Làm thế nào để có một cuộc họp dự án hiệu quả hơn

Mặc dù các cuộc họp rất quan trọng để tạo điều kiện cho sự hợp tác trong cuộc họp dự án, nhưng chúng có thể gây lãng phí thời gian rất lớn. Trên thực tế, hầu hết mọi người coi khoảng một nửa số cuộc họp mà họ tham dự là "lãng phí thời gian", và điều này không chỉ khiến họ nản lòng mà còn khiến họ khó tập trung vào nhiệm vụ trước mắt hơn.
Do đó, điều quan trọng là bạn phải tìm cách làm cho các cuộc họp dự án của mình hiệu quả hơn. Làm như vậy sẽ giúp thay đổi cách nhóm của bạn xem các cuộc họp, sau đó sẽ biến các cuộc họp này thành một không gian hữu ích để mọi người tìm kiếm trợ giúp giải quyết vấn đề, đưa ra đề xuất cho người khác và nhận thông tin cập nhật về tình trạng tổng thể của dự án.
Điều này nói thì dễ hơn làm, vì vậy, để giúp bạn tận dụng tối đa cuộc họp dự án tiếp theo, hãy đảm bảo áp dụng các chiến thuật họp sau.

Tạo một chương trình nghị sự và lưu hành nó

Điều đầu tiên bạn cần làm để có một cuộc họp dự án hiệu quả hơn là xác định chính xác những gì sẽ được thảo luận khi mọi người ở trong cùng một phòng. Tập hợp một chương trình làm việc sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi "cuộc họp này nhằm mục đích gì?" giúp làm rõ liệu cuộc họp có thực sự cần thiết hay không.
Hơn nữa, điều quan trọng là bạn phải gửi chương trình này cho tất cả những người tham gia cuộc họp trước ít nhất một ngày. Điều này sẽ giúp họ biết được nội dung của cuộc họp và trong trường hợp bạn đang thảo luận về điều gì đó mới, nó sẽ giúp mọi người bắt đầu suy nghĩ về mọi thứ trước khi họ bước vào cuộc họp.
Về điểm này, nếu bạn muốn mọi người làm bất cứ điều gì khác trước khi đến cuộc họp, hãy đảm bảo rằng bạn đã nói điều đó phù hợp với chương trình làm việc của mình. Ví dụ: nếu bạn muốn họ đọc thứ gì đó hoặc nếu bạn muốn họ thu thập một số dữ liệu, thì thông minh là bạn nên yêu cầu họ làm điều này trước để bạn có thể tham gia ngay khi cuộc họp dự án bắt đầu.

Đặt và giới hạn thời gian vinh danh

Một phần của điều khiến cuộc họp cảm thấy không hiệu quả là vượt quá thời gian dành cho nó. Các cuộc họp tồn tại cho các mục đích cụ thể, và nếu bạn bắt đầu trôi tuột khỏi nhiệm vụ đang làm, thì rất dễ hết thời gian và cần phải kéo dài cuộc họp hoặc kết thúc cuộc họp mà không hoàn thành mục tiêu của mình.
Một cách tốt để ngăn điều này xảy ra là đặt ra giới hạn thời gian cho từng mục trong chương trình nghị sự và tuân thủ nó. Nếu điều gì đó xảy ra khiến bạn vượt quá thời gian quy định, thì hãy xem xét khai thác điểm đó; bạn luôn có thể lên lịch một cuộc họp khác với một nhóm người khác để xem xét nó sau. Chia nhỏ công việc như vậy cũng sẽ giúp nhóm dự án của bạn thành công hơn.
Cuối cùng, bạn cũng có thể sử dụng bộ hẹn giờ để giúp bạn tuân theo các giới hạn thời gian và giữ cho cuộc họp của bạn đúng lịch trình. Làm điều này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn chứng minh cho nhóm của bạn thấy rằng bạn tôn trọng thời gian của họ và sẽ làm mọi thứ có thể để tránh lãng phí thời gian đó.

Tìm đúng người trong phòng

Một phần của chìa khóa cho một cuộc họp dự án hiệu quả là đảm bảo có mặt đúng người và chỉ những người phù hợp. Không có gì tệ hơn là dành một giờ bên trong một cuộc họp mà bạn không cần phải tham dự, và nếu điều này xảy ra, phần lớn là do người tổ chức cuộc họp đã không dành đủ thời gian để hỏi ai thực sự cần thiết ở đó.
Để giúp bạn làm điều này, hãy xem xét các loại cuộc họp khác nhau mà bạn có thể có, chẳng hạn như:

• Các cuộc họp quyết định: Mục đích của cuộc họp này là hợp tác và tìm ra con đường tốt nhất về phía trước, và điều này có nghĩa là chỉ những người hiểu toàn bộ dự án mới nên có mặt ở đó. Mọi người khác sẽ chỉ là phụ, và điều này sẽ làm cho cuộc họp dường như vô nghĩa.
• Các cuộc họp làm việc: Những điều này diễn ra khi mọi người cần cộng tác trong một nhiệm vụ cụ thể và chỉ những người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ này mới cần có mặt trong cuộc họp.
• Các cuộc họp phản hồi: Những điều này cho phép các nhà quản lý có cơ hội nghe ý kiến ​​từ nhóm của họ về những gì đang hiệu quả và những gì không. Thật tốt khi có những điều này trong suốt vòng đời của dự án để mọi người có thể thoải mái lên tiếng khi có điều gì đó không suôn sẻ. Và tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, đây là loại cuộc họp duy nhất mà mọi người có thể cần phải có mặt.

Sử dụng đúng công cụ

Các công cụ bạn sử dụng cũng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định mức độ hiệu quả của các cuộc họp của bạn. Ví dụ: chia sẻ màn hình, hội nghị truyền hình và bảng trắng, tất cả đều giúp bạn cộng tác với mọi người trong phòng dễ dàng hơn, giúp cuộc họp của bạn hiệu quả hơn. Và tất cả các công cụ này và hơn thế nữa được cung cấp bởi FreeConference.com.
Tầm quan trọng của việc có các công cụ phù hợp thậm chí còn lớn hơn ở những nơi làm việc ngày nay. Vì vậy, nhiều công ty có nhiều địa điểm hoặc cho phép mọi người làm việc từ xa, có nghĩa là mọi người ở khắp các thành phố hoặc quốc gia khác nhau. Sử dụng công nghệ phù hợp có thể làm cho mọi người dường như đang ở trong cùng một phòng, giúp bạn tổ chức một cuộc họp dự án hiệu quả dễ dàng hơn.

Chuyển đổi cuộc họp dự án tiếp theo của bạn

Đảm bảo bao gồm nhóm của bạn trong quá trình lập kế hoạch cuộc họp và thu thập phản hồi từ họ để bạn có thể cải thiện quy trình họp của mình. Việc sử dụng các chiến thuật được thảo luận ở đây sẽ giúp bạn biến các cuộc họp của mình từ việc lãng phí thời gian khó chịu thành cơ hội hợp tác và đổi mới.

Thông tin về các Tác giả: Kevin Conner là một doanh nhân sở hữu một số doanh nghiệp bao gồm Tìm kiếm băng thông rộng, một dịch vụ dành riêng để giúp mọi người và doanh nghiệp tìm thấy giá trị tốt nhất của internet băng thông rộng. Điều hành và phát triển doanh nghiệp của anh ấy liên quan đến việc lập kế hoạch và quản lý dự án sâu rộng và Kevin thích chia sẻ kinh nghiệm của mình với những người khác để giúp họ thành công.

[ninja_form id = 7]