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隱私概述
我們作為一個整體最近進行了許多研究，以努力找出會議為何有效 - 或無效。
通常，我們一直在給它們貼上低效的標籤； 通常被視為浪費時間（除非人們真的做好了準備），並且可以安全地假設我們都至少參加過一次會議而沒有做好準備。 那麼什麼給呢？ 為什麼會議如此難以關心？ 為什麼他們這麼難管理？ 為什麼我們一直擁有它們?
使用 FreeConference 軟件意味著您已選擇充分利用一些世界領先的虛擬會議技術，並且您已在 沒有額外的商業成本. 但是，在選擇免費增值服務時，您也知道有些公司還有很多不足之處。
幸運的是，FreeConference 軟件升級的經濟性意味著您不必犧牲一生的積蓄來訪問質量、高級功能或有用的升級。
我們知道您可能已經想退出會議。 它們並不總是以智能方式運行。 但是您是否考慮過嘗試從他們那裡獲得更多？
很容易厭倦的時候 某些研究 引用會議佔用您大約三分之一的時間，但有些會議很重要 - 這就是我們繼續召開會議的原因。
由於交流對於協作至關重要，而且沒有任何業務是單獨建立的，因此 FreeConference 一直在開發一些令人印象深刻的功能，以改善我們與同事和數據交互的方式。 我們一直在考慮解決的主要問題是時間、清晰度、連續性和問責制問題。
如果你曾經不得不坐在 無休止的會議，您可能有時間想出不同的方法。 會議如果計劃不當，如果沒有簡潔的議程，就很難進行調解； 由於討論不集中和缺乏知情參與，決策變得混亂。 設計有效的議程是利用強大團隊力量的方法之一，因為它提供了必要的結構和信息豐富的內容，以正確完成工作。
無論您的會議是每天、每週還是每季度一次，強有力的時間表對於保持效率至關重要，無論是大小團體。 下面列出了在設計會議議程時需要牢記的一些重要因素。 考慮以下：
您是否選擇了一個涉及您正在處理的團隊的主題？ 大多數人想討論直接影響他們的事情。 討論涉及不同部門的問題是在會議期間提出的好東西，為此分配了資源的唯一目的 小組討論. 由於大多數組織都通過
辦公室相互依存的意識，內部部門往往需要開會時間來協調和鞏固他們的努力。
考慮到團隊對所討論內容的參與度，您還可以根據受眾定制議程，並最大限度地提高受眾參與度。
在製定議程時，問問自己， 這是否會影響我正在處理的人？
使用流行語作為要點主題句可能會讓專業人士陷入困境：如果您在議程上的“我們最近做過的好東西”下宣布新產品成功發布，很可能您將是該頁面上唯一的一個。 如果人們對主題不清楚，就很難調解討論，更不用說能夠有效地準備討論了。
使用問題陳述在會議中提出要點是確保討論真正解決所提出問題的好方法。 以我們假設的成功產品發佈為例，請考慮以下問題：該發布的效果如何？ 我們以這種成功打開了哪些市場？ 我們從哪裡得到它？
在製定會議主題時，問問自己， 我在尋找什麼答案？ 什麼問題最能幫助我們達到目標？
當人們意識到徵求他們的意見並不能保證他們在最終決策過程中有任何發言權時，他們會感到不安。 根據您從聽眾中尋找的內容對每個討論進行分類非常重要。 向小組描述您對他們的回答有何期待。 基於問題的方法可幫助您從團隊中獲得更有幫助的回复，但如果您以任何方式誤導這些回复的用途，也會導致沮喪。
如果召開會議是為了收集意見以做出更大的決定，請告知。 如果您需要一個新想法的共鳴板，請在議程中說明。 如果您希望在會議結束前達成共識，請將其寫下來並明確說明討論的最終目標是決定某些事情。 通過這種方式，您可以避免被團隊成員之間的爭論點分散注意力，這些成員可能具有在這次特定會議中沒有影響力的權威概念。
在列出對會議的期望時，問問自己， 我是在尋找意見、信息還是最終決定？
這個問題是兩個方面的努力，因為您議程的及時性可以決定您的團隊成員實現的準備水平。 您越早將議程交給他們，您就可以越早地期望他們考慮其論點的要素並準備好向您提供意見，或收集信息以與您一起做出明智的決定。 在涉及準備的重要決定或會議時，讓您的團隊提前一些是很重要的，因為您希望最大限度地利用所有相關方的時間，並在其他準備好坐等的情況下嘗試通知人們是一個很好的方式讓你的團隊感到沮喪和不一致。 
在向團隊發布會議議程時，問問自己， 如果我現在收到這個議程，我自己是否會準時為那次會議做好準備？
讓一大群人保持話題是很困難的。 讓他們按時完成幾乎是不可能的。 出於這個原因，在會議議程的設計中加入時間安排是至關重要的。 每個部分/問題/主題部分都應在一個時間範圍內清楚地概述。 這個時間框架應該為討論、修改和總結分配足夠的時間。 在會議之前概述這一點很重要：通常，您最終會聽到某些問題要么需要在董事會上花費更多時間，要么可能會被大幅削減。
在為會議議程的每個部分制定時間段時，問問自己， 如何最好地利用我們的時間？ 他們的反饋是否會開啟值得進一步討論的對話？ 我想在這個項目上花多長時間？
處理您的議程更多地與會議中所有項目的處理過程有關。 它列舉了您試圖完成手頭任務的討論級別。 就處理問題的方式達成一致可以提高會議的效率。 如果您不列舉您希望團隊以何種方式解決每個問題，有些成員最終可能會在定義問題時分心，而有些成員可能會討論其與他們的相關性：最終沒有人專注於確定或評估任何解決方案.
處理某個項目的過程應出現在您將提供的書面議程中。 當您在會議期間達成該項目時，解釋達成一致所需的過程，並尋求達成一致。
當第一次在你的議程中確定這個過程時，問問你自己， 我想如何引導這個討論？ 我想听取個人或團隊的意見嗎？ 我想要一致投票、投票選項還是頭腦風暴討論？ 如何確定問題何時得到解決？ 理想的會議對我來說是什麼樣的？
這可能是製定任何議程的最關鍵部分 - 理解它們始終處於變化過程中。 任何議程都不能倖免於時間的愚蠢、意外的延誤、病假或挫折。 因此，適應變化很重要。 隨著日期的臨近和事情變得更加實時，議程的優先事項無疑將在重要性上發生變化。 隨著項目的推進，團隊也在推進，議程的目標也在推進。 任何好的議程上的第一項都是“編輯和重新排列今天的議程”。 此日程安排項目是確保您的團隊符合所討論的內容、原因、討論的長度以及當天的期望的最佳方式。
在為任何和所有會議制定議程時，問問自己， 這裡有討論的餘地嗎？ 我怎樣才能最好地管理我無法計劃的事情？ 我如何保持我的討論集中？
這是一個重要的項目，需要包括在你的議程中。 能夠暫停會議的緊迫性，與您的團隊討論成功的要素，這充分說明了您的領導能力。 儘管有時間限制、挫折、障礙和挑戰，但每個人都感到自己的工作受到重視，這一點至關重要。 應該解決一項出色的工作，並在會議中花一些時間祝賀您的團隊工作順利，這是保持士氣和營造支持性工作環境的好方法。
這是一個較小但同樣重要的類別。 它可以提醒您的團隊，始終有改進的餘地。 無論您是遇到了及時性、內部辦公室動態問題，還是僅僅在市場上度過了艱難的一周，請確保您的團隊始終了解對他們的期望。 將咖啡杯放入洗碗機是照顧辦公環境的一個小而重要的部分，儘管看起來無關緊要，但在會議中提及它會加強一致性的重要性。
無論您是否聽說過停車場現象，您肯定都使用過它的核心概念。 它本質上充當所有在當前會議環境中無法立即解決的想法的共鳴板。 所有新項目、想法、疑問和問題都可以“停在”該地段，並作為未來會議的討論點。 這也意味著你總是有一個充滿想法的存儲單元，如果你在會議結束時有額外的幾分鐘時間可以回來。 停車場是保持任務、跟踪和記錄的好方法。
總的來說，關於設計議程要記住的最重要的事情是你們總是朝著一個共同的目標一起努力。 你的目標應該是讓你的討論有凝聚力、包容性、創造性和富有成效。 很難達到所有分數，但如果您在議程上有一個空檔，您可能會準時到達那裡。
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這是周日下午，一群朋友登錄到他們例行安排的在線網絡會議。 他們每週見面一次，聊聊生活； 有時關於工作； 與很少見的熟悉面孔聊天時，他們會變得健談。
這些朋友分道揚鑣——一個進了金融，一個進了編程，還有幾個進了風投，希望能找到下一件大事。 那是星期天下午； 這是例行公事 在線網絡會議; 但這一次，感覺有些不同。 （更多…）