يعد عقد اجتماعات أو مكالمات جماعية منتظمة أمرًا مهمًا لبناء العلاقات وتحقيق الأهداف المشتركة. ومع ذلك ، لا أحد يحب الانجذاب إلى الاجتماعات التي تطول وتطول ولكن لا تنجز سوى القليل. لا يؤدي عقد مثل هذه الاجتماعات إلى إضاعة الوقت وإعاقة الإنتاجية فحسب ، بل إن الكثير من هذه الأنواع من المكالمات يمكن أن يتسبب في عدم تعامل المدعوين مع اجتماعاتك المجدولة على محمل الجد. في مدونة اليوم ، سنستعرض بعض النصائح حول كيفية إجراء اجتماع عبر الهاتف يكون أكثر إنتاجية ويستغرق وقتًا أقل.
سواء كنت تحاول جعل الاجتماعات أقصر أو تريد ببساطة التأكد من معالجة جميع بنود جدول أعمالك أثناء المؤتمر ، فإن القليل من التحضير مع برنامج مجاني للمكالمات الجماعية يمكن أن يساعدك في الحفاظ على الاجتماعات حول الموضوع وفي الوقت المحدد.
بدلاً من عقد اجتماع ، لماذا لا تكتفي بإرسال بريد إلكتروني جماعي أو رسالة دردشة جماعية؟
من المؤكد أن رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والرسائل النصية سهلة - فهي لا تتطلب جدولة ويمكن للأشخاص الرد عليها في الوقت الذي يناسبهم. ومع ذلك ، تتطلب بعض المواقف مزيدًا من التفاعل المباشر
(لا يقصد التوريه). الهاتف و مكالمات الفيديو الجماعية لا تساعد فقط في بناء اتصالات شخصية بين المشاركين عن بعد ، بل يمكن أن تكون أيضًا أكثر فاعلية من حيث تسهيل المناقشات في الوقت الفعلي. أفضل شيء تالي للقاء شخصيًا ، هو أن الاجتماع عبر الهاتف أو الفيديو الذي يتم إدارته بشكل جيد يسمح لك بقول الكثير في وقت أقل بكثير.
بعد كل شيء ، من يريد قراءة سلسلة رسائل بريد إلكتروني بطول صفحة؟
يبدأ مفتاح قيادة مكالمة جماعية ناجحة بالإعداد - فمعرفة كيفية بدء مكالمة جماعية بشكل صحيح ستجعل التحكم فيها وإدارتها أسهل بكثير بمجرد بدئها. بينما يعد إعداد مكالمة جماعية أو مؤتمر فيديو أمرًا سهلاً للغاية ، فمن الجيد دائمًا أن تتعرف مسبقًا على الأساسيات ، مثل تحديد هدف واضح لمؤتمرك ، ومعرفة كيفية الحصول على رقم مكالمة جماعية ، وكيفية طلب مكالمة مؤتمرية.
من أهم خطوات التحضير لمكالمة جماعية ناجحة تحديد جدول الأعمال. في حين أن الأجندة الواضحة لا تحتاج بالضرورة إلى إملاء كل دقيقة نقاش أثناء مكالمتك ، إلا أنها يجب أن تكون مفصلة بما يكفي لتكون بمثابة دليل لما تخطط لمعالجته. إذا كنت تخطط لإجراء مكالمة جماعية لمدة ساعة ، على سبيل المثال ، فقد ترغب في تخصيص 15 دقيقة لمناقشة أربعة مواضيع مختلفة. بالطبع ، سيختلف الوقت المخصص لكل بند من بنود جدول الأعمال اعتمادًا على عدد العناصر المراد مناقشتها وعدد المشاركين الذين تتوقعهم. يعد استخدام برامج المؤتمرات المجانية المتاحة طريقة رائعة لتتبع الوقت حيث تتميز العديد من هذه الخدمات بواجهات عبر الإنترنت مع ساعات أو مؤقتات تبدأ في العمل في بداية مكالمتك.
بفضل حلول المؤتمرات المجانية المتنوعة المتوفرة ، لم يكن الحصول على خط مؤتمرات مخصص أسهل من أي وقت مضى. بعد إنشاء حساب مجاني ، ستخصص لك معظم الخدمات رقم اتصال جماعي ورمز وصول فريد يمكن استخدامه للاتصال بخط المؤتمر الخاص بك في أي وقت. تقدم العديد أيضا قسط مجاني وأرقام الاتصال الدولية كذلك.
هنا يأتي الجزء المعقد ... فقط أمزح! للدعوة إلى مؤتمر ، سيقوم المشاركون ببساطة بالاتصال برقم الاتصال المقدم ، وعند المطالبة ، أدخل رمز الوصول المخصص لخط المؤتمر. نظرًا لأن رمز الوصول لكل خط مؤتمر فريد من نوعه ، فإن رمز الوصول الذي يدخله المشاركون سيحدد من يدخل (أو لا يدخل) إلى مكالمتك!
إن التأكد من سير مكالمتك الجماعية بسلاسة أمر سهل مثل وضع العلامات في المربعات. ال قائمة مراجعة اجتماعات FreeConference هو دليلك لتخطيط وعقد المؤتمرات الهاتفية الناجحة والاجتماعات عبر الإنترنت.
سواء كنت تستضيف اجتماعًا شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر مؤتمر الفيديو ، فالعديد منها متشابه تلبية متطلبات الإدارة لا يزال ساريًا - مثل وضع جدول أعمال محدد ، ودعوة جميع الأشخاص المناسبين ، وتقليل المحادثات العرضية إلى الحد الأدنى. من المزايا التي تتمتع بها المؤتمرات عبر الهاتف والويب أكثر من الاجتماعات الشخصية ، ومع ذلك ، فإن مستوى التحكم الممنوح لمدير المؤتمر. إن معرفة كيفية إجراء مكالمة جماعية بشكل فعال يعني معرفة كيفية استخدام عناصر التحكم هذه.
تعمل عناصر تحكم منسق المؤتمر على تمكين قائد الاجتماع من تحديد من يمكنه - ولا يمكن - سماعه أثناء المكالمة الجماعية. بالإضافة إلى إعدادات المؤتمر القابلة للتغيير ، تسمح معظم خدمات برامج المكالمات الجماعية المجانية للمنسقين بالتحكم في مؤتمراتهم عبر أوامر لوحة مفاتيح الهاتف وعناصر التحكم في لوحة المعلومات عبر الإنترنت. ميزات لوحة القيادة عبر الإنترنت ، مثل المتحدث النشط، اسمح للمشرفين بمراقبة من يتحدث ويشارك أثناء المكالمة. من خلال تمكين الوسطاء من إسكات المشاركين (المحتمل) المسببين للتشويش ، يكون من الأسهل إبقاء الاجتماعات في مسارها الصحيح وكبح المحادثات العرضية.
أثناء استضافة مؤتمر قد يبدو أمرًا مخيفًا ، فإن إجراء مكالمة ناجحة أمر سهل للغاية نظرًا للأدوات المناسبة والقليل من المعرفة. إذا كانت لديك أية أسئلة أو مخاوف ، فيمكنك دائمًا زيارة صفحة دعم FreeConference للتواصل مع أحد خبراء المؤتمرات!
رواد تقنية المكالمات الجماعية المجانية ، FreeConference.com وفريق خبرائه موجودون هنا لمساعدتك على إتقان فن المكالمة الجماعية الناجحة. من خلال بضع نقرات بالماوس ، يمكنك أن تكون في طريقك لاستضافة مكالماتك الجماعية والاجتماعات عبر الإنترنت. اشترك اليوم!
قم بإنشاء حساب FreeConference.com الخاص بك وتمتع بالوصول إلى كل ما تحتاجه لعملك أو مؤسستك لبدء العمل ، مثل الفيديو و مشاركة الشاشة, جدولة المكالمات, دعوات البريد الإلكتروني الآلي ، والتذكير، وأكثر من ذلك.
