为什么会议可能无效——以及如何解决它们

我们作为一个整体最近进行了许多研究，以努力找出会议为何有效 - 或无效。

通常，我们一直在给它们贴上低效的标签； 通常被视为浪费时间（除非人们真的做好了准备），并且可以安全地假设我们都至少参加过一次会议而没有做好准备。 那么什么给呢？ 为什么会议如此难以关心？ 为什么他们这么难管理？ 为什么我们一直拥有它们?

问题是什么？

在大多数情况下，无效会议的问题围绕着 订婚, 准备, 通讯, 简洁及 具体发展.

很难激励那些不关心正在讨论的内容的人。

当人们没有必要的信息时，前进就更加困难。

当人们不在同一页面上时，主持建设性的讨论变得具有挑战性。

陷入日常琐事中几乎不可能出人头地，而且 当然 当项目不能按时完成时，就不容易实现目标。

那么我们怎样才能最好地前进呢？

让人们参与

大多数人想讨论直接影响他们的事情。 在会议期间提出的好事情是围绕涉及不同部门的问题进行讨论，因为资源已分配用于小组讨论的唯一目的。

花点时间考虑一下这个问题是否会影响你在会议上讨论的团队。 他们会很感激您希望将他们包括在内。

即将准备

在做出涉及准备的重要决定或会议时，让您的团队提前一些是很重要的，因为您希望最大限度地利用所有相关方的时间。 在其他人已经准备好、坐等的时候试图通知人们，这是让您的团队感到沮丧和不一致的好方法。

花点时间考虑以下事项：如果您收到参加此次会议的邀请，您是否有必要的信息以积极、知情和建设性的方式参与？

理解要点

如果人们不知道您在寻找什么，他们就无法提供帮助。 向小组描述您对他们的回答有何期待。 基于问题的方法可帮助您从团队中获得更有帮助的回复，但前提是他们知道他们的答案被用于什么目的。

如果您正在召开会议，请告知，以便您可以收集意见以做出更大的决定。 如果您需要一个新想法的共鸣板，请在议程中说明。 如果您希望在会议结束前达成共识，请将其写下来并明确说明讨论的最终目标是决定某些事情。

花点时间在会议开始时列出您的期望，以便每个人都知道您收集它们的原因。

时间管理

让一大群人保持话题性是一项挑战，而让他们按时完成几乎是不可能的。 因此，在每次会议中有效地管理您的时间至关重要。 这可以通过使用 精心制作的议程.

在时间范围内概述每个部分/问题/主题部分。 这个时间范围应该分配一个适当的讨论、修改和总结的时间。 在会议之前概述这一点很重要：通常，您最终会听到某些问题需要在董事会上花费更多时间，或者可以显着减少。

花点时间考虑如何最好地利用您的时间参加这次会议。 您愿意在每个讨论项目上花费多长时间？ 这个讨论会花费更多的时间吗？

达成目标

如果没有参与、准备、沟通和时间管理，您的业务蓬勃发展的机会很小。 你的会议会四处游荡； 你会让你的员工感到沮丧； 您的项目将落下并留在停车场。

设定目标并始终如一地努力实现这些目标很重要。 人们开会的全部原因是为了完成某事，将他们的努力集中在一个给定的主题上。 不要让会议乏善可陈的历史成为您无法达到目标的原因。

花时间设定目标，并经常重新审视它们。

我们如何解决会议？

在 Freeconference，当有人不能开会时，就是紧急情况。 我们的市场是富有成效的会议，我们希望您最大限度地利用协作时间，无论是通过远程方式 虚拟会议，或亲自坐在会议室桌旁。

上次会议是否有效，会议结束后要做什么决定了下一次会议的有效性。 我们的建议是：

制定可靠的会议议程。

与人交往。

准备好你的员工。

传达你的兴趣。

设定目标，并使之成为共同目标。

尊重他们的时间。

别忘了，一点点感激之情大有帮助。 感谢他们的参与； 感谢他们的时间； 感谢他们的想法。

如果没有合作，我们就不会在任何地方。 不要浪费您的会议记录。 回到让会议变得重要。

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