Các cuộc gọi hội nghị là một công cụ giao tiếp hiệu quả để xây dựng tinh thần đồng đội và “văn hóa doanh nghiệp” tốt. Mặc dù tổ chức được hưởng lợi từ các cuộc gọi hội nghị được thực hiện tốt thông qua việc tăng năng suất và lợi nhuận, nhưng các nhân viên cũng được hưởng lợi, bởi vì nó cách thú vị hơn để làm việc trong một nơi làm việc vui vẻ, gắn bó.

Đó là, nếu tất cả mọi người tập trung lại với nhau và biết cách trở thành một người kêu gọi hội nghị giỏi. Dưới đây là năm mẹo về cách thực hiện phần việc của bạn để xây dựng tinh thần đồng đội với hội nghị từ xa và tại sao họ đáng làm.

Thời gian

Một trong những lý do khiến các cuộc gọi hội nghị rất hiệu quả là vì chúng tôn trọng thời gian của mọi người. Bằng cách loại bỏ thời gian đi lại, ngay cả khi mọi người làm việc trong cùng một tòa nhà, họ tiết kiệm hàng giờ đồng hồ cho nhân viên.

Bạn có nhiều việc tốt hơn phải làm ngoài việc đi họp.

Tiết kiệm thời gian cho phép lên lịch giao tiếp thường xuyên hơn, điều này tốt hơn cho mọi người, vì thiếu giao tiếp là một nguyên nhân lớn gây ra rối loạn chức năng trong các tổ chức.

Mỗi phút bạn trễ cuộc gọi với 15 người trên đó, bạn lãng phí 15 "phút" thời gian của mọi người. Lãng phí thời gian cũng giống như xả rác. Một khi người đầu tiên ném một mảnh rác vào nơi công cộng, mọi người đều làm. Đừng là người đầu tiên!

Nếu bạn chưa quen với cuộc gọi hội nghị, hãy đến sớm 10 phút và nhờ một người bạn giúp bạn làm quen với công nghệ. Nếu bạn là một chuyên gia già, sớm hơn hai phút cũng không sao, vì vậy bạn có thể đăng nhập vào Máy tính dùng chung, xem lại chương trình làm việc, tập trung tâm trí vào cuộc họp và sẵn sàng bắt đầu khi đồng hồ điểm.

Vị trí, vị trí, địa điểm

Một lý do khác khiến hội nghị kết thúc đường dây điện thoại thực (không phải Skype hay VOIP) tốt đến mức chất lượng âm thanh tuyệt vời giúp mọi người có thể nghe thấy những tín hiệu "ngôn ngữ cơ thể" tinh tế mà họ cần để thực sự hiểu nhau.

Nếu ai đó khó chịu, mọi người cần biết điều đó để họ có thể giúp đỡ. Nếu ai đó đang ngây ngất vì họ vừa gặp một cột mốc quan trọng, thì sự phấn khích trong giọng nói của họ chính là điều bạn muốn nghe.

Giúp đỡ mọi người, ăn mừng thành công và chia sẻ những ý tưởng hay là cách bạn sử dụng hội nghị từ xa để xây dựng tinh thần đồng đội và thúc đẩy lợi nhuận của mình.

Thật không may, ngay cả tiếng ồn xung quanh từ một vị trí của người gọi được chọn không tốt cũng có thể làm hỏng một cuộc gọi hội nghị hay. Đó là lý do tại sao việc thiết lập bản thân đúng cách sẽ khiến mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Bạn cần ở trong một không gian yên tĩnh, nơi tiếng ồn xung quanh sẽ không lọt vào cuộc gọi hoặc làm bạn phân tâm và bạn cần một chiếc điện thoại chất lượng tốt để mọi người có thể nghe thấy mọi thứ họ cần.

Tập trung

Nếu người mời bạn tham gia cuộc gọi hội nghị không thực sự quan tâm bạn nghĩ gì về vấn đề đang được thảo luận, họ sẽ cc cho bạn qua email nhóm.

Bạn được mời tham gia cuộc gọi bởi vì ai đó muốn bộ não của bạn. Họ không muốn một nửa bộ não của bạn, trong khi bạn đọc một số tệp hoặc gửi một vài email.

Không bao giờ đa nhiệm trong một cuộc gọi hội nghị.

Mặt trái của điều này là nếu bạn thực sự tập trung và bạn cảm thấy mình muốn đóng góp, Đi cho nó! Đó là một bi kịch khi ai đó ngăn chặn một ý tưởng tốt trong một cuộc gọi hội nghị.

Bạn đã được mời tham gia, vì vậy đừng ngại.

Nói lớn!

Khi bạn nói, hãy giới thiệu bản thân để mọi người biết bạn là ai, ngay cả khi bạn đăng ký sau một hoặc hai phút im lặng. Giữ điện thoại gần miệng hoặc lại gần micrô. Bắt đầu bằng "mọi người có thể nghe thấy tôi nói không?" Nói chậm và đừng lo lắng về việc quá to. Mọi người luôn có thể từ chối bạn, nhưng nếu bạn không đủ lớn, bạn sẽ lãng phí thời gian.

Sau khi bạn vượt qua "kiểm tra âm thanh", hãy thể hiện bản thân. Đó là những gì bạn ở đó để làm. Khi bạn chọn sàn, hãy trình bày rõ ràng ý tưởng của bạn. Đồng thời, cũng cần lưu ý khi bạn đang thực hiện phần lớn cuộc nói chuyện trong một cuộc gọi hội nghị. Nói là vui, nhưng bạn có thể có quá nhiều điều tốt. Sàn chia sẻ xây dựng tinh thần đồng đội.

Kỹ thuật

Một lần nữa, nếu đây là cuộc gọi hội nghị đầu tiên của bạn, hãy nhờ một số trợ giúp kỹ thuật để thiết lập và nhớ hỏi xem điện thoại của bạn có ổn không. Mọi người có thể nghe thấy bạn khi bạn nói không? Bạn đang tạo ra tiếng vang? Sử dụng điện thoại thông minh chất lượng tốt là tốt, nhưng hãy tắt tiếng bất kỳ cảnh báo tiềm năng nào.

Nếu bạn chỉ có một chiếc loa ngoài rẻ tiền, bạn có thể nghe trên đó, nhưng chỉ nói vào tai nghe. Sử dụng nút tắt tiếng của điện thoại khi bạn không nói chuyện và không tạm dừng cuộc gọi, vì vậy bạn sẽ không truyền Muzak vào một cuộc thảo luận quan trọng.

"Cảm ơn bạn đã gọi cho RamJac Corporation. Do khối lượng cuộc gọi lớn ..."

Ngoài ra, hãy nhớ rằng có những công cụ sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn khi xử lý các cuộc gọi cho các mục đích chuyên nghiệp. Chẳng hạn, thay vì dựa vào các dịch vụ điện thoại cố định tương tự cũ, sử dụng ứng dụng số điện thoại doanh nghiệp sẽ làm cho trải nghiệm trở nên liền mạch và thuận tiện hơn cho cả bạn và những người bạn đang nói chuyện cùng.

Xây dựng tinh thần đồng đội

Các cuộc gọi hội nghị đều nhằm xây dựng tinh thần đồng đội bằng cách chia sẻ thông tin quan trọng và cùng nhau đưa ra quyết định. Đừng ngại và đừng lo lắng về tất cả các chi tiết kỹ thuật nhỏ. Nếu bạn có một chiếc điện thoại tốt và một vị trí yên tĩnh, bạn đang chiến thắng. Nhóm có thể giúp bạn điều chỉnh mức âm lượng phù hợp.

Một diễn viên hài nổi tiếng đã từng nói “90% cuộc sống là hiển hiện”. Tập trung hoàn toàn và năng lượng của bạn cho một cuộc gọi hội nghị là cách quan trọng nhất để trở thành một người gọi hội nghị giỏi.