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隐私概述
我们作为一个整体最近进行了许多研究，以努力找出会议为何有效 - 或无效。
通常，我们一直在给它们贴上低效的标签； 通常被视为浪费时间（除非人们真的做好了准备），并且可以安全地假设我们都至少参加过一次会议而没有做好准备。 那么什么给呢？ 为什么会议如此难以关心？ 为什么他们这么难管理？ 为什么我们一直拥有它们?
使用 FreeConference 软件意味着您已选择充分利用一些世界领先的虚拟会议技术，并且您已在 没有额外的商业成本. 但是，在选择免费增值服务时，您也知道有些公司还有很多不足之处。
幸运的是，FreeConference 软件升级的经济性意味着您不必牺牲一生的积蓄来访问质量、高级功能或有用的升级。
我们知道您可能已经想退出会议。 它们并不总是以智能方式运行。 但是您是否考虑过尝试从他们那里获得更多？
很容易厌倦的时候 某些研究 引用会议占用您大约三分之一的时间，但有些会议很重要 - 这就是我们继续召开会议的原因。
由于交流对于协作至关重要，并且没有任何业务是单独建立的，FreeConference 一直在开发一些令人印象深刻的功能，旨在改善我们与同事和数据交互的方式。 我们一直在考虑解决的主要问题是时间、清晰度、连续性和问责制问题。
如果你曾经不得不坐在 无休止的会议，您可能有时间想出不同的方法。 会议如果计划不当，如果没有简洁的议程，就很难进行调解； 由于讨论不集中和缺乏知情参与，决策变得混乱。 设计有效的议程是利用强大团队力量的方法之一，因为它提供了必要的结构和信息丰富的内容，以正确完成工作。
无论您的会议是每天、每周还是每季度一次，强有力的时间表对于保持效率至关重要，无论是大小团体。 下面列出了在设计会议议程时需要牢记的一些重要因素。 考虑以下：
您是否选择了一个涉及您正在处理的团队的主题？ 大多数人想讨论直接影响他们的事情。 讨论涉及不同部门的问题是在会议期间提出的好东西，为此分配了资源的唯一目的 小组讨论. 由于大多数组织都通过
办公室相互依存的意识，内部部门往往需要开会时间来协调和巩固他们的努力。
考虑到团队对所讨论内容的参与度，您还可以根据受众定制议程，并最大限度地提高受众参与度。
在制定议程时，问问自己， 这是否会影响我正在处理的人？
使用流行语作为要点主题句可能会让专业人士陷入困境：如果您在议程上的“我们最近做过的好东西”下宣布新产品成功发布，很可能您将是该页面上唯一的一个。 如果人们对主题不清楚，就很难调解讨论，更不用说能够有效地准备讨论了。
使用问题陈述在会议中提出要点是确保讨论真正解决所提出问题的好方法。 以我们假设的成功产品发布为例，请考虑以下问题：该发布的效果如何？ 我们以这种成功打开了哪些市场？ 我们从哪里得到它？
在制定会议主题时，问问自己， 我在寻找什么答案？ 什么问题最能帮助我们达到目标？
当人们意识到征求他们的意见并不能保证他们在最终决策过程中有任何发言权时，他们会感到不安。 根据您从听众中寻找的内容对每个讨论进行分类非常重要。 向小组描述您对他们的回答有何期待。 基于问题的方法可帮助您从团队中引出更有帮助的回复，但如果您以任何方式误导这些回复的用途，也会导致沮丧。
如果召开会议是为了收集意见以做出更大的决定，请告知。 如果您需要一个新想法的共鸣板，请在议程中说明。 如果您希望在会议结束前达成共识，请将其写下来并明确说明讨论的最终目标是决定某些事情。 通过这种方式，您可以避免被团队成员之间的争论点分散注意力，这些成员可能具有在这次特定会议中没有影响力的权威概念。
在列出对会议的期望时，问问自己， 我是在寻找意见、信息还是最终决定？
这个问题是两个方面的努力，因为您议程的及时性可以决定您的团队成员实现的准备水平。 您越早将议程交给他们，您就可以越早地期望他们考虑其论点的要素并准备好向您提供意见，或收集信息以与您一起做出明智的决定。 在涉及准备的重要决定或会议时，让您的团队提前一些是很重要的，因为您希望最大限度地利用所有相关方的时间，并在其他准备好坐等的情况下尝试通知人们是一种很好的方式让你的团队感到沮丧和不一致。 
在向团队发布会议议程时，问问自己， 如果我现在收到这个议程，我自己是否会准时为那次会议做好准备？
让一大群人保持话题是很困难的。 让他们按时完成几乎是不可能的。 出于这个原因，在会议议程的设计中加入时间安排是至关重要的。 每个部分/问题/主题部分都应在一个时间范围内清楚地概述。 这个时间框架应该为讨论、修改和总结分配足够的时间。 在会议之前概述这一点很重要：通常，您最终会听到某些问题要么需要在董事会上花费更多时间，要么可能会被大幅削减。
在为会议议程的每个部分制定时间段时，问问自己， 如何最好地利用我们的时间？ 他们的反馈是否会开启值得进一步讨论的对话？ 我想在这个项目上花多长时间？
处理您的议程更多地与会议中所有项目的处理过程有关。 它列举了您试图完成手头任务的讨论级别。 就处理问题的方式达成一致可以提高会议的效率。 如果您不列举您希望团队以何种方式解决每个问题，有些成员最终可能会在定义问题时分心，而有些成员可能会讨论其与他们的相关性：最终没有人专注于确定或评估任何解决方案.
处理某个项目的过程应出现在您将提供的书面议程中。 当您在会议期间达成该项目时，解释达成一致所需的过程，并寻求达成一致。
当第一次在你的议程中确定这个过程时，问问你自己， 我想如何引导这个讨论？ 我想听取个人或团队的意见吗？ 我想要一致投票、投票选项还是头脑风暴讨论？ 如何确定问题何时得到解决？ 理想的会议对我来说是什么样的？
这可能是制定任何议程的最关键部分 - 理解它们始终处于变化过程中。 任何议程都不能幸免于时间的愚蠢、意外的延误、病假或挫折。 因此，适应变化很重要。 随着日期的临近和事情变得更加实时，议程的优先事项无疑将在重要性上发生变化。 随着项目的推进，团队也在推进，议程的目标也在推进。 任何好的议程上的第一项都是“编辑和重新排列今天的议程”。 此日程安排项目是确保您的团队符合所讨论的内容、原因、讨论的长度以及当天的期望的最佳方式。
在为任何和所有会议制定议程时，问问自己， 这里有讨论的余地吗？ 我怎样才能最好地管理我无法计划的事情？ 我如何保持我的讨论集中？
这是一个重要的项目，需要包括在你的议程中。 能够暂停会议的紧迫性，与您的团队讨论成功的要素，这充分说明了您的领导能力。 尽管有时间限制、挫折、障碍和挑战，但每个人都感到自己的工作受到重视，这一点至关重要。 应该解决一项出色的工作，并在会议中花一些时间祝贺您的团队工作顺利，这是保持士气和营造支持性工作环境的好方法。
这是一个较小但同样重要的类别。 它可以提醒您的团队，始终有改进的余地。 无论您是遇到了及时性、内部办公室动态问题，还是仅仅在市场上度过了艰难的一周，请确保您的团队始终了解对他们的期望。 将咖啡杯放入洗碗机是照顾办公环境的一个小而重要的部分，尽管看起来无关紧要，但在会议中提及它会强化一致性的重要性。
无论您是否听说过停车场现象，您肯定都使用过它的核心概念。 它本质上充当所有在当前会议环境中无法立即解决的想法的共鸣板。 所有新项目、想法、疑问和问题都可以“停在”该地段，并作为未来会议的讨论点。 这也意味着你总是有一个充满想法的存储单元，如果你在会议结束时有额外的几分钟时间可以回来。 停车场是保持任务、跟踪和记录的好方法。
总的来说，关于设计议程要记住的最重要的事情是你们总是朝着一个共同的目标一起努力。 你的目标应该是让你的讨论有凝聚力、包容性、创造性和富有成效。 很难达到所有分数，但如果你在议程上有一个空档，你可能会准时到达那里。
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现在是周日下午，一群朋友登录到他们例行安排的在线网络会议。 他们每周见面一次，聊聊生活； 有时关于工作； 与很少见的熟悉面孔聊天时，他们会变得健谈。
这些朋友分道扬镳——一个进了金融，一个进了编程，还有几个进了风投，希望能找到下一件大事。 那是星期天下午； 这是例行公事 在线网络会议; 但这一次，感觉有些不同。 （更多…）