هناك 3 أشياء لا مفر منها في الحياة: الموت والضرائب والاجتماعات ...
حسنًا ... ربما يكون هناك بعض المبالغة هناك ، ولكن إذا كنت قد عملت من قبل ، فمن المحتمل أنك كنت في اجتماع. في حين أن النسبة المئوية للاجتماعات المثمرة يمكن أن تتراوح في أي مكان بين 33 إلى 70٪ ، يمكننا أن نتفق جميعًا على أننا نفضل المشاركة اجتماعات مثمرة من غير المنتجة. العامل الكبير للاجتماعات المثمرة هو أدوار الاجتماع، والتي تركز على واجبات اجتماع الأعضاء لضمان جلسة فعالة - نوع من المناصب المماثلة في فريق رياضي أو طهاة مختلفين في المطبخ. فيما يلي 4 أدوار رئيسية للاجتماع يجب تخصيصها لكل اجتماع.
"لن أكون جزءًا من الاجتماع فحسب ، بل سأكون هناك لقيادة الاجتماع!"
الموقع الأهم في الاجتماع له 3 التزامات مختلفة: قبل المؤتمر ، سيقومون بتخطيط وتنسيق جدول الأعمال والمكان والمعدات والحضور ، والتعامل مع جميع الحوادث والحجوزات وحالات الطوارئ غير المتوقعة.
خلال المؤتمر ، يجب أن يوجهوا المناقشات بحيث تتبع جدول الأعمال الموزع مسبقًا والمتفق عليه. تقع على عاتق القائد مسؤولية إنشاء أدوار للاجتماعات وضمان تكافؤ فرص التحدث لجميع الحاضرين ، وخلق بيئة يشعر جميع الحاضرين بالراحة في المساهمة في جميع ورش العمل ، بالإضافة إلى جميع عمليات العصف الذهني والمناقشات. القائد مسؤول أيضًا عن أي معدات مثل PowerPoint ، مشاركة الشاشة، أو عناصر مرئية أخرى.
بعد الاجتماع ، يجب على القائد أن ينقل بشكل فعال الاستنتاجات والخطوات التالية ، وأن يعين المسؤوليات لجميع أعضاء الفريق لتجنب الارتباك وعدم الكفاءة.
هذا دور الاجتماع يسجل النقاط الرئيسية التي يتم إجراؤها خلال الاجتماع. سيكونون فعالين بشكل خاص إذا هم وضع جدول الأعمال جنبًا إلى جنب مع القائد بحيث لا يكونون على دراية بجدول الأعمال فحسب ، بل يمكنهم أيضًا إضافته عند الضرورة. يقوم المسجل أيضًا بتوزيع جدول الأعمال قبل المؤتمر وتوزيع الملاحظات والاستنتاجات بعد ذلك.
يساعد دور الاجتماع هذا القائد في الوقت الذي يقضيه في كل بند من بنود جدول الأعمال. يجب أن يكون لدى ضابط الوقت فهم واضح لجدول الأعمال توجيه المحادثة للاجتماع لاتباع الفترات الزمنية المخصصة بطريقة دقيقة. سيقومون أيضًا بتذكير جميع المشاركين في الاجتماع عندما يتبقى من 5 إلى 10 دقائق على بند جدول الأعمال الحالي بحيث يكون لدى الحضور مقياس أفضل لإدارة الوقت.
لا أحد يريد أن يكون مدنيًا عندما يلعب المافيا ، لكن دور المشارك يلعب دورًا كبيرًا في نجاح الاجتماع. تتمثل المهمة الرئيسية للمشاركين في المساهمة في المناقشات ، سواء كانت بنود جدول الأعمال أو العصف الذهني أو التخطيط. المشاركون هم امتداد للقائد في نواح كثيرة ؛ يجب أن يساهموا قدر الإمكان في بنود جدول الأعمال ، وأن يخلقوا بيئة مريحة للآخرين لمشاركة أفكارهم ، وتتبع الوقت المخصص حتى يمكن أن ينتهي الاجتماع على الفور. إذا جاء القائد باختصار في تحديد الأدوار للحاضرين بعد الاجتماع ، اطلب التوضيح لتجنب الارتباك.
لتعزيز فعالية الاجتماعات الدورية ، أوصي بتناوب الأدوار بين أعضاء الفريق المختلفين. بمجرد أن يكون لدى كل حاضر إحساس عام وخبرة في كل دور من الأدوار ، فإنه سيلهم أفكارًا ووجهات نظر ومشاركة جديدة للاجتماع!
قم بإنشاء حساب FreeConference.com الخاص بك وتمتع بالوصول إلى كل ما تحتاجه لعملك أو مؤسستك لبدء العمل ، مثل الفيديو و مشاركة الشاشة, جدولة المكالمات, دعوات البريد الإلكتروني الآلي ، والتذكير، وأكثر من ذلك.
