والانتظار طريقة رائعة لذلك اترك فريقك محبطًا وغير متوافق. 
عند إرسال جدول أعمال الاجتماع إلى الفريق، اسأل نفسك: إذا استلمت جدول الأعمال هذا الآن، فهل سأكون أنا نفسي مستعدًا لهذا الاجتماع في الوقت المحدد؟
من الصعب إبقاء مجموعة كبيرة من الأشخاص على الموضوع. يكاد يكون من المستحيل إبقائهم في الموعد المحدد. لهذا السبب ، من الضروري تضمين عنصر توقيت لتصميم جدول أعمال اجتماعك. يجب تحديد كل قسم / سؤال / جزء موضوع بوضوح في إطار زمني. يجب أن يخصص هذا الإطار الزمني قدرًا كافيًا من الوقت للمناقشة والمراجعة والاستنتاج. من المهم توضيح ذلك قبل الاجتماع: في كثير من الأحيان ، سينتهي بك الأمر إلى سماع أن بعض المشكلات إما تحتاج إلى مزيد من الوقت على السبورة ، أو يمكن تقليصها بشكل كبير.
عند تحديد فترات زمنية لكل قسم من جدول أعمال اجتماعك، اسأل نفسك: كيف نستغل وقتنا على النحو الأمثل؟ هل ستفتح ملاحظاتهم حوارًا يستحق المزيد من النقاش؟ كم من الوقت أرغب في تخصيصه لهذا البند؟
إن معالجة جدول أعمالك لها علاقة أكبر بالخطوات المتضمنة في عملية جميع العناصر في الاجتماع. يعدد مستويات المناقشة التي تحاول خلالها إكمال المهمة المطروحة. الاتفاق على طرق معالجة القضايا يزيد من فعالية اجتماعك. إذا لم تقم بتعداد الطريقة التي تريد أن يتعامل بها الفريق مع كل مشكلة ، فقد ينتهي الأمر ببعض الأعضاء إلى تشتيت انتباههم في تحديد المشكلة ، بينما قد يناقش البعض مدى ملاءمتها لهم: لا ينتهي الأمر بأي شخص يركز على تحديد أو تقييم أي حلول .
يجب أن تظهر عملية معالجة عنصر ما في جدول الأعمال المكتوب الذي ستقدمه. عندما تصل إلى هذا البند خلال الاجتماع ، اشرح العملية المطلوبة للتوصل إلى اتفاق ، واطلب الاتفاق المذكور.
عند تحديد هذه العملية في جدول أعمالك، اسأل نفسك: كيف أريد إدارة هذا النقاش؟ هل أرغب في الاستماع إلى آراء الأفراد أم الفرق؟ هل أرغب في التصويت بالإجماع، أم خيارات استطلاع الرأي، أم جلسة عصف ذهني؟ كيف أحدد متى تم حل المشكلة؟ كيف يبدو الاجتماع المثالي بالنسبة لي؟
قد يكون هذا هو الجزء الأكثر أهمية في وضع أي جدول أعمال - فهم أنهم دائمًا في عملية تغيير. لا توجد أجندة محصنة ضد حماقة الوقت ، أو التأخيرات غير المتوقعة ، أو الإجازات المرضية ، أو النكسات. لهذا السبب ، من المهم أن تكون قابلاً للتغيير. لا شك أن أولويات جدول الأعمال ستتغير في الأهمية مع اقتراب الموعد وتصبح الأمور أكثر تماسكًا في الوقت الفعلي. مع تقدم المشاريع ، يتقدم الفريق ، وكذلك أهداف جدول الأعمال. البند الأول في أي جدول أعمال جيد هو "تعديل جدول أعمال اليوم وإعادة ترتيب أولوياته". يعد عنصر الجدول الزمني هذا هو أفضل طريقة للتأكد من أن فريقك متوافق مع ما تتم مناقشته ولماذا وطول المدة والتوقعات في اليوم.
عند إعداد جدول أعمال أي اجتماع، اسأل نفسك: هل هناك مجال للنقاش هنا؟ كيف يمكنني إدارة ما لا يمكنني التخطيط له على أفضل وجه؟ كيف أحافظ على تركيز النقاش؟
هذا عنصر مهم لتضمينه في جدول أعمالك. إنها تتحدث عن مجلدات عن قيادتك لتكون قادرًا على تعليق الحاجة الملحة للاجتماع لمناقشة عناصر النجاح مع فريقك. من الضروري أن يشعر الجميع بأن عملهم محل تقدير ، على الرغم من ضيق الوقت والنكسات والعقبات والتحديات. يجب معالجة المهمة التي تم إجراؤها جيدًا ، واستخدام بضع لحظات في اجتماعك لتهنئة فريقك على ما يعمل بشكل جيد هو طريقة رائعة للحفاظ على الروح المعنوية وتعزيز بيئة عمل داعمة.
هذه فئة أقل أهمية ولكنها لا تقل أهمية. إنه بمثابة تذكير لفريقك بأن هناك دائمًا مجال للتحسين. سواء كنت تواجه مشكلات تتعلق بالتوقيت ، أو ديناميكيات المكتب الداخلية ، أو كنت ببساطة تمر بأسبوع صعب في السوق ، تأكد من أن فريقك على دراية بما هو متوقع منهم ، في جميع الأوقات. يعد وضع كوب القهوة في غسالة الصحون جزءًا صغيرًا ولكنه مهم في الاهتمام ببيئة المكتب ، وبقدر ما قد يبدو غير مهم ، فإن ذكره كجزء من اجتماعك يعزز أهمية الاتساق.
سواء كنت قد سمعت عن ظاهرة Parking Lot أم لا ، فقد استخدمت بالتأكيد مفاهيمها الأساسية. يعمل بشكل أساسي كمجلس صوت لجميع الأفكار التي لا يمكن معالجتها على الفور في بيئة الاجتماع الحالية. يمكن "وضع" جميع المشاريع والأفكار والاستفسارات والأسئلة الجديدة في الحصة ، وتسجيلها كنقاط مناقشة للاجتماعات المستقبلية. هذا يعني أيضًا أن لديك دائمًا وحدة تخزين مليئة بالأفكار التي يمكنك الرجوع إليها ، إذا كان لديك بضع دقائق إضافية في نهاية الاجتماع. يُعد موقف السيارات طريقة رائعة للبقاء في مهمة ، وعلى المسار الصحيح ، وعلى السجل.
بشكل عام ، أهم شيء يجب تذكره حول تصميم جدول الأعمال هو أنك تعمل دائمًا معًا لتحقيق هدف مشترك. يجب أن تهدف إلى جعل مناقشتك متماسكة وشاملة وخلاقة ومثمرة. من الصعب الوصول إلى جميع العلامات ، ولكن إذا كان لديك فتحة في جدول الأعمال ، فقد تصل إلى هناك في الوقت المحدد.
FreeConference.com هو المزود الأصلي لخدمات المكالمات الجماعية المجانية، مما يمنحك حرية اختيار كيفية الاتصال باجتماعك في أي مكان وفي أي وقت دون أي التزام.
أنشئ حسابًا مجانيًا اليوم واستمتع بمزايا المؤتمرات الهاتفية المجانية، وتنزيل الفيديو بدون تحميل، ومشاركة الشاشة، والمؤتمرات عبر الإنترنت، والمزيد.
أنشئ حسابك على FreeConference.com واحصل على إمكانية الوصول إلى كل ما تحتاجه لشركتك أو مؤسستك للانطلاق بقوة، مثل مشاركة الفيديو والشاشة ، وجدولة المكالمات ، ودعوات البريد الإلكتروني الآلية، والتذكيرات ، والمزيد.
