ملاقاتیں غیر موثر کیوں ہو سکتی ہیں - اور انہیں کیسے ٹھیک کیا جائے۔

ہم نے بحیثیت آبادی حال ہی میں بہت سارے مطالعات کیے ہیں، یہ جاننے کی کوششوں میں کہ میٹنگیں کیوں کام کرتی ہیں - یا نہیں کرتیں۔

اکثر، ہم ان پر ایک غیر موثر روایت کا لیبل لگاتے رہے ہیں۔ عام طور پر وقت کے ضیاع کے طور پر دیکھا جاتا ہے (جب تک کہ لوگ اصل میں تیار نہ ہوں) اور یہ سمجھنا محفوظ ہے کہ ہم سب کم از کم ایک میٹنگ میں بغیر تیاری کے آئے ہیں۔ تو کیا دیتا ہے؟ ملاقاتوں کا خیال رکھنا اتنا مشکل کیوں ہے؟ ان کا انتظام کرنا اتنا مشکل کیوں ہے؟ ہم انہیں کیوں رکھتے ہیں۔?

مسئلہ کیا ہے؟

زیادہ تر حصے کے لیے، غیر موثر ملاقاتوں کا مسئلہ تصورات کے گرد گھومتا ہے۔ مصروفیت, تیاری, مواصلات, اختصار، اور ٹھوس ترقی.

ان لوگوں کی حوصلہ افزائی کرنا مشکل ہے جو اس بات کی پرواہ نہیں کرتے ہیں کہ کیا زیر بحث ہے۔

جب لوگوں کے پاس ضروری معلومات نہ ہوں تو آگے بڑھنا اور بھی مشکل ہوتا ہے۔

جب لوگ ایک ہی صفحے پر نہ ہوں تو تعمیری بات چیت کی میزبانی کرنا مشکل ہو جاتا ہے۔

روزمرہ کی معمولی باتوں میں پھنس کر آگے بڑھنا تقریباً ناممکن ہے، اور یہ یقینی طور پر اہداف حاصل کرنا آسان نہیں جب منصوبے وقت پر مکمل نہ ہو سکیں۔

تو ہم کس طرح بہتر طریقے سے آگے بڑھ سکتے ہیں؟

لوگوں کو مشغول کرنا

زیادہ تر لوگ ان چیزوں پر بات کرنا چاہتے ہیں جو ان پر براہ راست اثر انداز ہوں۔ میٹنگوں کے دوران سامنے آنے والی اچھی چیزیں ان مسائل پر بحث ہوتی ہیں جن میں مختلف شعبہ جات شامل ہوتے ہیں، کیونکہ وسائل صرف گروپ ڈسکشن کے مقصد کے لیے مختص کیے گئے ہیں۔

غور کرنے کے لیے وقت نکالیں کہ آیا یہ مسئلہ اس ٹیم کو متاثر کرتا ہے جس سے آپ میٹنگ میں خطاب کریں گے۔ وہ ان کو شامل کرنے کی آپ کی خواہش کی تعریف کریں گے۔

آ رہا ہے تیار

اہم فیصلوں یا میٹنگز کے لیے آتے وقت اپنی ٹیم کو کچھ پیشرفت کرنا ضروری ہے جس میں تیاری شامل ہو، کیونکہ آپ تمام متعلقہ فریقوں کے ساتھ زیادہ سے زیادہ وقت گزارنا چاہتے ہیں۔ لوگوں کو مطلع کرنے کی کوشش کرنا جب کہ دوسرے، جنہوں نے تیاری کی ہے، بیٹھ کر انتظار کیا ہے، اپنی ٹیم کو مایوس اور متضاد چھوڑنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔

درج ذیل باتوں پر غور کرنے کے لیے وقت نکالیں: اگر آپ کو اس میٹنگ میں شرکت کا دعوت نامہ موصول ہوتا ہے، تو کیا آپ کے پاس فعال، باخبر اور تعمیری انداز میں شرکت کے لیے ضروری معلومات ہوں گی؟

پوائنٹ کو سمجھنا

لوگ مددگار نہیں ہو سکتے اگر وہ نہیں جانتے کہ آپ کیا ڈھونڈ رہے ہیں۔ گروپ کے لیے وضاحت کریں کہ آپ ان کے جوابات سے کیا توقع کر رہے ہیں۔ سوال پر مبنی نقطہ نظر آپ کو اپنی ٹیم کی جانب سے مزید مفید جوابات حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے، لیکن صرف اس صورت میں جب وہ جانتے ہوں کہ ان کے جوابات کس چیز کے لیے استعمال کیے جا رہے ہیں۔

یہ بتائیں کہ کیا آپ میٹنگ کر رہے ہیں تاکہ آپ بڑے فیصلے کے لیے ان پٹ جمع کر سکیں۔ اگر آپ کو کسی نئے آئیڈیا پر ساؤنڈنگ بورڈ کی ضرورت ہے تو اسے ایجنڈے میں بتائیں۔ اگر آپ میٹنگ کے اختتام تک اتفاق رائے تلاش کر رہے ہیں، تو اسے لکھ دیں اور یہ واضح کر دیں کہ بحث کا آخری مقصد کسی چیز پر فیصلہ کرنا ہے۔

میٹنگ کے آغاز میں اپنی توقعات کی فہرست بنانے کے لیے وقت نکالیں، تاکہ سب کو معلوم ہو کہ آپ نے انہیں کیوں اکٹھا کیا ہے۔

وقت کا انتظام

لوگوں کے ایک بڑے گروپ کو موضوع پر رکھنا ایک چیلنج ہے جبکہ انہیں شیڈول پر رکھنا تقریباً ناممکن ہے۔ اس وجہ سے، ہر میٹنگ میں اپنے وقت کا مؤثر طریقے سے انتظام کرنا بہت ضروری ہے۔ یہ ایک کے استعمال کے ذریعے کیا جا سکتا ہے۔ اچھی طرح سے بنایا ایجنڈا.

ہر سیکشن/سوال/موضوع کے حصے کو ایک ٹائم فریم کے اندر خاکہ بنائیں۔ اس ٹائم فریم کو ایک ایڈق الاٹ کرنا چاہئے۔بحث، نظرثانی، اور نتیجہ اخذ کرنے کے لیے کافی وقت۔ میٹنگ سے پہلے خاکہ بنانا ضروری ہے: اکثر اوقات، آپ کو یہ سننا ختم ہو جاتا ہے کہ بعض مسائل کو بورڈ پر زیادہ وقت درکار ہوتا ہے، یا اس میں نمایاں کمی کی جا سکتی ہے۔

اس میٹنگ میں اپنا وقت کیسے گزارنا ہے اس پر غور کرنے کے لیے وقت نکالیں۔ آپ بحث کے ہر آئٹم پر کتنا وقت گزارنا چاہیں گے؟ کیا اس بحث میں مزید وقت لگے گا کہ یہ قابل ہے؟

اہداف تک پہنچنا

مصروفیت، تیاری، مواصلات اور وقت کے انتظام کے بغیر، آپ کے کاروبار کے پھلنے پھولنے کے امکانات بہت کم ہیں۔ تیری ملاقاتیں بھٹکتی رہیں گی۔ آپ اپنے ملازمین کو مایوس کریں گے۔ آپ کے منصوبے گر جائیں گے، اور پارکنگ میں رہیں گے۔

اہداف کا تعین کرنا، اور ان تک پہنچنے کے لیے مسلسل کوشش کرنا ضروری ہے۔ لوگوں کی میٹنگز کی پوری وجہ یہ ہے کہ کسی مخصوص موضوع پر اپنی کوششوں کو اس مقصد کے ساتھ مضبوط کیا جائے کہ وہ کچھ حاصل کریں۔ ناقص میٹنگوں کی تاریخ کو اس وجہ سے نہ بننے دیں کہ آپ وہاں نہیں پہنچ پاتے جہاں آپ بننا چاہتے ہیں۔

اہداف طے کرنے کے لیے وقت نکالیں، اور ان پر کثرت سے نظرثانی کریں۔

ہم میٹنگز کو کیسے ٹھیک کرتے ہیں؟

یہاں فری کانفرنس میں، جب کوئی میٹنگ نہیں کر سکتا، تو یہ ایک ایمرجنسی ہے۔ ہم نتیجہ خیز میٹنگوں کے بازار میں ہیں، اور ہم چاہتے ہیں کہ آپ تعاون کرنے میں زیادہ سے زیادہ وقت گزاریں، چاہے دور سے ورچوئل کانفرنسنگ، یا بورڈ روم کی میز پر ذاتی طور پر۔

آپ کی پچھلی میٹنگ موثر تھی یا نہیں، اس کی تکمیل کے بعد کیا کرنا ہے اس بات کا تعین کرتا ہے کہ اگلی میٹنگ کتنی موثر ہو سکتی ہے۔ ہمارا مشورہ یہ ہے کہ:

میٹنگ کا ٹھوس ایجنڈا بنائیں۔

لوگوں کو مشغول کریں۔

اپنے عملے کو تیار کریں۔

اپنی دلچسپیاں بتائیں۔

اہداف مقرر کریں، اور انہیں عام کریں۔

ان کے وقت کا احترام کریں۔

اور مت بھولنا، تھوڑا سا شکریہ بہت آگے جاتا ہے۔ ان کی مصروفیت کے لیے ان کا شکریہ؛ ان کے وقت کے لئے ان کا شکریہ؛ ان کے خیالات کے لئے ان کا شکریہ.

اگر تعاون نہ ہوتا تو ہم کہیں نہیں ہوتے۔ اپنی میٹنگ کے منٹوں کو ضائع نہ ہونے دیں۔ میٹنگز کو اہم بنانے پر واپس جائیں۔

فری کانفرس ڈاٹ کام اصل مفت کانفرنس کالنگ فراہم کرنے والا ، آپ کو کسی بھی وقت ، کسی بھی وقت بغیر کسی ذمہ داری کے اپنی میٹنگ سے کیسے جڑنا ہے اس کا انتخاب کرنے کی آزادی دیتا ہے۔

آج ایک مفت اکاؤنٹ بنائیں اور مفت ٹیلی کانفرنسنگ ، ڈاؤن لوڈ فری ویڈیو ، سکرین شیئرنگ ، ویب کانفرنسنگ اور بہت کچھ کا تجربہ کریں۔

[ninja_form id = 7]