為什麼會議可能無效——以及如何解決它們

我們作為一個整體最近進行了許多研究，以努力找出會議為何有效 - 或無效。

通常，我們一直在給它們貼上低效的標籤； 通常被視為浪費時間（除非人們真的做好了準備），並且可以安全地假設我們都至少參加過一次會議而沒有做好準備。 那麼什麼給呢？ 為什麼會議如此難以關心？ 為什麼他們這麼難管理？ 為什麼我們一直擁有它們?

問題是什麼？

在大多數情況下，無效會議的問題圍繞著 互动, 準備, 通訊, 簡潔和 具體發展.

很難激勵那些不關心正在討論的內容的人。

當人們沒有必要的信息時，前進就更加困難。

當人們不在同一頁面上時，主持建設性的討論變得具有挑戰性。

陷入日常瑣事中幾乎不可能出人頭地，而且 當然 當項目不能按時完成時，就不容易實現目標。

那麼我們怎樣才能最好地前進呢？

讓人們參與

大多數人想討論直接影響他們的事情。 在會議期間提出的好事情是圍繞涉及不同部門的問題進行討論，因為資源已分配用於小組討論的唯一目的。

花點時間考慮一下這個問題是否會影響你在會議上討論的團隊。 他們會很感激您希望將他們包括在內。

即將準備

在做出涉及準備的重要決定或會議時，讓您的團隊提前一些是很重要的，因為您希望最大限度地利用所有相關方的時間。 在其他人已經準備好、坐等的時候試圖通知人們，這是讓您的團隊感到沮喪和不一致的好方法。

花點時間考慮以下事項：如果您收到參加此次會議的邀請，您是否有必要的信息以積極、知情和建設性的方式參與？

理解要點

如果人們不知道您在尋找什麼，他們就無法提供幫助。 向小組描述您對他們的回答有何期待。 基於問題的方法可幫助您從團隊中獲得更有幫助的回答，但前提是他們知道他們的答案被用於什麼目的。

如果您正在召開會議，請告知，以便您可以收集意見以做出更大的決定。 如果您需要一個新想法的共鳴板，請在議程中說明。 如果您希望在會議結束前達成共識，請將其寫下來並明確說明討論的最終目標是決定某些事情。

花點時間在會議開始時列出您的期望，以便每個人都知道您收集它們的原因。

時間管理

讓一大群人保持話題性是一項挑戰，而讓他們按時完成幾乎是不可能的。 因此，在每次會議中有效地管理您的時間至關重要。 這可以通過使用 精心製作的議程.

在時間範圍內概述每個部分/問題/主題部分。 這個時間範圍應該分配一個適當的討論、修改和總結的時間。 在會議之前概述這一點很重要：通常，您最終會聽到某些問題需要在董事會上花費更多時間，或者可以顯著減少。

花點時間考慮如何最好地度過這次會議。 您願意在每個討論項目上花費多長時間？ 這個討論會花費更多的時間嗎？

達成目標

如果沒有參與、準備、溝通和時間管理，您的業務蓬勃發展的機會很小。 你的會議會四處遊蕩； 你會讓你的員工感到沮喪； 您的項目將落下並留在停車場。

設定目標並始終如一地努力實現這些目標很重要。 人們開會的全部原因是為了完成某事，將他們的努力集中在一個給定的主題上。 不要讓會議乏善可陳的歷史成為您無法達到目標的原因。

花時間設定目標，並經常重新審視它們。

我們如何解決會議？

在 Freeconference，當有人不能開會時，就是緊急情況。 我們在富有成效的會議市場中，我們希望您最大限度地利用協作時間，無論是通過遠程方式 虛擬會議，或親自坐在會議室桌旁。

上次會議是否有效，會議結束後要做什麼決定了下一次會議的有效性。 我們的建議是：

制定可靠的會議議程。

與人交往。

準備好你的員工。

傳達你的興趣。

設定目標，並使之成為共同目標。

尊重他們的時間。

別忘了，一點點感激之情大有幫助。 感謝他們的參與； 感謝他們的時間； 感謝他們的想法。

如果沒有合作，我們就不會在任何地方。 不要浪費您的會議記錄。 回到讓會議變得重要。

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