Sử dụng giao tiếp trực tiếp để xây dựng lòng tin và lòng trung thành

Khi Martin Luther King có một giấc mơ và anh ấy muốn truyền cảm hứng để mọi người chia sẻ nó, anh ấy không chỉ gửi một vài email. Anh ấy đã đến trước mặt nhiều người nhất có thể, và anh ấy đã trực tiếp chia sẻ ước mơ đó.

Nhưng đôi khi, việc để các nhà lãnh đạo và mọi người cùng nhau trong một phòng không phải là điều dễ dàng và đây là nơi mà các cuộc gọi hội nghị và các cuộc họp trực tuyến nhóm có thể giúp thúc đẩy giao tiếp tuyệt vời. Trong tạp chí Forbes trực tuyến gửi về bí quyết giao tiếp của các nhà lãnh đạo vĩ đại, cộng tác viên Mike Myatt đã xác định các kỹ thuật giao tiếp chính mà các nhà lãnh đạo sử dụng để truyền cảm hứng cho mọi người. Mỗi một trong số chúng, từ việc tạo niềm tin cho đến lắng nghe tích cực, đều là thứ mà các cuộc gọi hội nghị là hoàn hảo. Gọi nhóm thực sự xuất sắc trong việc giúp các nhà lãnh đạo tiếp cận với từng người trong tổ chức và phá bỏ rào cản giữa văn phòng ở góc và tầng cửa hàng. Thông thường, các nhà lãnh đạo công ty chỉ di chuyển theo cùng một con đường hạn chế của quản lý cấp trên.

Thật không may, thông tin quan trọng có thể gặp khó khăn khi lọc theo cấp lãnh đạo và nguồn cảm hứng có thể gặp khó khăn khi lọc.

Một cuộc họp trực tuyến nhóm thực sự kết hợp một tổ chức với nhau như không có gì khác.

Tại sao hội nghị từ xa là công cụ giao tiếp hoàn hảo cho các nhà lãnh đạo

Các cuộc gọi hội nghị là một cách tuyệt vời để thúc đẩy giao tiếp tốt trong bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào vì chúng cho phép:

Giao tiếp thường xuyên. Quá nhiều cuộc họp sẽ không diễn ra bởi vì chi phí cơ bản để mọi người lại với nhau là rất cao. Điều này thậm chí còn đúng hơn khi cố gắng kết nối một CEO bận rộn với cấp bậc và hồ sơ. 120 người nhận điện thoại của họ cùng một lúc là miễn phí.

Giao tiếp chất lượng. Email và bản ghi nhớ là những công cụ tuyệt vời để thiết lập các sự kiện giao tiếp và để chia sẻ tài liệu, nhưng chúng không làm cho nó trở thành trung tâm thực sự của giao tiếp.

Các cuộc gọi hội nghị cung cấp bốn điều giúp giao tiếp tốt hơn.

•         Âm thanh rõ ràng: tốt hơn các cuộc gọi VoIP hoặc Skype. Không có robot!
•         Giọng nói: bạn có thể nghe thấy các chi tiết giao tiếp tinh tế, con người.
•         Phản hồi tức thì: khả năng phản hồi. "Xin lỗi, con Voi trong phòng là ai vậy?"
•         Tôn trọng thời gian của mọi người: không cần đi họp, chỉ cần nhấc điện thoại lên!

4 nguyên tắc giao tiếp tuyệt vời cho các nhà lãnh đạo

Tạo niềm tin bằng cách thể hiện cá nhân và thể hiện sự đồng cảm. Cuộc gọi hội nghị là nơi hoàn hảo để thể hiện cá nhân của bạn vào giao tiếp với nhân viên, bởi vì nó là một phương tiện mà bạn có thể nghe thấy những sắc thái tinh tế. Các phẩm chất như sự tự tin, niềm đam mê và niềm tin được truyền đạt trực tiếp tốt nhất và chúng không được dịch qua email. Nếu một nhân viên kể một câu chuyện về điều gì đó đang khiến họ bận tâm tại nơi làm việc, họ sẽ có thể nghe thấy sự đồng cảm trong giọng nói của người lãnh đạo khi người lãnh đạo dành thời gian để ghi nhận những gì nhân viên đang phải trải qua.

Lắng nghe tích cực; đối thoại không phải độc thoại. Đối thoại tốt hơn nhiều so với độc thoại, bởi vì nó thể hiện sự tôn trọng như một con đường hai chiều. Các nhà lãnh đạo đôi khi có thể quên rằng họ cần phải nhận được sự tôn trọng đi kèm với vị trí của họ mỗi ngày. Lắng nghe tích cực trong cuộc gọi hội nghị sẽ gửi một thông điệp không chỉ đến một người đang được lắng nghe mà còn cho tất cả những người khác trong cuộc gọi và giành được nhiều sự tôn trọng đối với nhà lãnh đạo.

Tập trung vào nhu cầu của nhân viên. Tất cả các nhà lãnh đạo thường tập trung vào những gì họ cần và cố gắng kêu gọi nhân viên làm điều gì đó cho họ. Đây là “trở thành ông chủ”, nhưng nó không thực sự là “lãnh đạo”. Lãnh đạo thực sự là một liều thuốc phục vụ lành mạnh và các nhà lãnh đạo vĩ đại biết rằng nếu họ muốn truyền cảm hứng, thì phải có điều gì đó trong đó cho mỗi người lắng nghe. Bởi vì cuộc họp trực tuyến nhóm cung cấp phản hồi trực tiếp, các nhà lãnh đạo giỏi có thể đánh giá liệu các nhân viên đã hiểu những lợi ích ngụ ý trong thông điệp hay chưa.

Có đầu óc cởi mở và linh hoạt. Email và bản ghi nhớ không linh hoạt lắm. Bạn không thể thay đổi ý định sau khi nhấn gửi và bạn không thể thay đổi nội dung theo phản hồi. Cuộc họp trực tuyến nhóm hoặc trò chuyện video là cách thể hiện tinh thần cởi mở và tính linh hoạt của bạn, bởi vì nếu ai đó đưa ra một điểm quan trọng mà bạn chưa nghĩ đến, bạn có thể đưa nó vào cuộc thảo luận. Hãy tưởng tượng một nhân viên sẽ cảm thấy thế nào nếu Giám đốc điều hành của họ nói “Ý tưởng tuyệt vời, hãy cùng thực hiện nó”, trước mặt những người còn lại trong công ty?

Có một nguồn sự thật. Mặc dù sử dụng nhiều hơn một kênh liên lạc có thể cải thiện sự gắn kết của nhân viên, nhưng bạn phải luôn có một nguồn thông tin chính xác duy nhất. Bạn có thể sử dụng tất cả các loại giải pháp trong bộ công cụ của người quản lý miễn là nhân viên của bạn biết nền tảng nào có thông tin cập nhật nhất. Ví dụ: nếu bạn nói với nhân viên của mình về thời hạn thay đổi của dự án trong cuộc họp, bạn nên gửi email hàng loạt và cập nhật thời hạn dự án trên phần mềm quản lý dự án của mình. Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và tăng năng suất.

Thể hiện một tâm hồn cởi mở là một cách tuyệt vời để xây dựng lòng tin.

Thực hiện ước mơ của bạn

Dù ước mơ của bạn là gì, nếu bạn đang ở vị trí lãnh đạo, giao tiếp trực tiếp là cách tốt nhất để thắp lửa cho mọi người cùng tham gia. Các cuộc gọi hội nghị và các cuộc họp trực tuyến nhóm là một cách tuyệt vời để tạo ra một môi trường nơi các nhà lãnh đạo có thể tạo ra những kết nối có ý nghĩa. Họ thuận tiện để thiết lập, họ tôn trọng thời gian của mọi người và họ cho phép lắng nghe và đối thoại tích cực để giải quyết vấn đề và xây dựng lòng tin.