زندگی میں تین چیزیں ناگزیر ہیں: موت ، ٹیکس اور ملاقاتیں ...
ٹھیک ہے ... شاید وہاں تھوڑا سا مبالغہ آرائی ہو لیکن اگر آپ نے کبھی کام کیا ہے تو امکان ہے کہ آپ میٹنگ میں ہوں۔ اگرچہ نتیجہ خیز ملاقاتوں کا فیصد 33 سے 70 فیصد کے درمیان ہو سکتا ہے ، ہم سب اس بات سے اتفاق کر سکتے ہیں کہ ہم اس میں شامل ہوں گے۔ نتیجہ خیز ملاقاتیں غیر پیداواری کے مقابلے میں نتیجہ خیز ملاقاتوں کا ایک بڑا عنصر ہے۔ ملاقات کے کردارجو کہ ایک مؤثر سیشن کو یقینی بنانے کے لیے میٹنگ ممبران کے فرائض پر توجہ مرکوز کرتے ہیں -- اس طرح کی پوزیشنیں جیسے کھیلوں کی ٹیم یا باورچی خانے میں مختلف باورچی۔ یہاں 4 اہم میٹنگ رولز ہیں جو ہر میٹنگ کو تفویض کیے جانے چاہئیں۔
"نہ صرف میں میٹنگ کا حصہ بنوں گا ، میں وہاں میٹنگ کی قیادت کروں گا!"
میٹنگ میں سب سے اہم پوزیشن کی 3 مختلف ذمہ داریاں ہیں: کانفرنس سے پہلے ، وہ ایجنڈا ، پنڈال ، سامان اور حاضرین کی منصوبہ بندی اور ہم آہنگی کریں گے ، تمام حادثات ، تحفظات اور غیر متوقع ہنگامی صورتحال سے نمٹیں گے۔
کانفرنس کے دوران ، انہیں براہ راست بات چیت کرنی چاہیے تاکہ یہ پہلے سے تقسیم شدہ اور ایجنڈے پر متفق ہو۔ یہ لیڈر کی ذمہ داری ہے کہ وہ میٹنگ رول قائم کرے اور تمام شرکاء کے لیے بولنے کے مساوی مواقع کو یقینی بنائے ، ایسا ماحول بنائے کہ تمام حاضرین تمام ورکشاپس کے ساتھ ساتھ تمام ذہن سازی اور مباحثوں میں اپنا حصہ ڈالنے میں راحت محسوس کریں۔ لیڈر کسی بھی سامان کا انچارج ہوتا ہے جیسے پاورپوائنٹس ، اسکرین شیئرنگ۔، یا دیگر مناظر۔
میٹنگ کے بعد ، لیڈر کو مؤثر طریقے سے بات چیت کرنی چاہیے کہ نتائج اور اگلے اقدامات کیا ہیں ، اور تمام ٹیم ممبران کو ذمہ داریاں تفویض کریں تاکہ وہ الجھن اور ناکامی سے بچ سکیں۔
یہ ملاقات کا کردار۔ اہم نکات ریکارڈ کرتا ہے۔ جو میٹنگ کے دوران بنائے جاتے ہیں۔ وہ خاص طور پر موثر ہوں گے اگر وہ۔ ایجنڈا تیار کریں لیڈر کے ساتھ تاکہ وہ نہ صرف ایجنڈے سے واقف ہوں ، ضرورت پڑنے پر وہ اس میں اضافہ بھی کر سکیں۔ ریکارڈر کانفرنس سے پہلے ایجنڈا تقسیم کرتا ہے اور بعد میں نوٹ اور نتائج تقسیم کرتا ہے۔
یہ میٹنگ رول لیڈر کو ہر ایجنڈے آئٹم پر گزارے گئے وقت کی مدد کرتا ہے۔ ٹائم کیپر کو ایجنڈے کی واضح تفہیم ہونی چاہیے۔ ملاقات کے لیے گفتگو کی رہنمائی کریں۔ ٹھیک ٹھیک طریقے سے الاٹ ٹائم سلاٹس پر عمل کریں۔ وہ تمام میٹنگ کے شرکاء کو یہ بھی یاد دلائیں گے کہ موجودہ ایجنڈے کے آئٹم پر 5-10 منٹ باقی ہیں تاکہ حاضرین کو ٹائم مینجمنٹ کا بہتر اندازہ ہو۔
جب کوئی مافیا کا کردار ادا کرتا ہے تو کوئی بھی شہری نہیں بننا چاہتا ، لیکن شرکاء کا کردار میٹنگ کی کامیابی میں بڑا حصہ ادا کرتا ہے۔ شرکاء کا بنیادی فرض بحث میں حصہ ڈالنا ہے ، چاہے وہ ایجنڈے کی چیزیں ہوں ، ذہن سازی ہو یا منصوبہ بندی۔ شرکاء کئی طریقوں سے لیڈر کی توسیع ہیں۔ انہیں ایجنڈے کے آئٹمز میں زیادہ سے زیادہ حصہ ڈالنا چاہیے ، دوسروں کے لیے اپنے خیالات کا اشتراک کرنے کے لیے آرام دہ ماحول بنانا چاہیے ، اور مختص وقت کا ٹریک رکھنا چاہیے تاکہ میٹنگ فوری طور پر ختم ہو سکے۔ اگر لیڈر میٹنگ کے بعد شرکاء کے کرداروں کی مختصر وضاحت کرتا ہے تو ، الجھن سے بچنے کے لیے وضاحت کرنے کو کہیں۔
باقاعدہ ملاقاتوں کی تاثیر کو بڑھانے کے لیے ، میں ٹیم کے مختلف ممبروں کے درمیان کردار گھومنے کی سفارش کرتا ہوں۔ ایک بار جب ہر شرکاء میں ہر کردار کے ساتھ ایک عام احساس اور تجربہ ہو جائے تو یہ ملاقات کے نئے خیالات ، نقطہ نظر اور شرکت کو متاثر کرے گا!
اپنا FreeConference.com اکاؤنٹ بنائیں اور ہر وہ چیز تک رسائی حاصل کریں جس کی آپ کو ضرورت ہے اپنے کاروبار یا تنظیم کو چلانے کے لیے ، جیسے ویڈیو اور اسکرین کا اشتراک, کال شیڈیولنگ, خودکار ای میل دعوت نامے ، یاد دہانیاں۔، اور مزید.
