Gần đây, chúng tôi với tư cách là một cộng đồng dân cư đã thực hiện nhiều nghiên cứu, trong nỗ lực tìm hiểu tại sao các cuộc họp có hiệu quả - hay không.

Thông thường, chúng tôi đã dán nhãn chúng là một truyền thống không hiệu quả; thường được coi là lãng phí thời gian (trừ khi mọi người thực sự đến chuẩn bị) và thật an toàn nếu cho rằng tất cả chúng ta đã đến ít nhất một cuộc họp mà không được chuẩn bị trước. Vì vậy, những gì cho? Tại sao các cuộc họp lại khó quan tâm đến vậy? Tại sao họ lại khó quản lý? Tại sao chúng ta tiếp tục có chúng?

(hơn…)

Sử dụng phần mềm FreeConference nghĩa là bạn đã chọn tận dụng tối đa một số công nghệ hội nghị ảo hàng đầu thế giới và bạn đã làm như vậy tại không có chi phí kinh doanh bổ sung. Tuy nhiên, trong việc lựa chọn một dịch vụ Freemium, bạn cũng biết rằng một số công ty để lại nhiều điều mong muốn.

May mắn cho bạn, bản chất giá cả phải chăng của việc nâng cấp phần mềm FreeConference có nghĩa là bạn không phải hy sinh khoản tiết kiệm cả đời của mình để truy cập chất lượng, các tính năng cao cấp hoặc các nâng cấp hữu ích.

Gần đây, chúng tôi đã tung ra một số nâng cấp thú vị cho gói FreeConference của mình. Bạn có thể truy cập tính năng này chỉ với 9.99 một tháng. Nó được gọi là Tìm kiếm thông minh.

(hơn…)

Chúng tôi biết rằng bạn có thể đã muốn thoát ra khỏi các cuộc họp của mình. Không phải lúc nào chúng cũng chạy theo kiểu thông minh. Nhưng bạn đã xem xét việc cố gắng nhận được nhiều hơn từ họ chưa?

Rất dễ gặp rắc rối khi nghiên cứu nhất định trích dẫn rằng các cuộc họp chiếm khoảng một phần ba thời gian của bạn, nhưng một số cuộc họp rất quan trọng - đó là lý do tại sao chúng tôi tiếp tục tổ chức chúng.

Tương tác theo hướng dữ liệu

Vì sự hiệp thông là điều cần thiết để hợp tác và không có doanh nghiệp nào được xây dựng một mình, FreeConference đã và đang phát triển một số tính năng ấn tượng nhằm cải thiện cách chúng ta tương tác với đồng nghiệp và với dữ liệu của mình. Các mối quan tâm chính mà chúng tôi đang xem xét để giải quyết là các vấn đề về thời gian, tính rõ ràng, tính liên tục và trách nhiệm giải trình.

(hơn…)

Nếu bạn đã từng phải ngồi qua một cuộc họp xen kẽ, bạn có thể đã có thời gian để nghĩ ra những cách mà bạn có thể làm theo cách khác. Các cuộc họp, nếu được lập kế hoạch kém, rất khó hòa giải nếu không có chương trình làm việc ngắn gọn; việc ra quyết định trở nên khó khăn do thảo luận không tập trung và thiếu sự tham gia đầy đủ thông tin. Thiết kế chương trình nghị sự hiệu quả là một trong những cách người ta có thể khai thác sức mạnh của một nhóm mạnh, vì nó cung cấp cả cấu trúc cần thiết và nội dung thông tin để mọi việc được hoàn thành đúng cách.

Cho dù cuộc họp của bạn diễn ra hàng ngày, hàng tuần hay hàng quý, sự cần thiết của một mốc thời gian rõ ràng là điều cần thiết để duy trì hiệu quả, trong các nhóm lớn và nhỏ. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần lưu ý khi thiết kế chương trình làm việc cho các cuộc họp của bạn. Hãy xem xét những điều sau:

Sự tham gia của nhóm của bạn với chương trình làm việc

Bạn đã chọn một chủ đề liên quan đến nhóm mà bạn đang giải quyết? Hầu hết mọi người đều muốn thảo luận về những điều ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Thảo luận về các vấn đề liên quan đến các bộ phận khác nhau là những điều tốt để đưa ra trong các cuộc họp, trong đó các nguồn lực đã được phân bổ cho mục đích duy nhất là thảo luận nhóm. Vì hầu hết các tổ chức được cung cấp thông qua ý thức về sự phụ thuộc lẫn nhau của văn phòng, các bộ phận nội bộ thường cần thời gian họp để phối hợp và củng cố các nỗ lực của họ.

Xem xét mức độ tương tác của nhóm với những gì đang được thảo luận cũng cho phép bạn điều chỉnh chương trình làm việc của mình cho phù hợp với khán giả và tối đa hóa sự tham gia của khán giả.

Khi lập chương trình làm việc, hãy tự hỏi bản thân, điều này có ảnh hưởng đến những người tôi đang nói chuyện không?

Sự rõ ràng của chương trình làm việc của bạn

Việc sử dụng từ thông dụng làm câu chủ đề đầu dòng có thể khiến các chuyên gia lúng túng: nếu bạn thông báo về việc ra mắt sản phẩm mới thành công trong chương trình nghị sự trong “Nội dung tốt mà chúng tôi đã làm gần đây”, có khả năng bạn sẽ là người duy nhất trên trang đó. Rất khó để dàn xếp một cuộc thảo luận nếu mọi người không hiểu rõ về chủ đề, chưa nói đến việc có thể chuẩn bị cho nó một cách hiệu quả.

Sử dụng câu hỏi để đưa ra quan điểm trong cuộc họp là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng cuộc thảo luận thực sự giải quyết được vấn đề đang được trình bày. Sử dụng việc ra mắt sản phẩm thành công giả định của chúng tôi làm ví dụ, hãy xem xét điều này: Điều gì hoạt động tốt cho lần ra mắt đó? Chúng tôi đã mở những thị trường nào với thành công này? Chúng tôi lấy nó từ đâu?

Khi tạo dòng tiêu đề cho các cuộc họp, hãy tự hỏi bản thân, Câu trả lời tôi đang tìm kiếm là gì? Câu hỏi nào giúp chúng ta đạt được điều đó tốt nhất?

Mục đích của chương trình làm việc của bạn

Mọi người có thể khó chịu khi nhận ra rằng việc yêu cầu họ đóng góp ý kiến ​​không đảm bảo rằng họ sẽ có tiếng nói trong quá trình đưa ra quyết định cuối cùng. Điều quan trọng là phải phân loại từng cuộc thảo luận dựa trên những gì bạn đang tìm kiếm từ khán giả của mình. Xác định cho nhóm những gì bạn mong đợi từ câu trả lời của họ. Phương pháp dựa trên câu hỏi giúp bạn thu hút được nhiều câu trả lời hữu ích hơn từ nhóm của mình, nhưng cũng có thể dẫn đến sự thất vọng nếu bạn hiểu sai theo bất kỳ cách nào về những gì những câu trả lời này đang được sử dụng.

Nếu cuộc họp đang được tổ chức để bạn có thể thu thập ý kiến ​​đóng góp cho một quyết định lớn hơn, hãy thông báo điều đó. Nếu bạn cần một người thuyết phục về một ý tưởng mới, hãy nêu điều đó trong chương trình làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm sự đồng thuận vào cuối cuộc họp, hãy viết điều đó ra và nói rõ rằng mục tiêu cuối cùng của cuộc thảo luận là quyết định một điều gì đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được những điểm tranh cãi giữa các thành viên trong nhóm của bạn, những người có thể có quan niệm về quyền hành không có trọng lượng trong cuộc họp cụ thể này.

Khi liệt kê các kỳ vọng cho các cuộc họp, hãy tự hỏi bản thân, tôi đang tìm kiếm thông tin đầu vào, thông tin hay quyết định cuối cùng? 

Tính kịp thời của chương trình làm việc của bạn

Vấn đề này là một nỗ lực hai phần, vì tính kịp thời của chương trình làm việc của bạn có thể xác định mức độ chuẩn bị mà các thành viên trong nhóm của bạn đạt được. Bạn nhận được chương trình nghị sự cho họ càng sớm, bạn càng có thể mong đợi họ xem xét các yếu tố của các điểm khó hiểu và sẵn sàng cung cấp cho bạn ý kiến ​​đóng góp của họ hoặc thu thập thông tin để cùng bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Điều quan trọng là cung cấp cho nhóm của bạn một số thông báo khi đưa ra các quyết định quan trọng hoặc các cuộc họp liên quan đến việc chuẩn bị, vì bạn muốn tối đa hóa thời gian với tất cả các bên liên quan và cố gắng thông báo cho mọi người trong khi những người khác đã chuẩn bị ngồi và chờ đợi là một cách tuyệt vời để để lại cho nhóm của bạn sự thất vọng và bất hòa. 

Khi phát hành chương trình họp cho nhóm, hãy tự hỏi bản thân, Nếu tôi nhận được chương trình này ngay bây giờ, liệu bản thân tôi có sẵn sàng cho cuộc họp đó đúng giờ không?

Quản lý thời gian trong chương trình làm việc của bạn

Giữ một nhóm lớn người trong chủ đề là khó khăn. Giữ chúng đúng kế hoạch là điều gần như không thể. Vì lý do này, điều quan trọng là phải đưa thành phần thời gian vào thiết kế chương trình họp của bạn. Mỗi phần / câu hỏi / chủ đề cần được phác thảo rõ ràng trong một khung thời gian. Khung thời gian này nên dành một lượng thời gian thích hợp cho thảo luận, sửa đổi và kết luận. Điều này rất quan trọng cần được vạch ra trước cuộc họp: thường thì bạn sẽ nhận được phản hồi rằng một số vấn đề nhất định hoặc cần thêm thời gian để thảo luận hoặc có thể được cắt giảm đáng kể.

Khi sắp xếp thời gian cho từng phần trong chương trình họp của bạn, hãy tự hỏi bản thân, Thời gian của chúng ta được sử dụng như thế nào là tốt nhất? Liệu phản hồi của họ có mở ra một cuộc đối thoại đáng được thảo luận thêm không? Tôi muốn dành bao lâu cho mục này?

Xử lý các mục tiêu trong chương trình làm việc của bạn

Việc xử lý chương trình làm việc của bạn liên quan nhiều hơn đến các bước liên quan đến quy trình của tất cả các mục trong cuộc họp. Nó liệt kê các cấp độ thảo luận mà bạn đang cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Đồng ý về cách xử lý các vấn đề sẽ làm tăng hiệu quả cuộc họp của bạn. Nếu bạn không liệt kê cách bạn muốn nhóm giải quyết từng vấn đề, một số thành viên có thể bị phân tâm khi xác định vấn đề, trong khi một số có thể đang thảo luận về mức độ liên quan của nó với họ: không ai tập trung vào việc xác định hoặc đánh giá bất kỳ giải pháp nào .

Quy trình giải quyết một mặt hàng sẽ xuất hiện trong chương trình làm việc bằng văn bản mà bạn sẽ cung cấp. Khi bạn đạt được mục đó trong cuộc họp, hãy giải thích quy trình cần thiết để đạt được thỏa thuận và tìm kiếm thỏa thuận nói trên.

Khi lần đầu tiên xác định quy trình này trong chương trình làm việc của bạn, hãy tự hỏi bản thân, Tôi muốn dẫn dắt cuộc thảo luận này như thế nào? Tôi có muốn nghe ý kiến ​​từ các cá nhân hoặc nhóm không? Tôi muốn biểu quyết nhất trí, các lựa chọn bỏ phiếu hay một cuộc thảo luận động não? Làm cách nào để xác định thời điểm vấn đề đã được giải quyết? Cuộc gặp gỡ lý tưởng trông như thế nào đối với tôi?

Chỉnh sửa chương trình làm việc của bạn

Đây có thể là phần quan trọng nhất của việc đưa ra bất kỳ chương trình nghị sự nào - hiểu rằng chúng luôn trong quá trình thay đổi. Không có chương trình làm việc nào là không tránh khỏi sự thất thường về thời gian, sự chậm trễ bất ngờ, những ngày ốm đau hoặc sự thất bại. Vì lý do này, điều quan trọng là phải có khả năng thay đổi. Các ưu tiên của chương trình nghị sự chắc chắn sẽ thay đổi tầm quan trọng khi ngày đến gần và mọi thứ trở nên vững chắc hơn trong thời gian thực. Khi các dự án tiến triển, nhóm cũng vậy và do đó, các mục tiêu của chương trình cũng vậy. Mục đầu tiên trong bất kỳ chương trình làm việc tốt nào là "chỉnh sửa và sắp xếp lại chương trình làm việc của ngày hôm nay". Mục lịch trình này là cách tốt nhất để đảm bảo rằng nhóm của bạn phù hợp với những gì đang được thảo luận, lý do, thời lượng và những kỳ vọng trong ngày.

Khi tạo chương trình làm việc cho bất kỳ và tất cả cuộc họp, hãy tự hỏi bản thân, Có chỗ để thảo luận ở đây không? Làm thế nào tôi có thể quản lý tốt nhất những gì tôi không thể lập kế hoạch? Làm cách nào để giữ cuộc thảo luận của tôi làm trung tâm?

Đề xuất bổ sung về chương trình làm việc

Những gì đang hoạt động tốt

Đây là một mục quan trọng cần đưa vào chương trình làm việc của bạn. Nó nói lên nhiều điều về khả năng lãnh đạo của bạn để có thể tạm dừng tính cấp thiết của một cuộc họp để thảo luận về các yếu tố thành công với nhóm của bạn. Điều quan trọng là mọi người đều cảm thấy rằng công việc của họ được đánh giá cao, bất chấp những hạn chế về thời gian, trở ngại, khó khăn và thách thức. Một công việc hoàn thành tốt cần được giải quyết và dành một vài phút trong cuộc họp để chúc mừng nhóm của bạn về những gì đã làm việc tốt là một cách tuyệt vời để giữ vững tinh thần và thúc đẩy một môi trường làm việc hỗ trợ.

Những điều cần cải thiện khi

Đây là một danh mục nhỏ hơn, nhưng không kém phần quan trọng. Nó như một lời nhắc nhở cho nhóm của bạn rằng luôn có chỗ để cải thiện. Cho dù bạn đang gặp phải các vấn đề về tính kịp thời, sự năng động trong nội bộ văn phòng hay chỉ đơn giản là có một tuần khó khăn trên thị trường, hãy đảm bảo nhóm của bạn luôn nhận thức được những gì mong đợi ở họ. Đặt cốc cà phê của bạn vào máy rửa bát là một phần nhỏ nhưng quan trọng trong việc chăm sóc môi trường văn phòng, và có vẻ như không quan trọng, đề cập đến nó như một phần của cuộc họp củng cố tầm quan trọng của tính nhất quán.

Ý tưởng về bãi đậu xe

Cho dù bạn có nghe nói về hiện tượng Bãi đỗ xe hay không, bạn chắc chắn đã sử dụng các khái niệm cốt lõi của nó. Về cơ bản, nó hoạt động như một bảng âm thanh cho tất cả các ý tưởng không thể được giải quyết ngay lập tức trong môi trường họp hiện tại. Tất cả các dự án, ý tưởng, truy vấn và câu hỏi mới đều có thể được “đậu” trong lô, và được ghi nhận là điểm thảo luận cho các cuộc họp trong tương lai. Điều đó cũng có nghĩa là bạn luôn có một kho lưu trữ đầy đủ các ý tưởng để quay lại, nếu bạn có thêm vài phút vào cuối cuộc họp. Bãi đậu xe là một cách tuyệt vời để duy trì công việc, đúng tiến độ và thành tích.

Nhìn chung, điều quan trọng nhất cần nhớ khi thiết kế một chương trình nghị sự là bạn luôn làm việc cùng nhau để hướng tới một mục tiêu chung. Bạn nên đặt mục tiêu làm cho cuộc thảo luận của mình trở nên gắn kết, bao trùm, sáng tạo và hiệu quả. Thật khó để đạt được tất cả các điểm, nhưng nếu bạn có một vị trí cho nó trong chương trình nghị sự, bạn có thể đến đó đúng giờ.

FreeConference.com nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị miễn phí ban đầu, cho phép bạn tự do chọn cách kết nối với cuộc họp của mình ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không bị ràng buộc.

Tạo một tài khoản miễn phí ngày hôm nay và trải nghiệm hội nghị từ xa miễn phí, video không tải xuống, chia sẻ màn hình, hội nghị web và hơn thế nữa.

Đó là chiều Chủ nhật, và một nhóm bạn đăng nhập vào cuộc họp web trực tuyến đã được lên lịch thường lệ của họ. Họ gặp nhau mỗi tuần một lần để trò chuyện về cuộc sống; đôi khi về công việc; họ nói nhiều khi trò chuyện với những gương mặt quen thuộc hiếm khi được nhìn thấy.

Những người bạn này đã đi theo con đường riêng của họ - một người theo ngành tài chính, người khác theo học lập trình, và một số khác đến với VC, với hy vọng tìm được điều lớn lao tiếp theo. Đó là chiều Chủ nhật; đó là một thói quen cuộc họp trực tuyến trên web; nhưng lần này, có gì đó khác. (hơn…)