ہم نے بحیثیت آبادی حال ہی میں بہت سارے مطالعات کیے ہیں، یہ جاننے کی کوششوں میں کہ میٹنگیں کیوں کام کرتی ہیں - یا نہیں کرتیں۔
اکثر، ہم ان پر ایک غیر موثر روایت کا لیبل لگاتے رہے ہیں۔ عام طور پر وقت کے ضیاع کے طور پر دیکھا جاتا ہے (جب تک کہ لوگ اصل میں تیار نہ ہوں) اور یہ سمجھنا محفوظ ہے کہ ہم سب کم از کم ایک میٹنگ میں بغیر تیاری کے آئے ہیں۔ تو کیا دیتا ہے؟ ملاقاتوں کا خیال رکھنا اتنا مشکل کیوں ہے؟ ان کا انتظام کرنا اتنا مشکل کیوں ہے؟ ہم انہیں کیوں رکھتے ہیں۔?
FreeConference سافٹ ویئر استعمال کرنے کا مطلب یہ ہے کہ آپ نے دنیا کی معروف ورچوئل کانفرنس ٹیکنالوجی سے بھرپور فائدہ اٹھانے کا انتخاب کیا ہے، اور یہ کہ آپ نے ایسا کیا ہے۔ کوئی اضافی کاروباری اخراجات نہیں. تاہم، ایک Freemium سروس کا انتخاب کرتے ہوئے، آپ یہ بھی جانتے ہیں کہ کچھ کمپنیاں اپنی مرضی کے مطابق بہت کچھ چھوڑ دیتی ہیں۔
خوش قسمتی سے آپ کے لیے، FreeConference سافٹ ویئر اپ گریڈ کی سستی نوعیت کا مطلب ہے کہ آپ کو معیار، پریمیم خصوصیات، یا مفید اپ گریڈ تک رسائی حاصل کرنے کے لیے اپنی زندگی کی بچت کو قربان کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
ہم جانتے ہیں کہ آپ شاید پہلے ہی اپنی میٹنگوں سے باہر نکلنا چاہتے ہیں۔ وہ ہمیشہ ہوشیار انداز میں نہیں چلتے ہیں۔ لیکن کیا آپ نے ان سے مزید حاصل کرنے کی کوشش پر غور کیا ہے؟
جب تنگ ہو تو یہ آسان ہے۔ کچھ مطالعات حوالہ دیتے ہیں کہ ملاقاتیں آپ کے وقت کا ایک تہائی حصہ لیتی ہیں ، لیکن کچھ ملاقاتیں اہم ہوتی ہیں - یہی وجہ ہے کہ ہم ان کا انعقاد کرتے رہتے ہیں۔
چونکہ باہمی تعاون باہمی تعاون کے لیے ضروری ہے ، اور کوئی کاروبار اکیلے نہیں بنایا جاتا ، فری کانفرس کچھ متاثر کن خصوصیات تیار کر رہی ہے جو کہ ہم اپنے ساتھیوں اور اپنے ڈیٹا کے ساتھ بات چیت کے طریقے کو بہتر بناتے ہیں۔ اہم خدشات جن پر ہم توجہ دے رہے ہیں وہ ہیں وقت ، وضاحت ، تسلسل اور احتساب کے مسائل۔
اگر آپ کو کبھی ایک کے ذریعے بیٹھنا پڑا ہے۔ ناقابل تسخیر ملاقات، آپ کے پاس شاید وقت تھا کہ آپ ان طریقوں کو سامنے لائیں جو آپ اسے مختلف طریقے سے کرتے۔ میٹنگز ، اگر ناقص منصوبہ بندی کی جاتی ہے تو ، مختصر ایجنڈوں کے بغیر ثالثی کرنا مشکل ہوتا ہے۔ غیر سنجیدہ بحث اور باخبر شرکت کی کمی کی وجہ سے فیصلہ سازی گڑبڑ ہو جاتی ہے۔ ایک مؤثر ایجنڈے کو ڈیزائن کرنا ان طریقوں میں سے ایک ہے جو ایک مضبوط ٹیم کی طاقت کو بروئے کار لا سکتا ہے ، کیونکہ یہ ضروری ڈھانچہ اور معلوماتی مواد دونوں فراہم کرتا ہے تاکہ چیزوں کو صحیح طریقے سے پورا کیا جا سکے۔
چاہے آپ کی میٹنگ روزانہ ہو ، ہفتہ وار ہو یا سہ ماہی ، بڑے اور چھوٹے دونوں گروہوں میں کارکردگی کو برقرار رکھنے کے لیے مضبوط ٹائم لائن کی ضرورت ضروری ہے۔ اپنی میٹنگز کے ایجنڈے کو ڈیزائن کرتے وقت ذہن میں رکھنے کے لیے کچھ اہم عوامل درج ہیں۔ درج ذیل پر غور کریں:
کیا آپ نے کوئی ایسا موضوع منتخب کیا ہے جس میں وہ ٹیم شامل ہو جس سے آپ خطاب کر رہے ہوں؟ زیادہ تر لوگ ان چیزوں پر بات کرنا چاہتے ہیں جو ان پر براہ راست اثر انداز ہوتی ہیں۔ مختلف محکموں سے متعلق مسائل کے بارے میں گفتگو میٹنگوں کے دوران سامنے لانے کے لیے اچھی چیزیں ہیں ، جن کے لیے واحد مقصد کے لیے وسائل مختص کیے گئے ہیں گروپ مباحثے. جیسا کہ زیادہ تر تنظیمیں a کے ذریعے تقویت یافتہ ہیں۔
دفتری باہمی انحصار کا احساس ، اندرونی محکموں کو اکثر اپنی کوششوں کو مربوط اور مستحکم کرنے کے لیے میٹنگ کے وقت کی ضرورت ہوتی ہے۔
جو بات چیت کی جا رہی ہے اس کے ساتھ ٹیم کی مصروفیت پر غور کرنا آپ کو اپنے ایجنڈے کو اپنے سامعین کے مطابق بنانے اور سامعین کی شرکت کو زیادہ سے زیادہ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
اپنا ایجنڈا بناتے وقت اپنے آپ سے پوچھیں ، کیا یہ ان لوگوں کو متاثر کرتا ہے جن سے میں مخاطب ہوں؟
بز ورڈز کو بلیٹ پوائنٹ ٹاپک جملوں کے طور پر استعمال کرنے سے پیشہ ور افراد کا ایک کمرہ چھلک پڑتا ہے: اگر آپ "اچھی چیزیں جو ہم نے حال ہی میں کی ہیں" کے تحت ایجنڈے میں کامیاب نئی پروڈکٹ لانچ کا اعلان کرتے ہیں تو ، امکان ہے کہ آپ اس صفحے پر صرف ایک ہی ہوں گے۔ بحث میں ثالثی کرنا ناقابل یقین حد تک مشکل ہے اگر لوگ موضوع پر واضح نہیں ہیں تو ، اس کے لیے مؤثر طریقے سے تیاری کرنے کی اجازت دیں۔
میٹنگ میں پوائنٹس لانے کے لیے سوالات کے بیانات کا استعمال اس بات کو یقینی بنانے کا ایک بہترین طریقہ ہے کہ بحث اصل میں پیش کیے جانے والے مسئلے کو حل کرتی ہے۔ ہمارے فرضی کامیاب پروڈکٹ لانچ کو بطور مثال استعمال کرتے ہوئے ، اس پر غور کریں: اس لانچ کے لیے کیا اچھا کام کیا؟ اس کامیابی سے ہم نے کونسی مارکیٹیں کھول دی ہیں؟ ہم اسے یہاں سے کہاں لے جائیں گے؟
میٹنگز کے لیے موضوع لائن بناتے وقت اپنے آپ سے پوچھیں ، میں کیا جوابات تلاش کر رہا ہوں؟ کون سا سوال ہمیں وہاں پہنچنے میں بہترین مدد کرتا ہے؟
لوگ پریشان ہو سکتے ہیں جب انہیں احساس ہوتا ہے کہ ان سے ان پٹ مانگنا اس بات کی ضمانت نہیں دیتا کہ حتمی فیصلہ سازی کے عمل میں ان کا کوئی کہنا ہوگا۔ آپ اپنے سامعین سے جو ڈھونڈ رہے ہیں اس کی بنیاد پر ہر بحث کو درجہ بندی کرنا ضروری ہے۔ گروپ کے لیے وضاحت کریں کہ آپ ان کے جوابات سے کیا توقع کر رہے ہیں۔ سوال پر مبنی نقطہ نظر آپ کو اپنی ٹیم کی طرف سے زیادہ مددگار جوابات حاصل کرنے میں مدد دیتا ہے ، لیکن اگر آپ کسی بھی طرح سے گمراہ کر رہے ہیں کہ یہ جوابات کس کے لیے استعمال کیے جا رہے ہیں تو آپ مایوسی کا باعث بھی بن سکتے ہیں۔
اگر میٹنگ منعقد کی جا رہی ہے تو آپ بڑے فیصلے کے لیے ان پٹ اکٹھا کر سکتے ہیں ، اس کی اطلاع دیں۔ اگر آپ کو کسی نئے آئیڈیا پر آواز لگانے والے بورڈ کی ضرورت ہو تو اسے ایجنڈے میں بتائیں۔ اگر آپ میٹنگ کے اختتام تک کسی اتفاق رائے کی تلاش کر رہے ہیں تو اسے لکھیں اور یہ واضح کر دیں کہ بحث کا آخری مقصد کسی چیز کا فیصلہ کرنا ہے۔ اس طرح ، آپ اپنی ٹیم کے ممبروں کے مابین تنازعات کے نقطہ نظر سے بچنے سے گریز کرتے ہیں جس میں اتھارٹی کے تصورات ہوسکتے ہیں جو اس خاص میٹنگ میں وزن نہیں رکھتے ہیں۔
ملاقاتوں کی توقعات کی فہرست بناتے وقت ، اپنے آپ سے پوچھیں ، کیا میں ان پٹ ، معلومات ، یا حتمی فیصلے کی تلاش میں ہوں؟
یہ مسئلہ ایک دو بٹ کوشش ہے ، کیونکہ آپ کے ایجنڈے کی بروقت تیاری آپ کی ٹیم کے ممبران کی تیاری کی سطح کا تعین کر سکتی ہے۔ جتنی جلدی آپ ان کے لیے ایجنڈا حاصل کر لیں گے ، اتنی جلدی آپ ان سے توقع کر سکتے ہیں کہ وہ اس کے متنازع نکات کے عناصر پر غور کریں گے اور آپ کو اپنی رائے دینے کے لیے تیار ہو جائیں گے ، یا آپ کے ساتھ باخبر فیصلہ کرنے کے لیے معلومات جمع کریں گے۔ اہم فیصلے یا میٹنگوں میں آنے کے وقت اپنی ٹیم کو کچھ اہمیت دینا ضروری ہے جس میں تیاری شامل ہو ، کیونکہ آپ تمام متعلقہ فریقوں کے ساتھ زیادہ سے زیادہ وقت گزارنا چاہتے ہیں ، اور لوگوں کو مطلع کرنے کی کوشش کر رہے ہیں جبکہ دوسروں نے بیٹھنے اور انتظار کرنے کی تیاری کی ہے۔ اپنی ٹیم کو مایوس اور متضاد چھوڑیں۔ 
ٹیم کو میٹنگ کا ایجنڈا جاری کرتے وقت ، اپنے آپ سے پوچھیں ، اگر مجھے ابھی یہ ایجنڈا موصول ہو گیا تو کیا میں خود اس میٹنگ کے لیے وقت پر تیار ہو جاؤں گا؟
لوگوں کے ایک بڑے گروہ کو موضوع پر رکھنا مشکل ہے۔ انہیں شیڈول پر رکھنا تقریبا impossible ناممکن ہے۔ اس وجہ سے ، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے میٹنگ ایجنڈے کے ڈیزائن میں ایک ٹائمنگ جزو شامل کریں۔ ہر سیکشن/سوال/موضوع کے حصے کو ایک ٹائم فریم کے اندر واضح طور پر بیان کیا جانا چاہیے۔ اس ٹائم فریم کو بحث ، نظر ثانی اور اختتام کے لیے مناسب وقت دینا چاہیے۔ میٹنگ سے پہلے اس کا خاکہ بنانا ضروری ہے: اکثر اوقات ، آپ یہ سن کر ختم ہوجائیں گے کہ بعض مسائل کو یا تو بورڈ میں زیادہ وقت درکار ہوتا ہے ، یا اس میں نمایاں کمی کی جاسکتی ہے۔
اپنے میٹنگ ایجنڈے کے ہر سیکشن کے لیے ٹائم سلاٹ بناتے وقت ، اپنے آپ سے پوچھیں ، ہمارا وقت کس طرح بہترین استعمال کیا جاتا ہے؟ کیا ان کے تاثرات ایک مکالمہ کھولیں گے جو مزید بحث کا مستحق ہے؟ میں کب تک اس چیز پر خرچ کرنا چاہوں گا؟
اپنے ایجنڈے پر عملدرآمد میٹنگ میں تمام آئٹمز کے عمل میں شامل اقدامات سے زیادہ تعلق رکھتا ہے۔ یہ بحث کی ان سطحوں کی گنتی کرتا ہے جن میں آپ ہاتھ میں کام مکمل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں۔ ان طریقوں پر اتفاق جن پر عملدرآمد کیا جائے گا آپ کی میٹنگ کی تاثیر کو بڑھاتا ہے۔ اگر آپ ٹیم کو ہر مسئلے کو حل کرنے کا طریقہ نہیں بتاتے ہیں تو ، کچھ ممبران اس مسئلے کی وضاحت میں مشغول ہو سکتے ہیں ، جبکہ کچھ ان سے اس کی مطابقت پر بحث کر رہے ہیں: کوئی بھی حل کی شناخت یا تشخیص پر توجہ مرکوز نہیں کرتا ہے۔ .
کسی آئٹم کو ایڈریس کرنے کا عمل تحریری ایجنڈے پر ظاہر ہونا چاہیے جو آپ فراہم کریں گے۔ جب آپ میٹنگ کے دوران اس شے تک پہنچیں تو ، معاہدے تک پہنچنے کے لیے درکار عمل کی وضاحت کریں ، اور معاہدہ کی تلاش کریں۔
اپنے ایجنڈے میں سب سے پہلے اس عمل کا تعین کرتے وقت ، اپنے آپ سے پوچھیں ، میں اس بحث کی قیادت کیسے کروں؟ کیا میں افراد یا ٹیموں سے سننا چاہتا ہوں؟ کیا میں متفقہ ووٹنگ ، پولنگ کے اختیارات ، یا دماغی طوفان کی بحث چاہتا ہوں؟ میں کیسے طے کروں کہ کوئی مسئلہ کب حل ہوا ہے؟ مثالی ملاقات میرے لیے کیسا لگتا ہے؟
یہ کسی بھی ایجنڈے کو بنانے کا سب سے اہم حصہ ہوسکتا ہے- یہ سمجھنا کہ وہ ہمیشہ تبدیلی کے عمل میں رہتے ہیں۔ کوئی ایجنڈا وقت کی حماقت ، غیر متوقع تاخیر ، بیمار دنوں ، یا ناکامیوں سے محفوظ نہیں ہے۔ اس وجہ سے ، تبدیلی کے قابل ہونا ضروری ہے۔ ایجنڈے کی ترجیحات میں کوئی شک نہیں کہ تاریخ قریب آتی ہے اور چیزیں حقیقی وقت میں مزید مضبوط ہوتی جاتی ہیں۔ جیسے جیسے منصوبے آگے بڑھتے ہیں ، اسی طرح ٹیم بھی ، اور اس طرح ، ایجنڈے کے اہداف بھی۔ کسی بھی اچھے ایجنڈے میں سب سے پہلے آئٹم "آج کے ایجنڈے میں ترمیم کرنا اور اس کی اصلاح کرنا" ہے۔ یہ شیڈول آئٹم اس بات کو یقینی بنانے کا بہترین طریقہ ہے کہ آپ کی ٹیم اس بات کے مطابق ہے کہ کیا بحث ہو رہی ہے ، کیوں ، کتنی لمبائی ہے اور اس دن کس توقعات کے ساتھ ہے۔
کسی بھی اور تمام میٹنگ کا ایجنڈا بناتے وقت ، اپنے آپ سے پوچھیں ، کیا یہاں بحث کی گنجائش ہے؟ میں جس چیز کی منصوبہ بندی نہیں کرسکتا اس کا بہترین انتظام کیسے کروں؟ میں اپنی بحث کو کیسے مرکوز رکھوں؟
یہ آپ کے ایجنڈے میں شامل کرنے کے لیے ایک اہم شے ہے۔ یہ آپ کی قیادت کے بارے میں بات کرتا ہے کہ آپ اپنی ٹیم کے ساتھ کامیابی کے عناصر پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے میٹنگ کی فوری ضرورت کو معطل کر سکیں۔ یہ ضروری ہے کہ ہر کوئی یہ محسوس کرے کہ وقت کی قلت ، رکاوٹوں ، رکاوٹوں اور چیلنجوں کے باوجود ان کے کام کی قدر کی جاتی ہے۔ اچھی طرح سے کیے گئے کام پر توجہ دی جانی چاہیے ، اور اپنی میٹنگ میں چند لمحات کا استعمال کرتے ہوئے اپنی ٹیم کو مبارکباد دینے کے لیے جو اچھی طرح سے کام کر رہا ہے ، حوصلے کو برقرار رکھنے اور کام کے معاون ماحول کو فروغ دینے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔
یہ ایک کم ، لیکن اتنا ہی اہم زمرہ ہے۔ یہ آپ کی ٹیم کے لیے ایک یاد دہانی کا کام کرتا ہے کہ ہمیشہ بہتری کی گنجائش موجود ہے۔ چاہے آپ بروقت ، دفتر کی داخلی حرکیات کے ساتھ مسائل کا سامنا کر رہے ہوں ، یا مارکیٹ میں صرف ایک مشکل ہفتہ تھا ، یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم ہر وقت ان سے کیا توقع کی جاتی ہے اس سے آگاہ ہے۔ اپنے کافی کے پیالے کو ڈش واشر میں ڈالنا دفتری ماحول کی دیکھ بھال کا ایک چھوٹا لیکن اہم حصہ ہے ، اور جتنا غیر ضروری لگتا ہے ، اس کو اپنی میٹنگ کے حصے کے طور پر ذکر کرنا مستقل مزاجی کی اہمیت کو تقویت دیتا ہے۔
آپ نے پارکنگ لاٹ کے بارے میں سنا ہے یا نہیں ، آپ نے یقینی طور پر اس کے بنیادی تصورات کو استعمال کیا ہے۔ یہ بنیادی طور پر ان تمام آئیڈیاز کے لیے ایک صوتی بورڈ کے طور پر کام کرتا ہے جنہیں موجودہ میٹنگ کے ماحول میں فوری طور پر حل نہیں کیا جا سکتا۔ تمام نئے پراجیکٹس ، آئیڈیاز ، سوالات اور سوالات کو لاٹ میں ’’ پارک ‘‘ کیا جا سکتا ہے ، اور مستقبل کے اجلاسوں کے لیے بحث کے نکات کے طور پر نوٹ کیا جا سکتا ہے۔ اس کا یہ بھی مطلب ہے کہ آپ کے پاس ہمیشہ ایک اسٹوریج یونٹ ہوتا ہے جس پر آئیڈیاز واپس آتے ہیں ، اگر میٹنگ کے اختتام پر آپ کے پاس کچھ اضافی منٹ ہوں۔ پارکنگ لاٹ ٹاسک ، آن ٹریک اور ریکارڈ پر رہنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔
مجموعی طور پر ، ایک ایجنڈا ڈیزائن کرنے کے بارے میں یاد رکھنے کی سب سے اہم بات یہ ہے کہ آپ ہمیشہ ایک مشترکہ مقصد کے لیے مل کر کام کر رہے ہیں۔ آپ کو اپنی بحث کو مربوط ، جامع ، تخلیقی اور نتیجہ خیز بنانا چاہیے۔ تمام نمبروں کو مارنا مشکل ہے ، لیکن اگر آپ کو ایجنڈے میں اس کے لئے ایک جگہ مل گئی ہے تو ، آپ وقت پر وہاں پہنچ سکتے ہیں۔
فری کانفرس ڈاٹ کام اصل مفت کانفرنس کالنگ فراہم کرنے والا ، آپ کو کسی بھی وقت ، کسی بھی وقت بغیر کسی ذمہ داری کے اپنی میٹنگ سے کیسے جڑنا ہے اس کا انتخاب کرنے کی آزادی دیتا ہے۔
آج ایک مفت اکاؤنٹ بنائیں اور مفت ٹیلی کانفرنسنگ ، ڈاؤن لوڈ فری ویڈیو ، سکرین شیئرنگ ، ویب کانفرنسنگ اور بہت کچھ کا تجربہ کریں۔
اتوار کی دوپہر ہے ، اور دوستوں کا ایک گروپ اپنی معمول کے مطابق شیڈول آن لائن ویب میٹنگ میں لاگ ان ہوتا ہے۔ وہ زندگی میں بات چیت کرنے کے لیے ہفتے میں ایک بار ملتے ہیں۔ کبھی کام کے بارے میں جب وہ واقف چہروں کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں تو وہ بات چیت کرتے ہیں۔
یہ دوست اپنے الگ الگ راستوں پر چلے گئے تھے - ایک فنانس میں گیا ، دوسرا پروگرامنگ میں ، اور کچھ وی سی کے پاس گئے ، امید ہے کہ اگلی بڑی چیز مل جائے گی۔ اتوار کی دوپہر تھی یہ ایک معمول تھا آن لائن ویب میٹنگ؛ لیکن اس بار ، کچھ مختلف محسوس ہوا۔ (مزید ...)
